Ajouter plusieurs voyageurs à une réservation

Il arrive souvent que plusieurs personnes séjournent sous une même réservation: une famille, un groupe d’amis ou des collègues voyageant ensemble. Dans de nombreux pays européens, la réglementation locale exige l’enregistrement de chaque voyageur, et pas seulement de la personne ayant effectué la réservation. Ajoutez donc tous les voyageurs à la réservation afin que leurs informations soient regroupées au même endroit.

Chaque voyageur figurant sur une réservation apparaît dans l'onglet « Voyageurs » de la page de réservation, la personne ayant effectué la réservation étant désignée comme voyageur principal.

Comment les voyageurs supplémentaires affectent la réservation

Vous trouverez ci-dessous les modifications apportées à la réservation lorsque vous ajoutez, supprimez ou modifiez des voyageurs:

• L'ajout ou la suppression d'un adulte, d'un enfant ou d'un bébé modifie le nombre de voyageurs, ce qui peut avoir un impact sur le prix de la réservation. L'ajout ou la suppression d'un animal de compagnie n'a aucune incidence sur le nombre de voyageurs ni sur le prix. La modification des informations d'un voyageur n'a aucun impact sur le prix.
• Le détail du folio des voyageurs, nuit après nuit, enregistre chaque modification du tarif d'hébergement. Si vous modifiez le nombre de voyageurs après l'arrivée, les différences de prix, comme la TVA, apparaissent comme des lignes distinctes sous le montant initial.
• Seul le voyageur principal reçoit les messages, y compris les messages automatisés.
• Le journal d'activité de la réservation enregistre chaque voyageur ajouté ou supprimé.

Gérer les voyageurs

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter toutes les personnes séjournant dans le cadre de la réservation et supprimer celles qui ne séjournent plus.

Ajouter des voyageurs à une réservation

Vous pouvez ajouter des voyageurs depuis l'onglet « Vue d'ensemble » ou l'onglet « Voyageurs » de la réservation.

Pas à pas:

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Réservations.
3. Cliquez sur la réservation correspondante.
4. Faites l'une des choses suivantes :
   • Dans l'onglet Vue d'ensemble : dans la vignette « Voyageur », cliquez sur . En bas du panneau latéral droit, cliquez sur + Ajouter un voyageur.
   • Dans l’onglet Voyageurs : dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Voyageurs. En haut à droite, cliquez sur + Ajouter un voyageur.
5. Sélectionnez le type de voyageur dans la liste déroulante : Adulte (12 ans et plus), Enfant (2 à 12 ans), Nourrisson (0 à 2 ans) ou Animal de compagnie.
6. (Onglet Vue d'ensemble uniquement) Cliquez sur la vignette du voyageur ajouté.
7. Pour les adultes, les enfants et les nourrissons : cliquez sur « Sélectionner un contact » pour lier un contact existant, ou saisissez manuellement le nom et le prénom de l’invité, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et sa date de naissance.
8. Pour les enfants et les nourrissons : cochez la case « J’ai une base légale pour collecter et conserver les renseignements personnels de cet invité en vertu de la loi applicable ».
9. En bas à droite, cliquez sur Ajouter un contact.
10. Si le panneau latéral « Enregistrer les ajustements du folio de voyageur » s'ouvre, renseignez les informations requises. Pour conserver le tarif d'hébergement actuel, cliquez sur . Cliquez ensuite sur le bouton situé à côté de « Tarif d'hébergement » et utilisez les flèches pour ajuster le total. Sinon, le tarif sera recalculé en fonction du nouveau nombre de voyageurs.
11. Cliquez sur Suivant .

Supprimer un voyageur

Suivez les étapes ci-dessous pour retirer un voyageur d'une réservation.

Pas à pas:

1. Répétez les étapes 1 à 3 ci-dessus.
2. Accédez à l'onglet souhaité.
   • Dans l'onglet Vue d'ensemble, dans la vignette voyageur correspondante, cliquez sur et sélectionnez Supprimer voyageur .
   • Dans l'onglet Voyageurs, cliquez sur la vignette du voyageur concerné, puis dans le panneau latéral droit, cliquez sur Supprimer voyageur .
3. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez si vous souhaitez retirer uniquement le voyageur de cette réservation ou également supprimer le contact, puis cliquez sur Supprimer le voyageur .
4. Si le panneau latéral « Enregistrer les ajustements du folio de voyageurs » s'ouvre, renseignez les informations requises. Pour conserver le tarif d'hébergement actuel, cliquez sur , puis sur le bouton situé à côté de « Tarif d'hébergement » et utilisez les flèches pour ajuster le total. Sinon, le tarif sera recalculé en fonction du nouveau nombre de voyageurs.
5. Cliquez sur Suivant .

Consulter et modifier les informations des voyageurs

Dans l'onglet Voyageurs, cliquez sur un voyageur pour consulter et modifier ses informations :

• Informations personnelles
• Coordonnées
• Notes des voyageurs
• réservations supplémentaires (affichées uniquement lorsque le voyageur a d'autres réservations)
• Documents
• Étiquettes

Pour ouvrir la page de contact du client ou de l'animal, cliquez sur la vignette correspondante dans l'onglet Voyageurs , puis sur le bouton situé en haut à droite. .

Pour copier une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, survolez-le dans la vignette du voyageur ou dans le panneau latéral droit et cliquez sur l'icône .

Détails sur les animaux de compagnie

Pour un animal de compagnie, vous pouvez saisir les informations suivantes :

• Nom
• Type d'animal de compagnie
• Qu'il s'agisse d'un animal d'assistance
• Un document que vous pouvez prévisualiser dans le panneau latéral droit.

Télécharger les détails des voyageurs

Téléchargez les informations complètes de chaque invité dans un seul fichier, par exemple pour les transmettre aux autorités locales. Dans l'onglet « Voyageurs » en haut à droite, cliquez sur « Télécharger au format CSV ». Cette option n'est disponible que si la réservation concerne plusieurs voyageurs.

Le fichier commence par les détails de la réservation (code de confirmation, identifiant de réservation, dates d'arrivée et de départ), suivis d'une ligne par voyageur.