Sincronizando contas pagas do QuickBooks com o Guesty

Este artigo explica como usar a integração com o QuickBooks para sincronizar automaticamente as contas pagas do QuickBooks para o Guesty como despesas. Você aprenderá sobre os requisitos de correspondência de dados, como configurar as definições e como funciona o processo de sincronização.

Ao registrar um pagamento de conta no QuickBooks, o Guesty cria despesas correspondentes a partir dos itens da respectiva conta. Isso mantém seus extratos de proprietário e a contabilidade do fundo alinhada, sem que você precise reinserir os mesmos gastos.

Pré-requisitos e correspondência de dados

Antes de ativar o fluxo de trabalho, certifique-se do seguinte:

• Você está usando o Guesty Accounting com seus recursos de gestão de despesas.
• O QuickBooks está conectado através do Guesty Connect.
• O recurso "Rastreamento de classes" está ativado no QuickBooks Online, e cada linha de fatura que deve ser sincronizada possui uma "Classe".

Para que uma fatura paga seja sincronizada com sucesso do QuickBooks para o Guesty, as informações devem ser iguais nas duas plataformas:

• Fornecedores: O nome do fornecedor na fatura do QuickBooks deve corresponder exatamente ao fornecedor no Guesty (normalmente o "Nome da Empresa" do fornecedor). Se não houver um fornecedor correspondente no Guesty, o sistema ignora a sincronização dessa fatura. Saiba mais sobre como gerenciar fornecedores.
• Categorias: O nome da categoria do item ou da conta em cada linha da fatura no QuickBooks deve corresponder exatamente ao nome da categoria de despesa no Guesty. Este mesmo nome de categoria também deve aparecer nas suas configurações de integração como uma categoria "Cobrar Administradora" ou uma categoria "Cobrar do Proprietário".
• Valor: Cada linha da fatura deve ter um valor. O Guesty cria uma despesa para cada linha qualificada, usando o valor dessa linha.
• Listagens de Propriedade: O nome da "Classe" na linha de faturamento do QuickBooks deve corresponder exatamente ao "apelido" do anúncio no Guesty. A "Classe" deve identificar o anúncio, não o nome do proprietário, do hóspede ou o endereço.

Atribuição de categorias de cobrança

Ao configurar a integração com o QuickBooks, você precisará definir duas configurações que determinam como o Guesty atribui a responsabilidade financeira por uma despesa.

Você deve preencher pelo menos uma dessas listas. Uma categoria que não consta em nenhuma das listas não criará uma despesa no Guesty, mesmo que o fornecedor, a classe e o valor sejam válidos.

Para ativar a sincronização de contas pagas

1. Faça login na sua conta Guesty.
2. No menu de navegação lateral, clique em Integrações para abrir o menu suspenso.
3. Selecione o Marketplace.
4. Localize a integração com o QuickBooks e clique em Configurar.
5. Acesse a aba "Configuração".
6. Ative o fluxo de trabalho intitulado "Pagamentos de contas do QuickBooks para a Guesty".
7. Insira as categorias correspondentes nos campos "Categorias de Cobrar da Administradora" e "Cobrar do Proprietário" (separados por vírgulas).

As despesas sincronizadas de contas pagas do QuickBooks aparecem no diário de lançamentos de cada propriedade, de acordo com as categorias que você inseriu. Você pode saber mais sobre como as despesas são gerenciadas no diário de lançamentos.

O que sincroniza e o que não sincroniza

Este fluxo de trabalho é unidirecional: QuickBooks → Guesty. Ele não envia as despesas do Guesty de volta para o QuickBooks.

Entendendo o fluxo de trabalho de dados

A integração segue um processo de várias etapas para verificar e sincronizar cada fatura paga do QuickBooks para o Guesty.

1. O gatilho : O processo começa quando um novo pagamento de conta é criado em sua conta do QuickBooks.
2. Carregar a fatura paga : O sistema lê o pagamento da fatura e, em seguida, carrega a fatura correspondente no QuickBooks e seus itens de linha.
3. Verificação do Fornecedor : O sistema verifica se a fatura está vinculada a um fornecedor cujo nome corresponde exatamente a um fornecedor no Guesty. Se nenhuma correspondência for encontrada, o processo é interrompido para essa fatura, evitando a criação de dados incompletos no Guesty.
4. Obtenção de categorias e anúncios : A integração recupera categorias de despesas e anúncios de propriedade do Guesty.
5. Correspondência de linhas e propriedade : O fluxo de trabalho processa cada linha da fatura para corresponder o nome da conta ou do item do QuickBooks com uma categoria do Guesty e a classe do QuickBooks com um apelido do Anúncio do Guesty.
6. Avaliação de compartilhamento de custos : O sistema verifica a categoria correspondente em relação às suas listas configuradas de "Categorias de Despesas da Administradora " e "Categorias de Cobrança do Proprietário " para determinar se o Guesty deve criar uma despesa da Administradora ou uma cobrança do proprietário.
7. Criação no Guesty : O Guesty cria uma despesa para cada linha qualificada usando os mapeamentos abaixo.

Mapeamento de dados do QuickBooks para o Guesty

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