Quando uma propriedade é limpa e preparada com antecedência, um hóspede que chega pode começar sua estadia mais cedo. O agente de gerenciamento de check-in antecipado localiza esses hóspedes e solicita sua aprovação para informá-los de que podem fazer o check-in mais cedo sem cobrança adicional. Assim que você aprovar, o agente ajusta o horário de check-in do hóspede para que os códigos de acesso e as mensagens de check-in com horário marcado passem a ser exibidos no horário anterior.
O agente fornece uma instrução ao ReplyAI, que então redige e envia a mensagem final no idioma do hóspede através de seu canal de comunicação habitual. Você sempre tem a palavra final, pois nenhuma mensagem é enviada sem a sua aprovação.
Importante:
Sua conta Guesty precisa ter o ReplyAI ativado.
Limitações
Considere as seguintes limitações antes de utilizar o agente gestor de check-in antecipado:
- Custo: O agente sempre informa aos hóspedes que o check-in antecipado está disponível sem custo adicional. Não pode ser usado para oferecer check-in antecipado mediante pagamento.
- Reservas do Airbnb: O agente não altera os horários de check-in nas reservas do Airbnb, pois o Airbnb redefine o horário na próxima sincronização. O hóspede ainda é informado de que pode fazer o check-in antecipadamente, e o cartão de aprovação lembra você de atualizar o código da porta manualmente, se necessário.
- Estado da limpeza: O agente considera que o estado da limpeza do imóvel está correto e considera "Limpo" como pronto para o hóspede. Outros status, incluindo "Aguardando inspeção", não são considerados limpos.
- Ativação legada: Se você ativou este agente antes de 7 de outubro de 2026, desative-o e, em seguida, reative-o. Isso lhe dará a opção "Executar agora" e o gatilho de status de limpeza.
Entenda o agente gestor de check-in antecipado
O agente executa:
- Automaticamente a cada hora.
- Quando acionado manualmente.
- Quando o estado da limpeza de uma propriedade muda, essas verificações são feitas apenas nessa propriedade.
Durante cada execução, o agente realiza o seguinte:
- Encontrar reservas confirmadas com chegada prevista para o final do mesmo dia.
- Verifica se cada hóspede se qualifica. Um hóspede só se qualifica se todas as seguintes condições forem verdadeiras:
- São 12h ou mais tarde no fuso horário da propriedade, e ainda é antes do horário de check-in. Se a limpeza da propriedade for feita pela manhã, será considerada a primeira limpeza realizada a cada hora após as 12h.
- O estado da limpeza do imóvel é "Limpo".
- Com base no status da estadia de hóspedes anteriores, não há nenhum outro hóspede hospedado na propriedade. Caso haja alguma sobreposição com a estadia anterior, o hóspede será mantido em espera.
- O hóspede ainda não foi informado de que pode fazer o check-in mais cedo.
- O hóspede não está aguardando uma resposta sua na Caixa de entrada do Guesty.
- Não existem reclamações em aberto relacionadas à reserva.
- Criar um cartão de aprovação na central de agentes e anunciar todos os hóspedes qualificados, até um máximo de 25.
- Para cada hóspede aprovado, o sistema altera o horário de check-in da reserva e, em seguida, repassa a instrução para o ReplyAI após uma verificação final da conversa com o hóspede.
Como o agente altera o horário de check-in
Ao aprovar um hóspede, e antes que o hóspede seja informado, o agente altera o horário de check-in da reserva (a ETA do hóspede) para o horário aprovado, arredondado para os próximos 15 minutos no fuso horário da propriedade. Por exemplo, se você aprovar às 12h07, o horário de check-in passa a ser 12h15.
Antes de enviar a mensagem, o agente confirma se o novo horário foi salvo na reserva. Se o horário não puder ser alterado, o agente não envia a mensagem e adiciona o hóspede à lista "Não enviado, precisa de você" no relatório de atividades.
