Utilice tareas para organizar y gestionar de forma eficiente las operaciones de la propiedad, incluyendo la limpieza, el mantenimiento, los registros de entrada y otras actividades operativas.
Tipos de Tareas
Guesty ofrece dos tipos de tareas distintas:
| Criterios de comparación | Tareas automáticas | Tareas basadas en el calendario |
|---|---|---|
| Objetivo | Tareas que dependen de los eventos de reserva de huésped. | Tareas de mantenimiento regular o actividades periódicas relacionadas con la propiedad. |
| Desencadenar | Eventos específicos en el ciclo de vida de una reserva, como el check-in o la salida. | Fechas o días específicos del calendario, que pueden ser únicos o recurrentes. |
| Programación | Ajuste dinámico con los cambios en las reservas. |
Programadas para fechas o días específicos y asignadas a una propiedad. Si se edita para una reserva específica, el horario no cambiará con los ajustes de la reserva. |
| Creación | Un proceso de dos pasos desde la página de la propiedad: crear una plantilla de tarea y, a continuación, configurar la programación de la tarea. | Creado directamente desde el calendario. |
| Cuándo usar | Úselo cuando las tareas deban depender de reservas y se ajusten automáticamente si cambian las fechas. | Úselo cuando las tareas deban realizarse en fechas específicas, independientemente de las reservas de los huéspedes. |
| Ejemplos |
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Gestionar tareas basadas en el calendario
Utilice tareas basadas en calendario para gestionar el mantenimiento regular y las actividades periódicas, programando las tareas en fechas específicas.
Crear una tarea basada en el calendario
Al crear una tarea recurrente, se genera una serie de instancias con seis meses de antelación, y se añaden nuevas instancias diariamente. Las tareas asignadas a varias propiedades crean instancias independientes para cada propiedad. La última instancia que se muestra siempre corresponde a un periodo de hasta seis meses.
Los usuarios con acceso restringido a las propiedades solo pueden ver las tareas asociadas a las propiedades que les han sido asignadas. Las tareas que no están asociadas a ninguna propiedad permanecen ocultas para estos usuarios.
Siga los pasos que se indican a continuación para crear una tarea basada en calendario, ya sea única o recurrente.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En la esquina superior derecha del panel de control, haz clic en
y selecciona Nueva tarea. - Completa la información pertinente:
- Plazos: Al seleccionar "flexible", los responsables pueden completar la tarea en cualquier momento entre las fechas "Puede comenzar desde" y "Debe finalizar antes de".
- Agregar un gasto para vincularlo a la tarea
- Persona asignada: Al asignar una tarea a un grupo, todos los miembros pueden ver la tarea, pero una vez que un miembro la reclama, se vuelve invisible para los demás.
- Se aplica a: Al asignar la tarea a una propiedad, selecciona una de las siguientes opciones:
- Todos: Se aplica a todas las propiedades actuales y futuras. Puedes excluir propiedades específicas.
- Por regla general: Se aplica a las propiedades que cumplen con criterios específicos. Puedes excluir propiedades específicas que cumplan con dichos criterios.
- Específico: Se aplica a propiedades seleccionadas (máximo 150).
- Haz clic en Guardar.
Editar o eliminar tareas basadas en el calendario
Al editar un campo en una instancia de tarea, ese campo se desvincula de la serie. Las futuras actualizaciones de la serie no se aplican a la instancia editada.
Si modificas la programación de una serie de tareas, Guesty elimina las instancias futuras que no se hayan iniciado y genera otras nuevas en función de la nueva programación.
Sigue los pasos que se indican a continuación para editar o eliminar una serie de tareas completa o una instancia dentro de la serie.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Operaciones para abrir el menú desplegable. - En Operaciones de campo, selecciona Tareas.
- Selecciona la instancia de tarea correspondiente.
- En la parte superior derecha, haz clic en Editar.
- En el menú desplegable, selecciona Editar una tarea o Editar serie de tareas.
- Ajusta la información correspondiente o haz clic en el icono de la papelera
en la esquina superior izquierda para eliminar. - Haz clic en Guardar y, en la ventana emergente, vuelve a hacer clic en Guardar.
Gestionar tareas automáticas
Las tareas automáticas te ayudan a gestionar las operaciones que dependen de las reservas, creando automáticamente tareas que se activan mediante eventos específicos en el ciclo de vida de una reserva.
Crea una tarea automática en dos pasos:
- Crea una plantilla de tarea que incluya todos los detalles que tu equipo necesita para completar la tarea.
- Configura la programación de la tarea para que coincida con eventos de reserva específicos.
Las tareas automáticas generan instancias para todas las reservas existentes y futuras. También puedes cambiar automáticamente el estado de la limpieza del anuncio una vez que finalice una tarea automática.
Las tareas que no están asignadas a un usuario específico aparecen como "Sin asignar" hasta que un miembro del grupo las acepta a través de la aplicación móvil Guesty.
Crear una plantilla de tarea
Sigue los pasos que se indican a continuación para crear una plantilla de tarea automática.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Propiedades. -
Haz clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, gestiona esta función a través de la unidad principal para aplicar la configuración a todas las subunidades. Alternativamente, configura los ajustes para una subunidad específica. Haz clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú de la izquierda, seleccione Plantillas de Tareas .
- Haga clic en Crear una plantilla de tarea.
- Complete la información pertinente.
- Usuarios de contabilidad (solamente): Agregar un gasto le ayuda a administrar su folio de contabilidad al vincular un gasto con la tarea.
