Utilice tareas para organizar y gestionar de forma eficiente las operaciones de la propiedad, incluyendo la limpieza, el mantenimiento, el registro de entrada y otras actividades operativas.
Tipos de tareas
Guesty ofrece dos tipos de tareas distintas:
| Criterios de comparación | Tareas automáticas | Tareas basadas en el calendario |
|---|---|---|
| Objetivo | Tareas que dependen de los eventos de reserva de huéspedes. | Tareas de mantenimiento regular o actividades periódicas relacionadas con la propiedad. |
| Desencadenar | Eventos específicos en el ciclo de vida de una reserva, como el registro de entrada o el registro de salida. | Fechas o días específicos del calendario, que pueden ser únicos o recurrentes. |
| Programación | Ajuste dinámico con los cambios en las reservas. |
Programado para fechas o días específicos y asignado a una propiedad. Si se edita para una reserva específica, el horario no cambiará con los ajustes de la reserva. |
- Limpie la propiedad despus de la salida de los huspedes.
- Inspeccione la propiedad antes de la llegada de los huspedes.
- Entregue la llave al husped que llega.
- Inspeccione la piscina de la propiedad mensualmente.
- Mantenimiento trimestral completo.
- Organice actividades de temporada para la propiedad, como la decoracin navidea.
Gestionar tareas basadas en el calendario
Utilice tareas basadas en calendario para gestionar el mantenimiento regular y las actividades peridicas, programando las tareas en fechas especficas.
Crear una tarea basada en el calendario
Al crear una tarea recurrente, se genera una serie de instancias con seis meses de antelacin, y se aaden nuevas instancias diariamente. Las tareas asignadas a varias propiedades crean instancias independientes para cada una. La ltima instancia que se muestra siempre corresponde a un periodo de hasta seis meses.
Los usuarios con acceso restringido a las propiedades solo pueden ver las tareas asociadas a las propiedades que les han sido asignadas. Las tareas que no estn asociadas a ninguna propiedad permanecen ocultas para estos usuarios.
Siga los pasos que se indican a continuacin para crear una tarea basada en el calendario, ya sea nica o recurrente.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En la esquina superior derecha del panel de control, haz clic en
y selecciona Nueva tarea. - Completa la información pertinente:
- Plazos: Al seleccionar "flexible", los responsables pueden completar la tarea en cualquier momento entre las fechas "Puede comenzar desde" y "Debe finalizar antes de".
- Agrega un gasto para vincularlo a la tarea.
- Responsable: Al asignar una tarea a un grupo, todos los miembros pueden verla, pero una vez que un miembro la reclama, se vuelve invisible para los demás.
- Se aplica a: Al asignar la tarea a una propiedad, selecciona una de las siguientes opciones:
- Todas: Se aplica a todas las propiedades actuales y futuras. Puedes excluir propiedades específicas.
- Por regla general: Se aplica a las propiedades que cumplen con criterios específicos. Puedes excluir propiedades específicas que cumplan con dichos criterios.
- Específico: Se aplica a propiedades seleccionadas (máximo 150).
- Haz clic en Guardar.
Editar o eliminar tareas basadas en el calendario
Al editar un campo en una instancia de tarea, ese campo se desvincula de la serie. Las futuras actualizaciones de la serie no se aplicarán a la instancia editada.
Si modificas la programación de una serie de tareas, Guesty elimina las instancias futuras que no se hayan iniciado y genera otras nuevas en función de la nueva programación.
Siga los pasos que se indican a continuación para editar o eliminar una serie de tareas completa o una instancia dentro de la serie.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Operaciones para abrir el menú desplegable. - En Operaciones de campo , selecciona Tareas .
- Selecciona la instancia de tarea correspondiente.
- En la parte superior derecha, haz clic en Editar .
- En el menú desplegable, selecciona Editar una tarea o Editar serie de tareas .
- Ajusta la información correspondiente o haz clic aquí.
en la esquina superior izquierda para eliminar. - Haz clic en Guardar y, en la ventana emergente, vuelve a hacer clic en Guardar .
Gestionar tareas automáticas
Las tareas automatizadas le ayudan a gestionar las operaciones que dependen de las reservas, creando automáticamente tareas que se activan mediante eventos específicos en el ciclo de vida de una reserva.
Cree una tarea automatizada en dos pasos:
- Cree una plantilla de tarea que incluya todos los detalles que su equipo necesita para completarla.
- Configure la programación de la tarea para que coincida con eventos de reserva específicos.
Las tareas automáticas generan instancias para todas las reservas existentes y futuras. También puede cambiar automáticamente el estado de limpieza de un alojamiento una vez que finalice una tarea automática.
Las tareas que no se asignan a un usuario específico aparecen como "Sin asignar" hasta que un miembro del grupo las acepta a través de la aplicación móvil Guesty.
Crear una plantilla de tarea
Sigue los pasos que se indican a continuación para crear una plantilla de tareas automatizadas.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Propiedades . -
Haz clic en la propiedad correspondiente.
Para sistemas con varias unidades, gestiona esta función a través de la unidad principal para aplicar la configuración a todas las subunidades. También puedes configurar los ajustes para una subunidad específica. Haz clic en la unidad principal o en la subunidad deseada.
- En el menú de la izquierda, seleccione Plantillas de tareas.
- Haga clic en Crear una plantilla de tarea.
- Complete la información pertinente.
- Usuarios de contabilidad (solamente): Agregar un gasto le ayuda a administrar su folio de contabilidad al vincular un gasto con la tarea.
- Lista de verificación: Cree una lista de tareas pendientes con los elementos necesarios para completar esta tarea.
