Il arrive souvent que plusieurs personnes séjournent sous une même réservation: une famille, un groupe d’amis ou des collègues voyageant ensemble. Dans de nombreux pays européens, la réglementation locale exige l’enregistrement de chaque voyageur, et pas seulement de la personne ayant effectué la réservation. Ajoutez donc tous les voyageurs à la réservation afin que leurs informations soient regroupées au même endroit.
Chaque voyageur figurant sur une réservation apparaît dans l'onglet « Voyageurs » de la page de réservation, la personne ayant effectué la réservation étant désignée comme voyageur principal.
Important:
Afin de protéger les données des mineurs, les informations concernant les voyageurs âgés de moins de 16 ans sont supprimées 60 jours après leur départ. Cela n'affecte pas le nombre de voyageurs sur la réservation.
Comment les voyageurs supplémentaires affectent la réservation
- L'ajout ou la suppression de voyageurs modifie le prix de la réservation. La modification des informations relatives aux voyageurs n'a aucun impact.
- Le détail du folio de voyageurs, nuit après nuit, enregistre chaque modification du tarif d'hébergement. Si vous modifiez le nombre de voyageurs après l'arrivée, les différences de prix, comme la TVA, apparaissent comme des lignes distinctes sous le montant initial.
- Seul le voyageur principal reçoit les messages, y compris les messages automatisés.
- Le journal d'activité de la réservation enregistre chaque voyageur ajouté ou supprimé.
Gérer les voyageurs
Vous pouvez ajouter ou retirer des voyageurs de la réservation. L'ajout ou le retrait d'un voyageur modifiera le prix de la réservation. La modification des informations relatives aux voyageurs n'aura aucun impact.
Ajouter des voyageurs à une réservation
Vous pouvez ajouter des voyageurs depuis l'onglet « Vue d'ensemble » ou l'onglet « Voyageurs » de la réservation.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Réservations . - Cliquez sur la réservation correspondante.
- Faites l'une des choses suivantes :
- Dans l'onglet Vue d'ensemble : dans la vignette « Voyageur », cliquez sur
. En bas du panneau latéral droit, cliquez sur + Ajouter un voyageur . - Dans l’onglet Voyageurs : dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Voyageurs . En haut à droite, cliquez sur + Ajouter un voyageur .
- Dans l'onglet Vue d'ensemble : dans la vignette « Voyageur », cliquez sur
- Sélectionnez le type de voyageur dans la liste déroulante : Adulte (12 ans et plus), Enfant (2 à 12 ans), Nourrisson (0 à 2 ans) ou Animal de compagnie .
- (Onglet Vue d'ensemble uniquement) Cliquez sur la vignette du voyageur ajouté.
- Cliquez sur « Sélectionner un contact » pour lier un contact existant ou saisissez manuellement le nom et le prénom de l'invité, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et sa date de naissance.
- Pour les enfants et les nourrissons : cochez la case « Je confirme que ces données sont fournies à des fins de conformité réglementaire » .
- En bas à droite, cliquez sur Ajouter un contact .
- Si le panneau latéral « Enregistrer les ajustements du folio de voyageurs » s'ouvre, renseignez les informations requises. Pour conserver le tarif d'hébergement actuel, cliquez sur l'icône
Modifier. Cliquez ensuite sur le bouton situé à côté de « Tarif d'hébergement » et utilisez les flèches pour ajuster le total. Sinon, le tarif sera recalculé en fonction du nouveau nombre de voyageurs. - Cliquez sur Suivant .
Supprimer un voyageur
Suivez les étapes ci-dessous pour retirer un voyageur d'une réservation.
Pas à pas:
- Répétez les étapes 1 à 3 ci-dessus.
- Accédez à l'onglet souhaité.
- Dans l'onglet Vue d'ensemble : dans la vignette voyageur correspondante, cliquez sur
et sélectionnez Supprimer voyageur . - Dans l'onglet Voyageurs : cliquez sur la vignette de voyageur concerné, puis dans le panneau latéral droit, cliquez sur Supprimer voyageur .
- Dans l'onglet Vue d'ensemble : dans la vignette voyageur correspondante, cliquez sur
- Dans la fenêtre contextuelle, choisissez si vous souhaitez retirer uniquement le voyageur de cette réservation ou également supprimer le contact, puis cliquez sur Supprimer le voyageur .
- Si le panneau latéral « Enregistrer les ajustements du folio des voyageurs » s'ouvre, renseignez les informations requises. Pour conserver le tarif d'hébergement actuel, cliquez sur situé à côté de « Tarif d'hébergement » et utilisez les flèches pour ajuster le total. Sinon, le tarif sera recalculé en fonction du nouveau nombre de voyageurs.
- Cliquez sur Suivant .
Consulter et modifier les informations des voyageurs
Dans l'onglet Voyageurs , cliquez sur un voyageur pour consulter et modifier ses informations :
- Informations personnelles
- Coordonnées
- Notes des voyageurs
- Documents
- Réservations supplémentaires
- Étiquettes
Conseil :
Lorsque vous créez un rapport de réservations personnalisé, vous pouvez ajouter :
- Colonne « voyageurs supplémentaires » : Affiche le nom et l'e-mail de chaque invité supplémentaire, un voyageur par ligne.
- Filtre « Informations supplémentaires sur les voyageurs » : Affiche les réservations selon que des informations supplémentaires sur les voyageurs ont été saisies ou non.
Télécharger les détails des voyageurs
Téléchargez les informations complètes de chaque invité dans un seul fichier, par exemple pour les transmettre aux autorités locales. Dans l'onglet « Voyageurs », en haut à droite, cliquez sur « Télécharger au format CSV ». Cette option n'est disponible que si la réservation concerne plusieurs voyageurs.
Le fichier commence par les détails de la réservation (code de confirmation, identifiant de réservation, dates d'arrivée et de départ), suivis d'une ligne par voyageur.