Projet pilote : Création d’une règle de dépense ou de facturation au propriétaire (Nouvelle fonctionnalité)

Configurez des règles de dépenses pour gérer les frais récurrents et suivre les coûts liés à la propriété à partir d'un rapport centralisé. Vous pouvez également créer une dépense ponctuelle.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des règles relatives aux dépenses récurrentes ou aux frais du propriétaire.

Créer une règle de dépenses

Enregistrer comme brouillon

À tout moment pendant le processus de création de la règle, cliquez sur « Enregistrer comme brouillon » en haut à droite.

Lorsque vous serez prêt à retravailler sur la règle, cliquez sur « Terminer le brouillon » sur la page « Dépenses récurrentes » et continuez avec les étapes ci-dessous.

Pas à pas:

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Finances pour ouvrir le menu déroulant.
3. Sous Articles, sélectionnez Dépenses.
4. Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Règles de dépenses.
5. Cliquez sur « Ajouter une règle de dépense » et suivez les étapes ci-dessous pour saisir les détails.

6. Précisez à partir de quel cas la dépense doit être comptabilisée :

   • Lors de la confirmation de réservation : Reconnu à l'arrivée, au départ ou chaque soir.
   • Au moment du paiement : ce montant est créé lors du premier paiement. En cas de paiement partiel d'une dépense calculée en pourcentage, le montant est mis à jour lors du paiement intégral.
   • Selon un calendrier fixe : pour les dépenses mensuelles ou trimestrielles. Indiquez si la dépense doit être comptabilisée en début de période ou en fin de période . Définissez la période (mensuelle ou trimestrielle) à l’étape suivante.

   

7. At the top-right, click Next.
8. Fill in the expense information:
   • Enter a unique internal name.
   • Enter a description for the owner statement (optional).
   • Select the transaction category and vendor. To create an owner charge, select yourself/PMC as the vendor.
   • Enter a fixed or percentage amount.
   • Under "Apply expense", select the frequency or calculation method based on the creation trigger.
9. At the top-right, click Next.

10. Choose the payment scenario depending on how the cost is distributed. Each option includes credit/debit payment breakdowns between stakeholders.

    Note:

    If you previously selected PMC as the vendor to create an owner charge, the payment scenario defaults to PMC gets reimbursed by property owner.

    

11. En haut à droite, cliquez sur Suivant.

12. Cliquez sur Sélectionner les annonces. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez l'option appropriée :

    1. Propriétés spécifiques : Sélectionnez manuellement les propriétés. Pour ajouter d'autres propriétés, cliquez sur Non attribué et cochez les cases correspondant aux propriétés que vous souhaitez ajouter.

    2. Attribution par règle : Utilisez des filtres pour ajouter automatiquement les propriétés actuelles et futures.

    3. Tous : Inclure toutes les propriétés actuelles et futures.

13. En bas à droite, cliquez sur Terminé.
14. Sous « Attribuer au canal et aux sources », cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner des sources spécifiques si vous ne souhaitez pas inclure tous les canaux connectés.
15. En haut à droite, cliquez sur Suivant.

16. Vérifiez les détails. Si vous souhaitez apporter des modifications, cliquez sur « Retour » en haut à gauche.

    Important :

    Une fois créée, une règle récurrente ne peut plus être modifiée. Si la règle est incorrecte, désactivez-la et créez-en une nouvelle.

17. En haut à droite, cliquez sur Confirmer et créer .

    

18. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez si vous souhaitez appliquer la règle aux réservations existantes ou uniquement aux nouvelles réservations, puis cliquez sur Créer et appliquer.

Règles de gestion des dépenses

Sur la page « Règles de dépenses », effectuez une recherche par nom de dépense ou filtrez par statut de règle selon vos besoins. Pour afficher les détails d'une règle, cliquez sur la flèche déroulante à droite.

Désactiver une règle

1. À droite de la règle concernée, désactivez l' option « Actif » .

2. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez de désactiver pour les réservations existantes ou uniquement pour les nouvelles réservations.

3. Cliquez sur Désactiver .

Vous pouvez réactiver la règle à tout moment pour recommencer à générer des dépenses.

Modifier les annonces

1. À droite de la règle concernée, cliquez et sélectionnez Modifier les annonces .
2. Modifiez les annonces attribuées et cliquez sur Terminé .
3. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez si vous souhaitez appliquer les modifications aux réservations existantes ou uniquement aux nouvelles réservations, puis cliquez sur Appliquer .

Appliquer aux réservations existantes

1. À droite de la règle concernée, cliquez et sélectionnez Appliquer aux réservations existantes .
2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez la date d'arrivée pour commencer votre demande.
3. Cliquez sur Appliquer .