A Caixa de Entrada do Guesty é uma plataforma de mensagens centralizada dedicada à comunicação com os hóspedes. Dependendo dos dados de contato que você armazenou, a Caixa de Entrada exibe as mensagens enviadas e recebidas pelos hóspedes via e-mail, SMS ou WhatsApp. Você pode visualizar as mensagens automatizadas destinadas aos hóspedes na seção de mensagens automatizadas do widget da Caixa de Entrada. As mensagens automatizadas enviadas a usuários ou outros contatos não são exibidas.
Nossas sugestões de melhores práticas ajudarão você a gerenciar a comunicação, aprimorar a experiência do hóspede e manter a produtividade.
Organize a caixa de entrada para se adequar à sua equipe
Use visualizações salvas para segmentar sua caixa de entrada e permitir que os membros da equipe se concentrem em suas responsabilidades específicas.
Equipes voltadas para o mercado imobiliário
Filtre por "Anúncios" ou "Etiquetas" para garantir que os membros da equipe lidem com a comunicação apenas em relação aos imóveis pelos quais são responsáveis.
Equipes orientadas à localização
Filtre por "Cidades" ou "Etiquetas" para garantir que os membros da equipe lidem com a comunicação apenas para propriedades nos locais pelos quais são responsáveis.
Equipes focadas em reservas
Filtre por "Status" para focar os membros da equipe nas reservas no status do ciclo de vida pelo qual são responsáveis.
Por exemplo:
- Equipes focadas em vendas: Crie uma visualização salva usando os filtros de "Status" para Consulta, Reservado, Recusado e Fechado para se concentrar nos hóspedes que ainda não confirmaram a reserva.
- Equipes focadas em operações: Crie uma visualização salva usando os filtros de "Status" para Aguardando pagamento, Confirmada e Cancelada para se concentrar nos hóspedes com reservas confirmadas.
Priorize a comunicação com os hóspedes
Use visualizações salvas para garantir que as mensagens urgentes sejam tratadas primeiro.
Responda às perguntas antes das reservas confirmadas para aumentar a conversão
Filtre por "Status" para criar uma visualização salva para reservas não confirmadas. Isso prioriza a comunicação antes da confirmação para que você possa responder aos potenciais hóspedes primeiro.
Adicione uma camada de tempo à sua priorização
Combine os filtros de "Check-in" ou "Check-out" com outros filtros para criar uma estratégia de prioridade personalizada. Por exemplo:
- Na comunicação de pré-confirmação: combine o filtro de "Status" para Consulta e o filtro de "Check-in" para É nas próximas 2 semanas.
- Na comunicação pós-confirmação para check-in amanhã: combine o filtro de "Status" para Confirmada e o filtro de "Check-in" para É no próximo 1 dia.
- Para hóspedes atuais: combine o filtro de "Status" para Confirmada, o filtro de "Check-out" para É no futuro e o filtro de "Check-in" para É no passado.
- Para hóspedes futuros: combine o filtro de "Status" para Confirmada e o filtro de "Check-in" para É após o próximo 1 dia.
- Para hóspedes anteriores: combine o filtro de "Status" para Confirmada e o filtro de "Check-out" para É no passado.
Apoiar a produtividade no trabalho
Use os recursos da Caixa de Entrada para manter sua equipe eficiente e ágil.
Mantenha sua caixa de entrada organizada
Arquive as conversas quando terminar de resolvê-las para que possa se concentrar nas tarefas ativas. As conversas arquivadas retornam ao feed de "Todas as conversas" se o hóspede responder.
Faça o acompanhamento em tempo hábil
Adie conversas para receber lembretes de acompanhamento sobre dúvidas e tarefas inacabadas. Para dúvidas, isso lembra de entrar em contato com potenciais hóspedes. Para tarefas inacabadas, isso lembra de concluir a tarefa e atualizar o hóspede.
Oriente sua equipe a deixar uma anotação interna ao adiar uma conversa para manter a transparência. Eles devem incluir o contexto e a próxima ação. Conversas adiadas retornam ao feed de "Todas as conversas" se o hóspede responder.
Facilitar uma resposta rápida e profissional
Use respostas salvas para manter um tom de voz consistente e reduzir seu tempo de resposta. Otimize as respostas salvas seguindo estas diretrizes:
- Crie um inventário de respostas para situações comuns, mas evite criá-las para casos extremos.
- Dê a cada resposta um nome curto e intuitivo.
Utilize os widgets da Caixa de Entrada
Acesse informações de reserva pelo widget Caixa de Entrada e atualize detalhes diretamente sem sair da Caixa de Entrada. Por exemplo, você pode visualizar e editar o nome de um hóspede ou atualizar o número de hóspedes. Use campos personalizados para adicionar mais detalhes da reserva ao widget.
Mantenha uma boa experiência para o hóspede
Gerencie as mensagens automatizadas com cuidado para garantir que os hóspedes se sintam ouvidos e informados.
Desative as mensagens automáticas quando necessário
As mensagens automáticas podem causar problemas em determinadas situações. Considere desativá-las nos seguintes cenários:
- Desative as mensagens automáticas para um hóspede insatisfeito e opte pela comunicação manual para atender melhor às suas preocupações.
- Interrompa as mensagens automáticas que fornecem instruções de check-in desatualizadas para evitar confusão do hóspede.