L'ajout de dépenses à une tâche planifiée, à une série de tâches ou à une tâche automatique permet de contextualiser les coûts en les liant directement aux informations de la tâche. Vous pouvez répartir les coûts entre le gestionnaire de projet et le propriétaire, et l'identifiant de la tâche apparaît sur le relevé du propriétaire pour une consultation facile.
Note:
Utilisez cette fonctionnalité comme alternative aux dépenses récurrentes dans le modèle d'entreprise ou à l'ajout manuel des dépenses en tant que transactions pour les tâches.
Comprendre la comptabilisation des dépenses
Par défaut, une dépense est ajoutée au journal des écritures à la date à laquelle le statut de la tâche passe à « Terminée ».
Important:
Pour que les dépenses soient correctement enregistrées dans le journal des écritures, ajoutez les détails de la dépense avant de marquer la tâche comme « Terminée ». Si vous ajoutez une dépense à une tâche déjà terminée, le service comptable la facture et l'écriture n'apparaît pas dans le journal des écritures.
Changements de statut
Si le statut d'une tâche passe de « Terminée » à « En attente », la date d'écriture comptable reste inchangée. Même si la tâche est de nouveau terminée ultérieurement, la dépense reste comptabilisée à la date d'achèvement initiale.
Date de reconnaissance
Pour les tâches basées sur un calendrier, vous saisissez manuellement une date de reconnaissance. La dépense est alors comptabilisée à cette date précise au lieu de la date d'achèvement de la tâche.
Ajouter une dépense à une nouvelle tâche ou à un modèle de tâche automatique
Pour une nouvelle tâche basée sur un calendrier
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez
et sélectionnez la tâche. - Saisissez le nom de la tâche, son type et toute autre information pertinente.
- Dans le panneau latéral droit, faites défiler jusqu'à « S'applique à » et sélectionnez la propriété ou la réservation.
- Dans la section principale des tâches, sous « Dépenses », cliquez sur Ajouter une dépense.
- Saisissez les informations pertinentes et cliquez sur Ajouter une dépense.
- Date de comptabilisation : Saisissez la date à laquelle la dépense doit être enregistrée. Si ce champ est laissé vide, elle sera enregistrée à la date d’achèvement de la tâche.
Pour un nouveau modèle de tâche automatique
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Propriétés. - Sélectionnez la propriété concernée.
- Cliquez sur l'annonce. Pour les unités multiples, accédez aux paramètres principaux ou à une sous-unité.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Modèles de tâches.
- Cliquez sur « Créer un modèle de tâche » et remplissez les informations.
- Sous « Dépenses », cliquez sur Ajouter un élément.
- Saisissez les détails et cliquez sur Ajouter une dépense.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter une dépense à une tâche existante ou à un modèle de tâche automatique
Vérifiez que la tâche sélectionnée n'est pas terminée. Si la tâche l'est déjà, la dépense n'apparaîtra pas dans le journal des écritures.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Opérations sur le terrain, sélectionnez Tâches.
- Sélectionnez la tâche pertinente.
- Dans le panneau latéral droit, cliquez sur Modifier.
- Pour les tâches basées sur un calendrier, sélectionnez Modifier l'instance ou Modifier la série.
- Défilez jusqu'à « Dépenses » et cliquez sur Ajouter une dépense.
- Saisissez les détails et cliquez sur Ajouter une dépense.
- En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.
Conseil:
Si l'option « Ajouter une dépense » n'est pas disponible, assurez-vous d'avoir d'abord sélectionné une propriété ou une réservation pour cette tâche.
