Si vous recevez un paiement en dehors de Guesty (espèces, virement bancaire ou tout autre moyen), veuillez l'enregistrer dans Guesty afin de garantir l'exactitude et la mise à jour de vos données. L'enregistrement de ces paiements assure que le statut de paiement de votre réservation reflète la transaction réelle, quel que soit le mode de paiement utilisé.
Si le solde restant d'une réservation est déjà intégralement réglé ou si un paiement programmé correspond au montant total de la réservation, l'option permettant d'enregistrer un nouveau paiement ne sera pas disponible. De plus, le montant du paiement ne peut pas excéder le solde restant dû. Pour résoudre ce problème :
- Annulez ou modifiez le paiement programmé pour refléter le montant exact, ce qui permettra au bouton « Nouveau paiement » de réapparaître.
- Vous pouvez également augmenter le solde restant dû en ajoutant un élément de facture supplémentaire à la réservation ou en ajustant le folio du client ( utilisateurs comptables / utilisateurs non comptables ).
Par exemple, s'il reste 1 000 $ à payer pour votre réservation et que deux paiements sont prévus, le premier de 500 $ sera encaissé à l'arrivée et le second de 500 $ deux semaines plus tard. Le client souhaite payer 600 $ en espèces à son arrivée. Dans ce cas, deux options s'offrent à vous :
- Modifiez les montants des paiements prévus à 600 $ et 400 $.
- Annulez les paiements programmés et créez des paiements enregistrés d'un montant de 600 $ et 400 $.
Voici plus d'informations sur l'enregistrement des paiements et l'automatisation des paiements dans Guesty.
Pour enregistrer un paiement encaissé en dehors de Guesty, suivez les étapes ci-dessous :
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
Réservations. - Sélectionnez la réservation correspondante.
- Cliquez sur « Solde dû / Paiement » dans la bannière grise en haut de la page.
- À droite de « Paiements », cliquez sur Nouveau paiement.
- Dans la fenêtre contextuelle, sous le menu déroulant « Mode de paiement », sélectionnez Paiement enregistré.
- Veuillez indiquer le montant perçu et la date de perception.
- À droite de « Espèces », sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant. Si vous sélectionnez « Autre », indiquez le mode de paiement dans la section « Remarque ».
- Cliquez sur Enregistrer.
Restrictions relatives à la date de paiement
Vous pouvez enregistrer des paiements pour des dates futures et passées. Cependant, pour les utilisateurs du module Comptabilité, l'enregistrement d'un paiement à une date passée est impossible si la période comptable correspondante a déjà été verrouillée.
Limitations du canal
Certaines plateformes perçoivent le paiement du voyageur (généralement par virement bancaire mensuel) et reversent ensuite le paiement à Guesty (par exemple, Airbnb). Dans ce cas, dès réception du paiement, la réservation est marquée comme payée.
Pour les paiements provenant d'autres canaux que Channel Collect (tels que Booking.com et Vrbo), vous devrez peut-être enregistrer le paiement manuellement.
Pour les paiements Booking.com par virement bancaire (et non par carte bancaire virtuelle) :
La réservation affichera automatiquement un paiement reflétant le montant facturé par Booking.com au client, y compris les frais applicables, sur la base des données que nous recevons de Booking.com.
Vous devez confirmer ce paiement pour que la réservation soit considérée comme payée.
Pour enregistrer un paiement personnalisé pour ces transactions :
- Confirmez le paiement.
- Annulez le paiement confirmé.
- Enregistrez manuellement le paiement souhaité.
Annulation d'un paiement enregistré
Vous pouvez annuler un paiement enregistré en effectuant un remboursement. Le paiement ayant été enregistré et non débité, aucun virement ne sera effectué sur votre carte bancaire. Le solde de votre réservation sera simplement mis à jour.