Ao ativar e realizar uma conciliação bancária na solução de contabilidade fiduciária da Guesty, você poderá observar um ajuste sendo feito tanto em sua conta caixa quanto, principalmente, no livro-razão do seu administrador de imóveis.
Antes de configurar a conciliação bancária pela primeira vez, leia as informações abaixo para entender por que esses ajustes ocorrem e os motivos comuns para discrepâncias significativas, como um saldo elevado após a conciliação inicial.
O que é o processo de conciliação?
O processo de conciliação da Guesty foi desenvolvido para garantir que o saldo em caixa registrado em seu sistema reflita com precisão os fundos reais mantidos em sua conta bancária para o seu fundo fiduciário. Ele funciona considerando o valor em caixa listado em seu sistema em uma data específica, levando em conta quaisquer transações não compensadas (depósitos ou saques ainda não refletidos pelo banco) e, em seguida, comparando esse saldo calculado pelo sistema com o saldo real da sua conta bancária.
Por que são feitos ajustes?
Se houver uma diferença entre o saldo de caixa calculado pelo seu sistema e o saldo bancário, o sistema fará um ajuste para alinhar seus registros internos com sua conta bancária real. Saiba mais abaixo sobre os diferentes tipos de ajustes.
Ajuste na conta caixa
É simples: o sistema precisa corrigir seu saldo interno de caixa para corresponder ao saldo bancário verificado. Se o sistema acha que você tem $X, mas o banco mostra $Y, um ajuste de ($Y - $X) é lançado em sua conta de caixa para corrigir a discrepância.
Ajuste no livro-razão/conta do administrador de imóveis
Este é um ponto crucial na contabilidade fiduciária. O administrador de imóveis é o responsável final pela saúde financeira e integridade da conta fiduciária.
Caso a conciliação revele que não há fundos suficientes na conta fiduciária para cobrir os passivos registrados no sistema, ou se houver um superávit ou déficit inexplicável, é responsabilidade do administrador do imóvel resolver a situação.
Portanto, qualquer ajuste necessário para equilibrar a conta fiduciária (especialmente aqueles decorrentes de passivos não administrados ou discrepâncias históricas) é lançado no livro-razão do gerenciador de imóveis. Isso garante que o gerenciador de imóveis seja responsável por repor os fundos em caso de déficit ou por administrar qualquer excedente não contabilizado.
Motivos comuns para grandes ajustes
Um ajuste substancial, como um saldo de US$ 3 milhões, geralmente indica discrepâncias históricas significativas ou saldos não gerenciados no sistema antes do processo de conciliação. A seguir, apresentamos as causas mais comuns.
Depósitos antecipados com reservas já efetuadas
A Guesty monitora os depósitos antecipados, que são valores recebidos dos usuários antes da estadia. Se uma reserva já tiver sido efetuada, mas ainda apresentar um saldo pendente em "depósitos antecipados" — ou seja, se mais dinheiro tiver sido desembolsado do que o recebido ou contabilizado para aquela reserva — isso gera uma inconsistência. O sistema espera que esses fundos sejam mantidos em custódia, mas eles podem já ter sido pagos ou nunca terem sido totalmente conciliados.
Impacto no saldo de caixa
Se mais fundos forem desembolsados (por exemplo, para pagamento a um proprietário, fornecedor ou gerenciador de imóveis) do que os arrecadados para uma reserva, isso afetará negativamente o saldo de caixa percebido no sistema. O sistema entenderá que ainda deve manter o dinheiro que já saiu do banco.
Recomendação
Antes de efetuar a conciliação, é altamente recomendável garantir que todas as reservas anteriores (já canceladas) sejam zeradas nos depósitos antecipados. Isso pode envolver ajustes manuais ou a investigação do motivo pelo qual esses saldos persistem.
Contas a pagar (AP) não pagas que já foram compensadas pelo banco
A Guesty monitora diversas contas a pagar, que incluem valores devidos a gerenciadores de imóveis, impostos e IVA, canais de distribuição e fornecedores. Se as transações relacionadas a esses pagamentos já foram quitadas ou compensadas em sua conta bancária, mas ainda constam como "não pagas" no sistema Guesty, isso causa uma discrepância significativa.
Impacto no saldo de caixa
O sistema considera que esses fundos ainda precisam ser pagos e, portanto, presume que ainda fazem parte do saldo em caixa da sua conta fiduciária. No entanto, como já saíram do seu banco, isso infla o saldo em caixa percebido pelo sistema em relação ao saldo bancário real. A conciliação precisará, então, reduzir o saldo em caixa do sistema, resultando em um grande ajuste negativo para que corresponda à realidade.
Recomendação
Na seção "Saldos", crie um pagamento para registrar esses pagamentos nos diferentes livros contábeis.
Saldos devedores ou fundos não desembolsados
Se você tiver fundos devidos a proprietários que não foram devidamente desembolsados pelo sistema — aparecendo como "não pagos" no sistema de desembolso de proprietários —, o sistema presume que esses fundos ainda estão retidos dentro do fundo fiduciário. Da mesma forma, saldos iniciais incorretos para proprietários ou outras contas de passivo podem levar o sistema a superestimar os fundos que acredita que deveriam estar em sua posse.
Impacto no saldo de caixa
Assim como ocorre com as contas a pagar, se esses fundos não estiverem efetivamente no banco, talvez devido a lançamentos históricos incorretos ou pagamentos manuais anteriores não registrados no Guesty, o saldo de caixa do sistema ficará inflado. A conciliação corrigirá isso fazendo um ajuste significativo.
Recomendação
Na seção "Saldos", crie um pagamento para registrar esses pagamentos nos diferentes livros contábeis.
A importância de saldos de passivos corretos
O princípio fundamental aqui é que seu sistema de contabilidade fiduciária deve refletir com precisão não apenas seu caixa, mas também todos os seus passivos - o que você deve a proprietários, fornecedores, autoridades fiscais, etc.
Ter todos os saldos de passivos corretos e atualizados no sistema antes de iniciar o processo de conciliação bancária é crucial. Isso garante que o saldo de caixa calculado pelo sistema reflita com precisão apenas os fundos que deveriam estar na conta fiduciária para cobrir os passivos conhecidos. Quando isso é feito, qualquer lançamento de ajuste realizado pelo sistema será mínimo e refletirá apenas diferenças temporais reais ou pequenos arredondamentos, em vez de grandes discrepâncias históricas.
Reconhecemos que grandes ajustes podem gerar confusão. No futuro, para aumentar a transparência, planejamos introduzir uma "conta de compensação". Essa conta de compensação será utilizada para todos os saldos iniciais, ajustes de saldo e correções de depósitos antecipados. Isso facilitará muito o rastreamento e a compreensão de como essas derivações de saldo são obtidas, proporcionando uma visão mais clara dos ajustes de conciliação.
Em resumo, um grande ajuste de conciliação, como um saldo de US$ 3 milhões, é um forte indicador de que as contas de passivo do seu sistema — depósitos antecipados, contas a pagar, saldos de proprietários — precisam de uma revisão e correção minuciosas. Ao garantir que esses saldos estejam corretos antes da conciliação, você pode minimizar grandes ajustes e manter uma conta fiduciária saudável e transparente.
Caso encontre um ajuste significativo, concentre sua investigação nessas áreas principais para identificar e corrigir as inconsistências de dados subjacentes.