Important :
Nous effectuons une mise à jour importante pour améliorer votre processus de gestion des voyageurs. À compter du 28 février, les fonctionnalités « Formulaire d’arrivée » et « Contrat de location » seront progressivement supprimées. Pour garantir un service et un accès continus à ces fonctionnalités, veuillez migrer vers l'application voyageur, votre nouvelle solution tout-en-un pour la collecte des données des voyageurs.
Vous pouvez envoyer des messages automatisés selon qu'un voyageur a rempli un formulaire d’arrivée ou un contrat de location. Notre guide ci-dessous explique comment optimiser l’automatisation de vos messages avec des messages pertinents pour ces situations. En savoir plus sur nos bonnes pratiques en matière d'automatisation des messages.
- Créer un modèle d'automatisation de message à envoyer lors de la confirmation de réservation
- Créez un modèle d'automatisation de message à envoyer lors de la confirmation de réservation et ajoutez les espaces réservés au formulaire d’arrivée et/ou au contrat de location pour inclure des liens vers les formulaires.
- Le message doit mentionner que les instructions d’arrivée ne seront envoyées que si les formulaires sont remplis.
- Assurez-vous d'informer le voyageur quand les instructions seront envoyées pour sa tranquillité d'esprit.
Pour les réservations de dernière minute : Nous recommandons d'informer le voyageur que les instructions d’arrivée seront envoyées dans une heure.
- Créer un modèle d'automatisation de message à envoyer avec les instructions d’arrivée
Créez un modèle d'automatisation de message à envoyer avec les instructions d’arrivée X jours avant l’arrivée.
- Ajoutez la condition Message de préavis pour vous assurer que le message ne sera envoyé que si la réservation a été confirmée plus de X jours avant l’arrivée.
- Ajoutez également les conditions de message Formulaire d’arrivée complété et/ou Contrat complété avec la bascule activée, pour vous assurer que le message ne sera envoyé que si les formulaires ont été complétés.
Pour les réservations de dernière minute : définissez le message à envoyer une heure après la confirmation et modifiez le préavis afin que le message ne soit envoyé que si la réservation a été confirmée exactement ou moins de X jours avant l’arrivée.
De plus, vous pouvez créer un message à envoyer à un membre de l'équipe lui demandant de passer à la communication directe avec le voyageur et de gérer la situation manuellement si les instructions d’arrivée n'ont pas été envoyées en raison du caractère incomplet des formulaires.
- Créez un modèle d'automatisation de message à envoyer en guise de rappel pour remplir les formulaires
Créez un modèle d'automatisation de message à envoyer deux jours avant l’arrivée, rappelant au voyageur de remplir les formulaires.- Ajoutez les conditions de message Formulaire d’arrivée complété et/ou Contrat complété avec la bascule désactivée, pour vous assurer que le message ne sera envoyé que si les formulaires n'ont pas été complétés.
De plus, vous pouvez créer un message à envoyer à un membre de l'équipe, lui demandant de passer à une communication directe avec le voyageur si les formulaires n'ont pas été remplis.
Cela peut aider à garantir que les voyageurs les remplissent et recevront les instructions d’arrivée.
Obligation de remplir un formulaire d’arrivée avant l'envoi des instructions d'enregistrement
Si votre configuration exige que les voyageurs remplissent un formulaire d’arrivée avant l’envoi des instructions, ajoutez un lien vers ce formulaire d’arrivée dans le message de confirmation de réservation. Nous vous recommandons de créer les modèles d'automatisation de message suivants pour ce scénario :
- Un message de confirmation avec le formulaire d’arrivée
Dans le message, mentionnez que les instructions d’arrivée seront fournies dans l'heure, à condition que le formulaire soit rempli, et qu’à défaut, les instructions d’arrivée ne seront pas envoyées.
- Un message de rappel à planifier et à envoyer au voyageur s'il n'a pas rempli le formulaire
Le but de ce message est d'informer le voyageur que les instructions d’arrivée ne seront pas envoyées tant qu'il n'aura pas rempli le formulaire.
- Un message interne à suivre pour votre équipe (facultatif)
Si un voyageur n'a pas rempli le formulaire d’arrivée, vous pouvez créer et envoyer un message aux membres de votre équipe afin de leur demander de gérer la situation manuellement.
- Un message avec les instructions d’arrivée
Définissez les instructions d’arrivée à envoyer une heure ou deux après la confirmation de la réservation, afin que le voyageur ait le temps de remplir le formulaire, et assurez-vous que ce message ne sera envoyé que si le formulaire d’arrivée est rempli.
Arrivée des messages d'instructions d'enregistrement pour les réservations de dernière minute
Lors de la création ou de la modification d'un modèle d'automatisation de message, vous pouvez choisir quand le message doit être envoyé.
Pour les réservations de dernière minute, nous vous recommandons d'utiliser l'option « Après confirmation » plutôt que « Avant arrivée » comme déclencheur des instructions d’arrivée. Envoyer le message peu après la confirmation permet au voyageur de se conformer à toutes vos exigences avant de lui envoyer ses instructions d’arrivée.
Par exemple : supposons que vous planifiez l'envoi d'un message automatique contenant les instructions d’arrivée sept heures avant l’arrivée (et uniquement si un formulaire d’arrivée est rempli).
Si une réservation de dernière minute est confirmée 6 heures avant l’arrivée, Guesty tentera d'envoyer les instructions d’arrivée dès la confirmation. Cependant, dans ce cas, le voyageur n'aura pas eu le temps de remplir le formulaire d’arrivée, ce qui empêchera l'envoi du message.
Pour garantir que votre voyageur reçoive le message, assurez-vous de modifier le champ « Quand ce message doit-il être envoyé ? » par « après la confirmation de la réservation ». |
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