Após a passagem do tempo:
- Códigos de porta: O Guesty Locks Manager ativa o código da porta no ETA do hóspede, portanto, o código segue o horário anterior. A atualização do código da porta pode levar até 20 minutos. Saber mais sobre a ativação do código do hóspede .
- Horário da Reserva (ETA): O ETA de chegada na reserva indica o horário da oferta, não o horário em que o hóspede confirmou a reserva.
Quando o horário de check-in não for alterado
Nos casos a seguir, o agente ainda informa ao hóspede que ele pode fazer o check-in mais cedo, mas não altera o horário de check-in:
- A reserva foi feita pelo Airbnb (ver limitações ).
- O agente não consegue ler o canal de reserva. Assim como no Airbnb, o cartão de aprovação lembra você de atualizar o código da porta manualmente, se necessário.
- O ETA do hóspede já é anterior ao horário oferecido.
- O horário oferecido não é anterior ao horário de check-in.
Como a mudança de horário afeta as mensagens automatizadas
As mensagens programadas em relação ao check-in são movidas conforme o novo horário de check-in. Por esse motivo:
- Mensagens que agora vencem antes do novo horário de check-in, como o código da porta ou as instruções de chegada, podem ser enviadas imediatamente, juntas e sem ordem garantida. Avalie o cronograma das suas mensagens automáticas de check-in para que os hóspedes as recebam em uma ordem lógica.
- Se você tiver uma mensagem automática configurada para ser enviada quando uma reserva for alterada, ela poderá ser enviada quando o horário de check-in for alterado.
Execute o gerenciador de check-in antecipado manualmente.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione
Central de agentes . - Na parte superior, selecione a guia Operações .
- Clique no bloco do gerenciador de check-in antecipado .
- Em "Quando for executado", clique em Executar agora .
Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Avalie o feed de atividades.
Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes.
- No submenu à esquerda, selecione Atividade do agente.
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
Entenda o status e os detalhes do relatório.
O relatório inclui as seguintes informações, dependendo da sua aprovação e da elegibilidade da reserva:
- Lista de todas as mensagens aprovadas e enviadas com sucesso aos hóspedes.
- Mensagens não aprovadas que precisam da sua atenção.
- Hóspedes cujas ofertas de check-in antecipado você recusou ou deixou expirar.
- Hóspedes que se qualificaram para uma oferta, mas a mensagem foi retida. Isso acontece se o hóspede enviar uma nova mensagem ou reclamação depois que o agente criar o cartão de aprovação, mas antes de enviar a oferta.
- Os hóspedes cujo horário de check-in não pôde ser alterado para a propriedade anunciada aparecem em "Não enviado, precisa de você". Esses hóspedes não receberão mensagem.
Avalie e implemente as sugestões de check-in antecipado.
Cada item no cartão de aprovação mostra o hóspede, a propriedade, a data de check-in, a instrução sugerida que o ReplyAI receberá, e se o horário de check-in do hóspede será alterado. O cartão exibe a instrução, não a mensagem final. O cartão expira 55 minutos após ser criado.
Para cada hóspede, escolha uma das seguintes opções:
- Aprovar: Enviar a instrução para a ReplyAI tal como está.
- Editar: Altere as instruções antes de aprová-las.
- Recusar: Não envie mensagem para este hóspede.
O que acontece depois que você responde?
Hóspedes aprovados: O agente altera o horário de check-in. Pouco antes do envio, ele lê novamente a conversa do hóspede e retém a mensagem se, após o aparecimento do cartão, alguma das seguintes situações ocorreu:
- O hóspede escreveu com uma pergunta.
- O hóspede escreveu com uma reclamação.
- Outra pessoa já disse ao hóspede que ele pode fazer o check-in mais cedo.
Caso contrário, o ReplyAI escreve a mensagem no idioma do hóspede e a envia pelo canal que ele costuma usar.
Hóspedes recusados ou com reserva expirada: O hóspede não é informado de nada e o horário de check-in não é alterado.
Observação:
O agente não se lembra dos hóspedes recusados. Ele sugere esses hóspedes novamente a cada execução horária até o check-in caso ainda se qualifiquem.