Siga nuestras mejores prácticas para maximizar la eficiencia de su trabajo y la comunicación con huéspedes, miembros del equipo y la propiedad. Esta guía explica cómo utilizar nuestras plantillas de automatización de mensajes, condiciones personalizables y mensajes automatizados según sus necesidades.
Cómo funcionan las automatizaciones de mensajes
Las automatizaciones de mensajes le permiten estructurar una serie de mensajes automatizados a lo largo del tiempo de una reserva. Cada automatización de mensajes le permite:
- Activar la automatización de sus mensajes utilizando una plantilla.
- Establecer las condiciones de reserva para determinar qué tipo de reserva la iniciará.
- Crear mensajes personalizados con condiciones de mensajes individuales.
Mejores prácticas
Siga estas buenas prácticas al agregar una automatización de mensajes:
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Utilice una plantilla
Las plantillas cubren las formas más comunes en que los huéspedes reservan una estancia. Más información sobre los mensajes que los huéspedes deben recibir antes, durante y después de su estancia .
Utilice las plantillas de "buenas prácticas avanzadas" de la siguiente manera:- Utilice las plantillas de “formulario de check-in requerido” para solicitar más información a sus huéspedes antes del check-in. Esto le ayudará a conocer mejor a sus huéspedes y a protegerse de huéspedes fraudulentos.
- Utilice las plantillas "Añadir más tipos de huésped" para reforzar su estrategia de comunicación y crear una experiencia aún más personalizada para sus huéspedes.
- Aplicar condiciones de reserva
Defina qué reservas recibirán los mensajes automatizados correspondientes. - Utilice herramientas de personalización
- Reduzca el trabajo manual al actualizar mensajes automáticos o añadir nuevos anuncios agrupándolos. Si su cuenta contiene grupos de anuncios con la misma información (por ejemplo, habitaciones en edificios de apartamentos, etc.), puede configurar sus mensajes automáticos para que se envíen según los detalles del anuncio, como la ciudad o las etiquetas . La automatización se aplicará automáticamente a los nuevos anuncios añadidos a Guesty que pertenezcan a ese grupo.
- Rellene sus mensajes automáticamente con variables y campos personalizados .
Esto garantiza que usted, su equipo y sus huéspedes estén al tanto del pago. Más información sobre los mensajes automatizados relacionados con los pagos .
Simplifica el envío de los contratos de alquiler a tus huéspedes directamente después de que confirmen su reserva.
Utiliza mensajes automatizados para proporcionar información sobre ofertas especiales y promociones a los clientes fieles mediante la condición de mensaje "Es un huésped habitual".
Configura mensajes automatizados para destinatarios que no sean huéspedes (por ejemplo, personal, propietarios, tú mismo, etc.).
Los mensajes automatizados no son solo para huéspedes; puedes usar esta función para crear mensajes automáticos que se enviarán a ti mismo, a otros usuarios, a miembros del equipo, a propietarios y a tus contactos de la agenda telefónica . También puedes usar Campos personalizados .
Nota:
Las respuestas a los mensajes automáticos de destinatarios que no son invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir una respuesta de un destinatario que no sea invitado por correo electrónico, configure sus mensajes en consecuencia.
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Recomendamos comenzar con tres automatizaciones de mensajes diferentes:
Recomendamos incluir mensajes automatizados para los siguientes escenarios:
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Le recomendamos que incluya estos cuatro mensajes automatizados diferentes en sus automatizaciones de mensajes :
- Mensaje de confirmación de reserva
Aproveche esta oportunidad para agradecer a sus huéspedes la reserva y solicitarles su hora estimada de llegada o cualquier otro detalle importante que deban saber antes del check-in. - Recordatorios internos
Por ejemplo, recuérdeles a sus empleados que hagan un seguimiento del cobro de los pagos. - Instrucciones para el registro previo
Si la reserva se ha pagado en su totalidad, puede programar instrucciones previas al registro de entrada, como solicitar una verificación. - Instrucciones para el registro
Si la reserva se ha pagado en su totalidad, puede programar el envío de las instrucciones de check-in para proporcionar el código de acceso, la contraseña del wifi, etc.
Cuando se modifica una reserva, recomendamos incluir mensajes para notificar al personal, a los propietarios y a los huéspedes, garantizando que todos estén informados sobre cualquier cambio. Las automatizaciones de mensajes se activan según los detalles de la reserva en el momento de la confirmación. Cualquier actualización realizada a la reserva después de la confirmación no modificará ni reactivará la automatización de mensaje asignada.
Incluya los siguientes mensajes automatizados:
- Un mensaje interno a tu equipo sobre cualquier cambio importante.
Por ejemplo, si la fecha de check-in de una reserva se ha cambiado a una fecha anterior y es necesario informar al equipo de limpieza para que prepare la propiedad con antelación. - Un mensaje para el huésped con las actualizaciones de su reserva.
Asegúrese de incluir una confirmación de que se han recibido los cambios en la reserva. - Un mensaje para el propietario (si es necesario)
Si un huésped cancela una reserva, le recomendamos que disponga de un sistema de automatización de mensajes para el huésped, así como de mensajes internos para el gestor de propiedades.
Incluya los siguientes mensajes automatizados:
- Un mensaje interno para el gestor de propiedades o su equipo (con las instrucciones pertinentes).
Por ejemplo, avisar al gestor de propiedades de que la propiedad está disponible para noches específicas, notificar al personal pertinente de que hay una pérdida de ingresos, informar al equipo de limpieza, etc. - Un mensaje para el huésped con la cancelación de su reserva
Confirma que la reserva ha sido cancelada. Puedes comunicarle al huésped que esperas tener la oportunidad de ser anfitrión en el futuro. - Un mensaje para el propietario (si es necesario)
