Melhores práticas: Caixa de entrada

A Caixa de entrada do Guesty é uma plataforma centralizada de mensagens para comunicação com os hóspedes. Dependendo dos dados de contato armazenados, a Caixa de entrada exibe mensagens enviadas e recebidas pelos hóspedes via e-mail, SMS ou WhatsApp. Você pode visualizar mensagens automáticas destinadas aos hóspedes na seção de mensagem automática do widget da Caixa de entrada. Mensagens automáticas enviadas a usuários ou outros contatos não são exibidas.

Utilize essas boas práticas para gerenciar a comunicação, aprimorar a experiência do hóspede e manter a produtividade.

Organize a Caixa de entrada para se adequar à sua equipe.

Use visualizações salvas para segmentar sua Caixa de entrada e permitir que os membros da equipe se concentrem em suas responsabilidades específicas.

Equipes voltadas para o mercado imobiliário

Filtre por "Propriedade" ou "Etiquetas" para confirmar que os membros da equipe lidam com a comunicação apenas para as propriedades que lhes foram atribuídas.

Equipes orientadas à localização

Filtre por "Cidades" ou "Etiquetas" para confirmar que os membros da equipe lidam com a comunicação apenas para propriedades em seus locais atribuídos.

Equipes focadas em reservas

Filtre por "Status" para direcionar os membros da equipe às reservas em seus respectivos status de ciclo de vida atribuídos.

Por exemplo:

• Equipes focadas em vendas : Crie uma visualização salva usando os filtros "Status" para consulta , Reservado , Recusado e Fechado para focar nos hóspedes que não confirmaram a reserva.
• Equipes focadas em operações : Crie uma visualização salva usando os filtros "Status" para Aguardando pagamento , Confirmado e Cancelado para focar nos hóspedes com reservas confirmadas.

Priorize a comunicação com os hóspedes.

Utilize visualizações salvas para garantir que as mensagens urgentes sejam tratadas primeiro.

Responda às consultas antes das reservas confirmadas para aumentar a conversão.

Filtre por "Status" para criar uma visualização salva de reservas não confirmadas. Isso prioriza a comunicação antes da confirmação, permitindo que você responda primeiro aos hóspedes em potencial.

Adicione uma camada de tempo à sua priorização.

Combine os filtros "Check-in" ou "Check-out" com outros filtros para criar uma estratégia de prioridade personalizada. Por exemplo:

• Para comunicação de pré-confirmação: Combine o filtro "Status" para consulta e o filtro "Check-in" para " Está nas próximas 2 semanas ".
• Para comunicação pós-confirmação com o próximo dia: Combine o filtro "Status" para Confirmado e o filtro "Check-in" para Está no próximo dia .
• Para hóspedes atuais: Combine o filtro "Status" para Confirmado , o filtro " Check-out " para Está no futuro e o filtro "Check-in" para Já ocorreu .
• Para futuros hóspedes: Combine o filtro "Status" para Confirmado e o filtro "Check-in" para É depois do próximo dia .
• Para hóspedes anteriores: Combine o filtro "Status" para Confirmado e o filtro " Check-out " para Já ocorreu .

Suporte à produtividade no trabalho

Utilize os recursos da Caixa de entrada para manter sua equipe eficiente e ágil.

Mantenha sua Caixa de entrada organizada.

Arquive as conversas ao terminar de lidar com elas para que você possa se concentrar em tarefas ativas. As conversas arquivadas retornam ao feed "Todas as conversas" se o hóspede responder.

Faça o acompanhamento em tempo hábil.

Adie conversas para se lembrar de dar seguimento a consultas e tarefas pendentes. No caso de consultas, isso serve como um lembrete para entrar em contato com os hóspedes em potencial. No caso de tarefas pendentes, isso serve como um lembrete para concluir a tarefa e informar o hóspede.

Oriente sua equipe a deixar uma anotação interna ao adiar uma conversa para manter a transparência. Essa anotação deve incluir o contexto e a próxima ação a ser tomada. As conversas adiadas retornam ao feed "Todas as conversas" se o hóspede responder.

Facilitar uma resposta rápida e profissional.

Use respostas salvas para manter um tom consistente e reduzir o tempo de resposta. Otimize suas respostas salvas seguindo estas orientações:

• Crie um inventário de respostas para situações comuns, mas evite criá-las para casos extremos.
• Dê a cada resposta um nome curto e intuitivo.

Utilize os widgets da Caixa de entrada.

Acesse as informações da reserva diretamente no widget Caixa de entrada e atualize os detalhes sem sair da Caixa de entrada. Por exemplo, você pode visualizar e editar o nome de um hóspede ou atualizar o número de hóspedes. Use campos personalizados para adicionar mais detalhes da reserva ao widget.

Mantenha uma boa experiência para o hóspede.

Gerencie as mensagens automatizadas com cuidado para garantir que os hóspedes se sintam ouvidos e informados.

Desative as mensagens automáticas quando necessário.

Mensagens automatizadas podem causar problemas em certas situações. Considere desativá-las nos seguintes cenários:

• Desative as mensagens automáticas para hóspedes insatisfeitos e utilize a comunicação manual para melhor endereçar as suas preocupações.
• Desative as mensagens automáticas que fornecem instruções de check-in desatualizadas para evitar confusão aos hóspedes.