Comprender el lenguaje especializado de Guesty Accounting le ayudará a gestionar sus finanzas con precisión y a mantener una comunicación fluida con propietarios y proveedores. Este artículo define los términos clave que encontrará al usar esta función.
Conceptos básicos de contabilidad
Estos términos fundamentales definen cómo Guesty procesa y organiza sus datos financieros.
Contabilidad fiduciaria
La ley exige que las empresas mantengan el dinero de terceros en una cuenta bancaria específica denominada "cuenta fiduciaria". En el sector hotelero, los fondos de los **huéspedes** se guardan en esta cuenta hasta que se transfieren a la **empresa de gestión de propiedades**, a los propietarios, a las **autoridades fiscales** o a **proveedores externos**.
Base de acumulación
El método contable de acumulación reconoce los ingresos y los gastos cuando se presta un servicio, independientemente de cuándo se reciba el pago. Esto permite registrar los ingresos al check-in y gestionar los gastos, como los pagos a **proveedores**, antes de que el huésped realice el pago.
Base de efectivo
La contabilidad de caja reconoce los ingresos y los gastos solo después de recibir el pago y prestar el servicio. Por ejemplo, si reconoce los ingresos al momento del check-in, pero el huésped no ha pagado, no podrá pagar a un proveedor de limpieza hasta que dicho pago se refleje en su cuenta de Guesty.
Reconocimiento de ingresos
El Reconocimiento de ingresos se refiere al momento específico en que se registran las transacciones en su sistema contable y en los informes financieros. La fecha de reconocimiento o realización determina cuándo aparece una transacción en sus registros y en los estados de cuenta del propietario, incluso si la fecha de pago del huésped es diferente.
Período contable bloqueado
Esta función de cumplimiento impide que cualquier persona modifique las transacciones una vez finalizado el período contable. El bloqueo de períodos reduce la probabilidad de errores en los informes anteriores. Una vez bloqueados, solo los usuarios con rol de Administrador pueden modificar dichas transacciones.
Libros de contabilidad y registros
Utilice estas herramientas para realizar un seguimiento de las transacciones individuales y de la salud general de su negocio.
Libro General
El libro general es el centro neurálgico para el seguimiento y la gestión de todas las transacciones financieras de su empresa. Proporciona registros detallados organizados por diferentes cuentas y dimensiones.
Folio contable
Un folio contable registra las transacciones de débito y crédito para cada cuenta por reserva. Contiene cuatro secciones clave:
Depósito anticipado: Fondos que el huésped ha ingresado en la cuenta fiduciaria y que aún no se han distribuido a otras cuentas.
Cuentas por pagar: Una cuenta de pasivo que registra lo que su empresa debe a terceros, como proveedores, autoridades fiscales, canales OTA o la PMC.
Propietarios: Transacciones relacionadas con el propietario de la propiedad.
Efectivo: Representa el dinero que entra y sale de su cuenta fiduciaria para una reserva específica.
Diario de publicación
El libro diario es un registro centralizado donde puede ver, ordenar y descargar todas las transacciones de su sistema. Úselo para administrar los asientos contables de todos sus registros.
Conciliación bancaria
El proceso de conciliación bancaria verifica que los importes registrados en Guesty coincidan con la actividad real de su cuenta bancaria. Garantiza que el saldo de efectivo de su sistema refleje con precisión los fondos disponibles en su banco.
Transacciones y asientos
Estos términos describen las diferentes formas en que los datos financieros ingresan al sistema.
Entrada de diario
Un asiento contable documenta una transacción financiera mediante el sistema de partida doble. Cada asiento tiene dos partes. Por ejemplo, registrar un pago a un proveedor muestra la salida de efectivo y la modificación del saldo del proveedor. Los asientos contables se utilizan para ajustes manuales, donde se seleccionan las cuentas de débito y crédito.
Transacción
En Guesty, una transacción es una categoría de asiento contable predefinida. Al introducir los datos de la empresa, Guesty crea automáticamente los asientos contables correctos.
Reversión del diario
Una reversión de asiento contable elimina una transacción de sus registros contables. Esto impide que la transacción aparezca en sus balances o informes.
Desembolso
Un desembolso es un pago de fondos de su cuenta fiduciaria a propietarios, proveedores o a la PMC. Representa la salida de dinero para saldar saldos pendientes.
Cargo al propietario
Un cargo al propietario es una transacción facturada a un propietario en una fecha de reconocimiento específica. A menudo implica un reparto de ingresos entre la PMC y un proveedor, y puede configurarse como un cargo único o recurrente.
Gastos del propietario
Un gasto del propietario es una transacción que se paga a un proveedor en una fecha determinada y que se factura a la PMC o al propietario. Esto puede configurarse como un cargo único o recurrente.
Gestión de propietario y gestión de ingresos
Gestione sus relaciones con los propietarios de propiedades utilizando estos términos financieros específicos.
Modelo de negocio
Los modelos de negocio definen cómo el sistema calcula y distribuye los cargos o gastos entre su empresa, el propietario o un proveedor. Sus facturas, informes y estados de cuenta dependen de la configuración de su modelo de negocio.
Declaración del propietario
La declaración del propietario es un documento financiero que resume las transacciones de un propietario específico durante un período determinado. Incluye los ingresos por reserva, los gastos pagados por el propietario y los pagos registrados a su nombre.
Ingresos netos por alquiler (NRI)
Los ingresos netos por alquiler son la base que Guesty utiliza para calcular las comisiones y los pagos a los propietarios. Por defecto, incluyen la tarifa del alojamiento, aunque puedes personalizarlos añadiendo otros conceptos, como tasas e impuestos.
Comisión del canal
La comisión del canal se refiere a las tarifas que cobran las plataformas de reserva por facilitar las reservas. La comisión del canal prededucida se da cuando el canal la cobra directamente del pago del huésped antes de transferirle el saldo restante.
Capital de explotación
El capital circulante es el dinero que se utiliza para financiar las operaciones y cumplir con las obligaciones a corto plazo.
Capital de trabajo por contrato: Cantidad fija acordada con el propietario que se retendrá como garantía para reparaciones o para liquidez.
Capital circulante disponible: El saldo actual y dinámico en el submayor de capital circulante que cambia a medida que los fondos se mueven entre cuentas.
Organización de datos
Organice su información financiera para obtener mejores informes y análisis.
Dimensión
Las dimensiones contables son atributos que se utilizan para clasificar los datos financieros en detalle. Permiten segmentar la información más allá de las cuentas tradicionales para obtener informes más precisos.
Categoría
Una categoría es una clasificación amplia que se utiliza para organizar los datos financieros en función de características comunes.
Múltiples cuentas de efectivo
Con una configuración de múltiples cuentas de efectivo, puede registrar pagos y agregar pagos de propietarios a cuentas bancarias específicas. Esto mantiene las transacciones separadas para evitar la mezcla de fondos y le permite conciliar cada cuenta individualmente.