- Responsable: Elija entre asignar la tarea a un miembro individual del equipo o a un grupo. Las asignaciones grupales permiten que cualquier miembro se haga cargo de la tarea.
- Archivos adjuntos: Suba los archivos pertinentes, incluidas las fotos. Para eliminar un archivo adjunto, coloque el cursor sobre él y haga clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha.
- Haga clic en Guardar.
- En la ventana emergente, seleccione Continuar para automatizar las tareas o Lo haré más tarde.
Editar o eliminar una plantilla de tarea
Editar una plantilla de tarea
Las tareas automáticas se actualizan automáticamente cuando modificas la plantilla de tarea correspondiente o cuando cambian los horarios de entrada o salida de la reserva.
Cuando editas un campo en una instancia específica, este se "desvincula" de la plantilla, por lo que las futuras actualizaciones de la plantilla no lo modificarán.
Eliminar una plantilla de tarea
Al eliminar una plantilla, las tareas asociadas sin gastos (pasados o futuros) también se eliminan. Las tareas con gastos no se eliminan, pero no se asocian a ninguna plantilla.
Para eliminar la programación de la tarea automática, pero conservar la plantilla de tarea para futuras programaciones, elimine la tarea automática en sí.
Siga los pasos que se indican a continuación para editar o eliminar una plantilla de tarea.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en Propiedades.
-
Haz clic en la propiedad correspondiente.
Para un sistema con varias unidades, accede a la configuración de la unidad principal o haz clic en una subunidad.
- En el menú de la izquierda, haz clic en Plantillas de tareas.
- Junto a la plantilla correspondiente, haz clic en Editar y realiza los cambios pertinentes. Alternativamente, haz clic en y Eliminar para eliminar la plantilla.
- Haz clic en Guardar y, en la ventana emergente, vuelve a hacer clic en Guardar.
Crear una tarea automática
Una vez creada la plantilla de tarea, cree la tarea automática para configurar la programación. Puede configurar la tarea para que cambie el estado de limpieza de un anuncio una vez finalizada. Las tareas automáticas se pueden personalizar para reservas de huéspedes o propietarios.
Momento
Al definir el momento de la tarea automatizada, determine cuándo debe comenzar la tarea el responsable asignado, según el ciclo de vida de la reserva. Por ejemplo, "Al momento del check-out" o "2 horas antes del check-in".
La flexibilidad en los plazos permite que la persona asignada complete la tarea dentro del tiempo establecido.
Puede programar tareas automáticas según la hora estimada de llegada (ETA) o salida (ETD) del huésped. Si no ha añadido estas horas a la reserva ni las ha recopilado a través del formulario de registro, se utilizarán las horas de entrada o salida predeterminadas del alojamiento.
Para crear una tarea automática, siga los pasos que se indican a continuación.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en Propiedades.
-
Haz clic en la propiedad correspondiente.
Para sistemas con varias unidades, gestione esta función a través de la unidad principal para aplicar la configuración a todas las subunidades. También puede configurar los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad deseada.
Editar o eliminar una tarea automtica
Al editar un campo en una instancia de tarea, ese campo se desvincula de la plantilla. Las futuras actualizaciones de la plantilla no se aplicarn a la tarea automtica.
Eliminar una tarea automtica solo afecta a las reservas futuras; las tareas de las reservas existentes se mantienen. Para eliminar todas las tareas generadas por una tarea automtica, elimnela a nivel de propiedad. De lo contrario, se seguirn generando tareas para las nuevas reservas. Eliminar una plantilla elimina todas las tareas de las reservas futuras.
Si desea eliminar la tarea automtica pero conservar su plantilla para usarla en el futuro, simplemente elimine la tarea automtica como se describe a continuacin.
Importante:
Para editar campos especficos como tipo, responsable, listas de verificacin o documentos, utilice la pgina Tareas, de forma similar a como se hace con las tareas basadas en el calendario.
Paso a paso
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en Propiedades.
-
Haz clic en la propiedad correspondiente.
Para sistemas con varias unidades, gestiona esta función a través de la unidad principal para aplicar la configuración a todas las subunidades. También puedes configurar los ajustes para una subunidad específica. Haz clic en la unidad principal o en la subunidad deseada.
- En el menú de la izquierda, haz clic en Automatización y, a continuación, selecciona Tareas automáticas.
- Junto a la tarea automática correspondiente, haz clic en Editar y realiza los cambios pertinentes. Alternativamente, haz clic en y Eliminar para eliminar la tarea.
- Haz clic en Guardar.
Cómo afectan los cambios en las reservas a las tareas
Las tareas automáticas están vinculadas a las reservas, y los cambios en las reservas afectan a estas tareas de la siguiente manera:
- Las tareas automáticas se actualizan si cambian los horarios de reserva (para entrada, salida, hora estimada de llegada y hora estimada de salida).
- Si ha editado manualmente la programación de una tarea generada, los cambios de reserva futuros no afectarán a esa tarea.
- Si se cancela una reserva, la tarea automática asociada también se cancela.
- Al cambiar una reserva a otro alojamiento, se cancelan las tareas del alojamiento anterior y se crean otras nuevas según la configuración de tareas automáticas del nuevo alojamiento.
Cómo funcionan las tareas de permanencia del propietario
Los propietarios pueden alojarse en sus propiedades bloqueando fechas en el calendario a través del Portal para Propietarios de Guesty.
Cuando un propietario modifica su reserva, la programación de la tarea se actualiza automáticamente. Si se cancela la reserva , la tarea automática también se cancela.