Boas práticas: Automação de mensagens para formulários de check-in e contratos de aluguel

Você pode enviar mensagens automatizadas com base no preenchimento do formulário de check-in ou do contrato de aluguel pelo hóspede. Nosso guia abaixo explica como otimizar a automação de mensagens com mensagens relevantes para esses cenários. Saiba mais sobre as melhores práticas de automação de mensagens.

• Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado após a confirmação da reserva
  • Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado após a confirmação da reserva e adicione os espaços reservados para o formulário de check-in e/ou contrato de aluguel, incluindo links para os formulários.
  • A mensagem deve mencionar que as instruções de check-in só serão enviadas se os formulários forem preenchidos.
  • Para a tranquilidade do hóspede, certifique-se de informá-lo quando as instruções serão enviadas.
    Para reservas de última hora: Recomendamos informar o hóspede que as instruções de check-in serão enviadas em uma hora.
     
• Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado com as instruções de check-in
  Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado com as instruções de check-in X dias antes do check-in.
  • Adicione a condição de mensagem de aviso prévio para garantir que a mensagem seja enviada somente se a reserva for confirmada com mais de X dias de antecedência do check-in. 
  • Além disso, adicione as condições de mensagem "Formulário de check-in preenchido" e/ou "Contrato concluído" com a opção ativada, para garantir que a mensagem seja enviada somente se os formulários forem preenchidos.
    
    Para reservas de última hora: configure a mensagem para ser enviada uma hora após a confirmação e altere o aviso prévio para que a mensagem seja enviada somente se a reserva for confirmada exatamente ou menos de X dias antes do check-in.
    
    Além disso, você pode criar uma mensagem para ser enviada a um membro da equipe, instruindo-o a entrar em contato diretamente com o hóspede e lidar com a situação manualmente caso as instruções de check-in não tenham sido enviadas devido ao preenchimento incompleto dos formulários.
     
• Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado como lembrete para preencher os formulários
  Crie um modelo de mensagem automatizada para ser enviado dois dias antes do check-in, lembrando o hóspede de preencher os formulários.
  • Adicione as condições de mensagem "Formulário de check-in preenchido" e/ou "Contrato concluído" com a opção desativada, para garantir que a mensagem seja enviada somente se os formulários não estiverem preenchidos.
    
    Além disso, você pode criar uma mensagem para ser enviada a um membro da equipe, instruindo-o a entrar em contato diretamente com o hóspede caso os formulários não tenham sido preenchidos.
    Isso pode ajudar a garantir que os hóspedes os preencham e recebam as instruções de check-in.

É necessário preencher um formulário de check-in antes do envio das instruções.

Se a sua configuração exigir que os hóspedes preencham um formulário de check-in antes do envio das instruções, adicione um link para o formulário na mensagem de confirmação da reserva. Recomendamos que você crie os seguintes modelos de automação de mensagens para esse cenário:

• Uma mensagem de confirmação com o formulário de check-in.
  Na mensagem, mencione que as instruções de check-in serão fornecidas dentro de uma hora, desde que o formulário seja preenchido, e que, caso contrário, as instruções de check-in não serão enviadas.
   
• Uma mensagem de lembrete será agendada e enviada ao hóspede caso ele não tenha preenchido o formulário.
  O objetivo desta mensagem é informar o hóspede de que as instruções de check-in não serão enviadas até que ele preencha o formulário.
• Uma mensagem interna para sua equipe dar seguimento (opcional)
  Se um hóspede não tiver preenchido o formulário de check-in, você pode criar e enviar uma mensagem para os membros da sua equipe solicitando que eles lidem com a situação manualmente.
• Uma mensagem com as instruções de check-in.
  Configure as instruções de check-in para serem enviadas uma ou duas horas após a confirmação da reserva, para que o hóspede tenha tempo de preencher o formulário, e certifique-se de que essa mensagem só será enviada se o formulário de check-in for preenchido.

Agendamento de mensagens com instruções de check-in para reservas de última hora.

Ao criar ou editar um modelo de automação de mensagens, você pode escolher quando a mensagem deve ser enviada.

Para reservas de última hora, recomendamos usar a opção "Após a confirmação" em vez de "Antes do check-in" como gatilho para o envio das instruções de check-in. Enviar a mensagem algum tempo depois da confirmação garante que o hóspede tenha tempo para cumprir todos os seus requisitos antes de receber as instruções de check-in.

Por exemplo: digamos que você programe o envio de uma mensagem automática com instruções de check-in sete horas antes do horário marcado (e somente se o formulário de check-in for preenchido). Se uma reserva de última hora for confirmada 6 horas antes do check-in, o Guesty tentará enviar as instruções de check-in assim que a reserva for confirmada. No entanto, nesse caso, o hóspede não terá tido tempo de preencher o formulário de check-in, o que impedirá o envio da mensagem. Para garantir que seu hóspede receba a mensagem, certifique-se de alterar o campo "Quando esta mensagem deve ser enviada?" para "após a confirmação da reserva".