Cet article explique comment gérer, suivre et envoyer manuellement les factures électroniques de vos réservations italiennes après la configuration de l'intégration. Il aborde également les informations requises sur les voyageurs, la résolution de problèmes de statut des envois et la gestion des modifications de réservation.
Comprendre les besoins des voyageurs et de la propriété
Pour garantir la transmission réussie des données à notre partenaire, Invopop, vous devez recueillir des informations spécifiques sur les voyageurs et configurer correctement votre propriété. Guesty sert de relais pour transférer vos données de réservation à Invopop, mais ne peut ni authentifier les réservations ni faire respecter les réglementations locales. Il incombe entièrement aux gestionnaires de propriété de recueillir, vérifier et garantir l'exactitude de toutes les informations requises.
Collecter les détails des voyageurs italiens
Si vos voyageurs sont de nationalité italienne, vous devez recueillir leur numéro d'identification fiscale et leur adresse complète. Des informations manquantes ou incorrectes entraîneront l'échec de la transmission de la facture, qui sera alors refusée par les autorités compétentes.
Collection du numéro d'identification fiscale : Saisissez le numéro d'identification fiscale personnel du client italien dans le champ « Numéro de carte d'identité » sous les informations de base du contact dans Guesty.
Méthodes de collecte : Collectez ces informations automatiquement via le formulaire d'arrivée de l'application voyageur ou saisissez les données manuellement dans Guesty.
Vérifier la devise de l'annonce
Pour que Guesty puisse transmettre correctement les données de facture à Invopop, l'annonce doit être facturée en euros (EUR). Les factures des annonces libellées dans une autre devise ne pourront pas être traitées.
Consulter le statut des factures gouvernementales dans une réservation
Suivez les étapes ci-dessous pour vérifier l'état actuel d'une facture gouvernementale dans une réservation spécifique.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Réservations. - Cliquez sur la réservation correspondante.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Opérations.
- Sélectionnez Réservations.
- Cliquez sur la réservation correspondante pour l'ouvrir.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Facture et Folio des voyageurs.
-
Faites défiler jusqu'en bas du folio pour vérifier le statut « Gouvernement » :
« Reçu » : L'autorité gouvernementale a accepté la facture avec succès.
"En attente" : La facture est actuellement en cours de traitement par le partenaire.
« Non envoyée » : La facture n'a pas été envoyée automatiquement, ou une erreur a empêché son envoi.
« Refusé » : L’autorité gouvernementale a rejeté la demande. Le motif précis du refus apparaît à côté du statut.
Résolution des problèmes de facture
Résoudre une erreur « Non envoyée »
Si une facture automatique affiche le statut « Non envoyée », vous devez résoudre le problème indiqué dans Guesty avant de procéder à une transmission manuelle. Les causes fréquentes incluent des informations d'adresse du voyageur, un numéro d'identification fiscale manquant ou une configuration de TVA incorrecte en fonction de votre code de régime fiscal.
Gérer une soumission « Refusée »
Lorsqu'un statut de soumission affiche « Refusé », cela signifie que l'administration fiscale italienne a rejeté la facture après sa génération en raison d'erreurs de données. Connectez-vous à votre page intégration Invopop pour consulter les journaux de rejet détaillés et les codes d'erreur spécifiques fournis par la plateforme gouvernementale.
Envoi manuel d'une facture gouvernementale
Si vous n'utilisez pas l'envoi automatisé ou si une soumission automatique échoue, déclenchez manuellement la génération de la facture après avoir corrigé les erreurs de données. Le bouton « Envoyer à l'administration » n'est cliquable que si la facture n'a pas encore été envoyée ou si son envoi a déjà échoué, afin d'éviter les envois en double.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Réservations.
- Cliquez sur la réservation correspondante.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Opérations.
- Sélectionnez Réservations.
- Cliquez sur la réservation correspondante pour l'ouvrir.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Facture et Folio de voyageurs.
- Au bas du folio, cliquez sur Envoyer.
- Sélectionnez Envoyer au gouvernement.
Gérer les modifications et les annulations de réservation
La manière dont les ajustements sont gérés dépend entièrement du mode de facturation utilisé : automatique ou manuel.
Ajustements automatiques de facturation
Guesty gère automatiquement les ajustements si une réservation change après l'acceptation de la facture électronique initiale par les autorités compétentes, à condition que vous ayez activé l'envoi automatique. Ce processus automatisé s'applique aux mises à jour concernant :
Dates de réservation
frais d'hébergement
Taxes et frais de traitement
Annulations
Lorsqu'une modification a un impact sur le montant total à payer, Guesty transmet une demande de rectification des données au partenaire. Ce dernier émet alors le document rectificatif approprié, tel qu'un avoir ou une nouvelle facture, et le soumet aux autorités compétentes. Vous pouvez consulter l'historique complet de ces documents fiscaux dans le journal de votre page d'intégration Invopop.
Ajustements manuels de facturation
Si vous émettez les factures manuellement, Guesty ne met pas à jour automatiquement les modifications de réservation ni les corrections. Vous devez calculer, générer et soumettre manuellement tous les ajustements, avoirs ou factures corrigées nécessaires.