- Lista de verificación: Cree una lista de tareas pendientes con los elementos necesarios para completar esta tarea.
- Persona asignada: Elija entre asignar la tarea a un miembro individual del equipo o a un grupo. Las asignaciones grupales permiten que cualquier miembro se haga cargo de la tarea.
- Archivos adjuntos: Suba los archivos pertinentes, incluidas las fotos. Para eliminar un archivo adjunto, coloque el cursor sobre él y haga clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha.
- Haga clic en Guardar.
- En la ventana emergente, seleccione Continuar para automatizar las tareas o Lo haré más tarde.
Editar o eliminar una plantilla de tarea
Editar una plantilla de tarea
Las tareas automáticas se actualizan automáticamente cuando modificas la plantilla de tarea correspondiente o cuando cambian los horarios de check-in o salida de la reserva.
Cuando editas un campo en una instancia específica, este se "desvincula" de la plantilla, por lo que las futuras actualizaciones de la plantilla no lo modificarán.
Eliminar una plantilla de tarea
Al eliminar una plantilla, las tareas asociadas sin gastos (pasados o futuros) también se eliminan. Las tareas con gastos no se eliminan, pero no se asocian a ninguna plantilla de tarea.
Para eliminar la programación de la tarea automática, pero conservar la plantilla de tarea para futuras programaciones, elimine la tarea automática en sí.
Siga los pasos que se indican a continuación para editar o eliminar una plantilla de tarea.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, acceda a los ajustes de la unidad principal o haga clic en una subunidad.
- En el menú de la izquierda, haga clic en Plantillas de tareas.
- Junto a la plantilla correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. Alternativamente, haga clic en y Eliminar para eliminar la plantilla.
- Haz clic en Guardar y, en la ventana emergente, vuelve a hacer clic en Guardar.
Crear una tarea automática
Una vez creada la plantilla de tarea, cree la tarea automática para configurar la programación. Puede configurar la tarea para que cambie el estado de la limpieza del anuncio una vez finalizada. Las tareas automáticas se pueden personalizar para reservas de huésped o propietario.
Momento
Al definir el momento de la tarea automática, determine cuándo debe comenzar la tarea la persona asignada en función del ciclo de vida de la reserva. Por ejemplo, "Al momento de la salida" o "2 horas antes del check-in".
La flexibilidad en los plazos permite que la persona asignada complete la tarea dentro del tiempo establecido.
Puedes programar tareas automáticas según la hora estimada de llegada (Hora Estimada de Llegada) o salida (Hora Estimada de Salida) del huésped. Si no has añadido estas horas a la reserva ni las has recopilado a través del formulario de check-in, se utilizarán las horas de check-in o salida predeterminadas del alojamiento.
Para crear una tarea automática, siga los pasos que se indican a continuación.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, gestione esta función a través de la unidad principal para aplicar los ajustes a todas las subunidades. Alternativamente, configure los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú de la izquierda, haga clic en Automatización y, a continuación, seleccione Tareas automáticas.
- Haz clic en Crear tarea automática.
- Introduzca la información pertinente.
- Haz clic en Guardar y, en la ventana emergente, haz clic en Listo.
Editar o eliminar una tarea automática
Al editar un campo en una instancia de tarea, ese campo se desvincula de la plantilla. Las futuras actualizaciones de la plantilla no se aplican a la tarea automática.
Eliminar una tarea automática solo afecta a las reservas futuras; las tareas de las reservas existentes permanecen. Para eliminar todas las tareas generadas por una tarea automática, elimine la tarea automática a nivel de propiedad. De lo contrario, se continuarán generando tareas para nuevas reservas. Eliminar una plantilla elimina todas las tareas de las reservas futuras.
Si desea eliminar la tarea automática pero conservar su plantilla para usarla en el futuro, simplemente elimine la tarea automática como se describe a continuación.
Importante:
Para editar campos específicos como tipo, persona asignada, listas de verificación o documentos, utilice la página Tareas, de forma similar a las tareas basadas en el calendario.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, gestione esta función a través de la unidad principal para aplicar los ajustes a todas las subunidades. Alternativamente, configure los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú de la izquierda, haga clic en Automatización y, a continuación, seleccione Tareas automáticas.
- Junto a la tarea automática correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. Alternativamente, haga clic en y Eliminar para eliminar la tarea.
- Haga clic en Guardar.
Cómo afectan los cambios en las reservas a las tareas
Las tareas automáticas están vinculadas a las reservas, y los cambios en las reservas afectan a estas tareas de la siguiente manera:
- Las tareas automáticas se actualizan si cambian los horarios de reserva (para check-in, salida, Hora Estimada de Llegada, Hora Estimada de Salida).
- Si ha editado manualmente la programación de una tarea generada, los cambios de reserva futuros no afectarán a esa tarea.
- Si se cancela una reserva, la tarea automática asociada también se cancela.
- Al cambiar una reserva a otro anuncio, se cancelan las tareas del anuncio anterior y se crean otras nuevas según los ajustes de tarea automática del anuncio.
Cómo funcionan las tareas de permanencia del propietario
Los propietarios pueden alojarse en sus propiedades bloqueando fechas en el calendario a través del Portal para Propietarios de Guesty.
Cuando un propietario modifica su reserva, la programación de la tarea se actualiza automáticamente. Si se cancela la reserva, la tarea automática también se cancela.