Une rétrofacturation est une procédure par laquelle le titulaire d'une carte (le voyageur) demande l'annulation d'un paiement en contestant sa validité, dans le but d'obtenir un remboursement. Lorsqu'un voyageur entame une procédure de rétrofacturation auprès de son organisme de traitement de carte de crédit, l'argent lui est remboursé et l'organisme vous contacte pour lancer une enquête sur la validité du paiement. Selon les résultats de l'enquête, l'argent peut rester chez le voyageur ou vous être remboursé.
Si vous recevez une rétrofacturation pour un paiement total ou partiel, le signaler dans Guesty vous permettra de prouver au propriétaire que vous ne pouvez pas lui verser l'argent dont vous ne disposez plus. Cela vous permettra également de savoir si un voyageur vous doit encore de l'argent.
Vous ne pouvez ajouter une rétrofacturation qu'aux Paiements traités via Guesty, et non aux Paiements collectés en dehors de Guesty et enregistrés uniquement dans Guesty.
La rétrofacturation est irréversible. Nous vous recommandons de ne l'ajouter que si vous êtes certain de ne pas être remboursé.
Note :
Les paiements traités via GuestyPay ne permettent pas d'enregistrer une rétrofacturation. Celle-ci est automatiquement synchronisée entre GuestyPay et Guesty, rendant ainsi l'enregistrement manuel superflu.
Pour les transactions traitées avec American Express via GuestyPay, les rejets de débit ne sont pas automatiquement synchronisés avec Guesty. Dans ce cas, les utilisateurs doivent contacter Guesty manuellement pour les enregistrer. Contactez-nous pour nous fournir les informations suivantes :
- L'identifiant(s) de réservation (code de confirmation) de la ou des réservations concernées
- Identification du ou des paiements pour lesquels enregistrer la ou les rétrofacturations (s'il y a plusieurs paiements sur la réservation)
- Le montant précis de la rétrofacturation
Avant de commencer
Lors de l'ajout d'une rétrofacturation, la carte de crédit associée à la réservation est marquée comme « non valide » et tous les paiements automatiques en attente sont bloqués, sauf si vous ajoutez un nouveau mode de paiement à la réservation. Nous vous recommandons de demander au voyageur la raison de la rétrofacturation afin de déterminer si vous devez lui demander une nouvelle carte de crédit. En cas de suspicion de fraude, nous vous recommandons d'annuler la réservation.
Une fois ces informations soumises, notre équipe traitera votre demande d'enregistrement de la rétrofacturation.
Pour mieux comprendre cette situation, veuillez vous référer à notre article Quels sont les frais de déduction de règlement direct Amex dans GuestyPay ?.
Enregistrer une rétrofacturation
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Finances.
- Cliquez sur Réservations.
- Sélectionnez la réservation qui a reçu la rétrofacturation.
- En haut à droite, cliquez sur Solde dû / Paiement.
- Dans la section « Paiements », cliquez sur Actions de paiement et sélectionnez Enregistrer une rétrofacturation.
- Dans la fenêtre contextuelle, remplissez les informations suivantes :
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Montant : montant remboursé au voyageur. Par défaut, il s'agit du montant initial du paiement. Vous pouvez saisir un nouveau montant, mais celui-ci doit être inférieur au montant initial.
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Date : date à laquelle l'argent a été restitué au voyageur. Par défaut, la date est celle d'aujourd'hui, c'est-à-dire le jour où vous ajoutez la rétrofacturation. Vous pouvez saisir une nouvelle date, mais elle doit être antérieure à la date d'aujourd'hui.
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Motif de la rétrofacturation : raison pour laquelle l'argent a été restitué au voyageur. Par défaut, ce paramètre est défini sur « Fraude ». Vous pouvez sélectionner un autre motif dans le menu déroulant, selon la décision du processeur de paiement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une nouvelle colonne « Rejet de débit » apparaîtra sur la ligne de paiement et sera ajoutée au solde dû de la réservation. Pour consulter les détails du rejet de débit, cliquez sur la ligne de paiement pour la développer, puis cliquez sur « Litiges » dans le menu de gauche.
Conseil :
Si vous avez enregistré par erreur une rétrofacturation, pour contourner le problème, vous pouvez enregistrer un paiement pour le même montant.