Entendendo o agente de alerta de renovação do contrato do Proprietário

O agente de Alerta de Renovação de Contratos de Proprietário mantém você à frente dos contratos de gestão de proprietário que estão expirando, analisando os documentos semanalmente em busca de vencimentos próximos e tomando medidas automáticas antes que os contratos expirem.

Diferentemente dos agentes somente leitura, esta ferramenta age diretamente na sua conta Guesty, enviando comunicações reais aos proprietários e criando tarefas administrativas. Ela não cria, edita ou remove contratos por conta própria.

Limitações

• Dependência de documentos: Apenas os proprietários que tiverem pelo menos um documento do tipo contrato vinculado ao seu perfil serão incluídos na verificação de toda a conta.
• Roteamento automático de ações: você não pode escolher manualmente entre uma ação de e-mail ou de tarefa — o resultado é determinado estritamente pela existência de uma conversa na caixa de entrada com o proprietário.
• Tempo de processamento de contas grandes: Contas com muitos proprietários e históricos de contratos extensos podem apresentar tempos de processamento mais longos, pois cada registro é analisado individualmente.

Entenda o agente de alerta de renovação do contrato do Proprietário

O agente de Alerta de Renovação de Contrato do Proprietário é executado automaticamente uma vez por semana, em um horário fixo. O agente lê seus dados de proprietário e contrato existentes, sem necessidade de configuração ou entrada de dados inicial.

Durante cada execução, o agente realiza o seguinte:

1. Analisa todos os perfis de proprietário e documentos contratuais em toda a conta para verificar vencimentos próximos dentro do período de aviso.
2. Verifica se existe alguma conversa com o proprietário na sua caixa de entrada do Guesty.
3. Envia um e-mail de lembrete de renovação através da conversa existente OU cria uma tarefa administrativa de acompanhamento para sua equipe caso não haja conversa anterior.
4. Marca o contrato como notificado para evitar contato duplicado em futuras execuções programadas ou manuais.

Execute manualmente o agente de Alerta de Renovação de Contrato do Proprietário.

Além da execução semanal agendada, você pode acionar uma verificação sob demanda a qualquer momento a partir da central de Agentes e, opcionalmente, ajustar o período de aviso (de 1 a 12 meses antes do vencimento; o padrão é de 3 meses).

Passo a passo:

1. Faça login na sua conta Guesty .
2. No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes .
3. Na parte superior, selecione a aba " Relações com o Proprietário" .
4. Clique no bloco de Alerta de Renovação do Contrato do Proprietário .
5. (Opcional) Configure a duração desejada do período de aviso prévio (1 a 12 meses).
6. Em "Quando for executado", clique em Executar agora .

Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.

Avalie o feed de atividades.

Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades.

Passo a passo:

1. Faça login na sua conta Guesty .
2. No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes .
3. No submenu à esquerda, selecione Atividade do agente .
4. Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.

Entenda o status e os detalhes do relatório.

Cada execução retorna um resumo das ações realizadas em sua conta:

• Proprietários verificados: O número total de perfis de proprietários verificados durante o processo.
• E-mails de renovação enviados: Contratos para os quais foi encontrada uma conversa existente na caixa de entrada e um e-mail de lembrete automático foi enviado.
• Tarefas de contingência criadas: Contratos para os quais nenhuma conversa existente foi encontrada, resultando em uma tarefa administrativa para contato direto com a equipe.
• Já notificado (ignorado): Contratos tratados anteriormente em processos anteriores; nenhuma notificação duplicada foi gerada.
• Falha no envio/criação: Contratos em que a comunicação falhou devido a problemas temporários do sistema. Esses registros não são marcados como notificados e serão reenviados automaticamente no próximo processo.

Avaliar e tomar medidas em relação aos itens sinalizados.

Consulte o relatório de atividades gerado para acompanhar as ações de divulgação realizadas e dar seguimento às tarefas criadas.

O Filtro criou tarefas administrativas para atribuir acompanhamentos aos proprietários correspondentes da equipe, garantindo que a comunicação direta seja iniciada para os proprietários que não possuem conversas ativas na caixa de entrada.

Saiba mais em nossos artigos do centro de ajuda:

• Gerenciar documentos relacionados a um proprietário
• Comunicação com proprietários através da Caixa de entrada dos proprietários