Comprender el lenguaje especializado de Guesty Accounting lo ayudará a gestionar sus finanzas con precisión y a mantener una comunicación fluida con propietarios y proveedores. Este artículo define los términos clave que encontrará al usar esta función.
Conceptos básicos de contabilidad
Estos términos fundamentales definen cómo Guesty procesa y organiza sus datos financieros.
Contabilidad fiduciaria
La ley exige que las empresas mantengan el dinero de terceros en una cuenta bancaria específica denominada " cuenta fiduciaria". En el sector hotelero, los fondos de los huéspedes se guardan en esta cuenta hasta que se transfieren a la empresa de gestión de propiedades (PMC), a los propietarios, a las autoridades fiscales o a terceros proveedores.
Base de devengo
El método contable de devengo reconoce los ingresos y gastos al prestar un servicio, independientemente de cuándo se reciba el pago. Esto permite registrar los ingresos al momento del check-in y gestionar gastos, como los pagos a proveedores, antes de que llegue el pago del huésped.
Base de caja
La contabilidad de caja reconoce los ingresos y gastos solo después de recibir el pago y prestar el servicio. Por ejemplo, si reconoce los ingresos al momento del check-in, pero el huésped no ha pagado, no podrá pagar al proveedor de servicios de limpieza hasta que el pago del huésped se acredite en su cuenta de Guesty.
Reconocimiento de ingresos
El reconocimiento de ingresos se refiere al momento específico para registrar las transacciones en su sistema contable y en sus informes financieros. La fecha de reconocimiento o realización determina cuándo una transacción aparece en sus registros y en los estados de cuenta del propietario, incluso si la fecha de pago del huésped es diferente.
Período contable bloqueado
Esta función de cumplimiento impide que se modifiquen las transacciones una vez que el período contable ha finalizado. El bloqueo de períodos reduce la posibilidad de errores en informes anteriores. Una vez bloqueados, solo los usuarios con roles de Administrador pueden modificar esas transacciones.
Libros de contabilidad y registros
Utilice estas herramientas para realizar el seguimiento de transacciones individuales y la salud general del negocio.
Libro General
El libro general es el centro neurálgico para el seguimiento y la gestión de todas las transacciones financieras de su empresa. Proporciona registros detallados organizados por diferentes cuentas y dimensiones.
Folio contable
Un folio contable registra las transacciones de débito y crédito de cada cuenta por reserva. Contiene cuatro secciones clave:
Depósito anticipado: fondos que el huésped ha pagado en la cuenta fiduciaria y que aún no se han distribuido a otros libros contables.
Cuentas por pagar : una cuenta de pasivo que rastrea lo que su empresa debe a terceros, como proveedores, autoridades de impuestos, canales OTA o PMC.
Propietarios : Transacciones relacionadas con el propietario de la propiedad.
Efectivo : Representa el dinero que entra y sale de su cuenta fiduciaria para una reserva específica.
Diario de publicaciones
El diario contable es un libro mayor centralizado donde puede ver, ordenar y descargar todas las transacciones de su sistema. Úselo para gestionar las entradas de todos sus registros contables.
Conciliación bancaria
El proceso de conciliación bancaria verifica que los importes registrados en Guesty coincidan con el movimiento real de su cuenta bancaria. Garantiza que el saldo de caja de su sistema refleje con precisión los fondos actuales en su banco.
Transacciones y entradas
Estos términos describen las diferentes formas en que los datos financieros ingresan al sistema.
Entrada de diario
Un asiento de diario documenta una transacción financiera mediante la contabilidad por partida doble. Cada asiento tiene dos caras. Por ejemplo, registrar un pago a un proveedor muestra la salida de efectivo y la variación del saldo del proveedor. Utilice asientos de diario para ajustes manuales, seleccionando las cuentas de débito y crédito.
Transacción
En Guesty, una transacción es una categoría predefinida de asiento contable. Al introducir los datos de la empresa, Guesty crea automáticamente los asientos contables correctos.
Inversión del diario
Una reversión de diario elimina una transacción de sus registros contables. Esto impide que aparezca en sus saldos o informes.
Desembolso
Un desembolso es un pago de fondos de su cuenta fiduciaria a propietarios, proveedores o a la PMC. Representa la salida de dinero para liquidar saldos pendientes.
Cargo del Propietario
Un cargo al propietario es una transacción que se factura al propietario en una fecha de reconocimiento específica. Suele implicar una división de ingresos entre la empresa de gestión de propiedades (PMC) y un proveedor, y puede configurarse como un cargo único o recurrente.
Gastos del Propietario
Un gasto del propietario es una transacción que se paga a un proveedor en una fecha de reconocimiento determinada, y se le cobra al PMC o al propietario. Puede configurarse como un cargo único o recurrente.
Propietario y gestión de ingresos
Gestione sus relaciones con los propietarios utilizando estos términos financieros específicos.
Modelo de negocio
Los modelos de negocio definen cómo el sistema calcula y distribuye los cargos o gastos entre su empresa, el propietario y un proveedor. Sus folios, informes y estados de cuenta dependen de la configuración de su modelo de negocio.
Declaración del Propietario
Una declaración del propietario es un documento financiero que resume las transacciones de un propietario específico durante un período determinado. Incluye los ingresos de la reserva, los gastos pagados por el propietario y los pagos contabilizados.
Ingresos netos por alquiler (NRI)
Los ingresos netos por alquiler son la base que Guesty utiliza para calcular las comisiones y los pagos a los propietarios. Por defecto, incluye la tarifa del alojamiento, aunque puedes personalizarla incluyendo elementos adicionales, como tasas e impuestos.
Comisión del Canal
La comisión del Canal se refiere a las tarifas que cobran los canales de reserva por facilitar las reservas. La comisión del canal prededucida se produce cuando el canal la cobra directamente del pago del huésped antes de transferirle el saldo restante.
Capital de explotación
El capital de trabajo es el dinero utilizado para financiar operaciones y cumplir obligaciones a corto plazo.
Capital de trabajo por contrato: Cantidad estática acordada con un propietario que se retendrá como medida de salvaguarda para reparaciones o liquidez.
Capital de trabajo disponible : el saldo actual y dinámico en el libro auxiliar de capital de trabajo cambia a medida que los fondos se mueven entre cuentas.
Organización de datos
Organice su información financiera para obtener mejores informes y perspectivas.
Dimensión
Las dimensiones contables son atributos que se utilizan para clasificar los datos financieros detalladamente. Permiten segmentar la información más allá de las cuentas tradicionales para obtener informes más específicos.
Categoría
Una categoría es una clasificación amplia que se utiliza para organizar datos financieros en función de características comunes.
Múltiples cuentas de efectivo
Al configurar varias cuentas de efectivo, puede registrar pagos y agregar pagos de titulares a cuentas bancarias específicas. Esto mantiene las transacciones separadas para evitar la mezcla de fondos y le permite conciliar cada cuenta individualmente.