La Posta in arrivo Guesty è una piattaforma di messaggistica centralizzata per la comunicazione con gli ospiti. A seconda dei dati di contatto memorizzati, la Posta in arrivo visualizza i messaggi inviati e ricevuti dagli ospiti tramite e-mail, SMS o WhatsApp. È possibile visualizzare i messaggi automatici destinati agli ospiti nella sezione dei messaggi automatici del widget Posta in arrivo. I messaggi automatici inviati agli utenti o ad altri contatti non vengono visualizzati.
Utilizzate queste best practice per gestire la comunicazione, migliorare l'esperienza degli ospiti e mantenere alta la produttività.
Struttura la Posta in arrivo in base alle esigenze del tuo team.
Utilizza le visualizzazioni salvate per segmentare la tua Posta in arrivo e consentire ai membri del team di concentrarsi sulle proprie specifiche responsabilità.
Team orientati al settore immobiliare
Filtrate per "Proprietà" o "Tag" per confermare che i membri del team gestiscano la comunicazione solo per le proprietà a loro assegnate.
Team orientati alla posizione
Filtrate per "Città" o "Tag" per confermare che i membri del team gestiscano la comunicazione solo per le proprietà nelle aree geografiche loro assegnate.
Team orientati alla prenotazione
Filtrate per "Stato" per concentrare i membri del team sulle prenotazioni che si trovano nello stato del ciclo di vita assegnato.
Per esempio:
- Team orientati alle vendite : Create una vista salvata utilizzando i filtri "Stato" per Richiesta di informazioni, Prenotato, Rifiutato e Chiuso per concentrarvi sugli ospiti che non hanno confermato la prenotazione.
- Team orientati alle operazioni : Create una vista salvata utilizzando i filtri "Stato" per "In attesa pagamento", "Confermato" e "Annullato" per concentrarvi sugli ospiti con prenotazioni confermate.
Dare priorità alla comunicazione con gli ospiti
Utilizza le viste salvate per verificare che i messaggi urgenti vengano gestiti per primi.
Rispondere alle richieste prima della conferma delle prenotazioni per aumentare le conversioni
Filtra per "Stato" per creare una visualizzazione salvata delle prenotazioni non confermate. In questo modo, darai priorità alla comunicazione pre-conferma e potrai rispondere prima ai potenziali ospiti.
Aggiungi un elemento temporale alla tua definizione delle priorità.
Combina i filtri "Check-in" o "Check-out" con altri filtri per creare una strategia di priorità personalizzata. Ad esempio:
- Per la comunicazione di pre-conferma: combina il filtro "Stato" per "Richiesta di informazioni" e il filtro "Check-in" per "È nelle prossime 2 settimane".
- Per la comunicazione post-conferma, verifica la tua presenza domani: combina il filtro "Stato" per "Confermato" e il filtro "Check-in" per "È entro il prossimo giorno".
- Per gli ospiti attuali: combina il filtro "Stato" per "Confermato", il filtro "Check-out" per "È nel futuro" e il filtro "Check-in" per "È passato".
- Per i futuri ospiti: combina il filtro "Stato" per "Confermato" e il filtro "Check-in" per "È dopo il prossimo giorno".
- Per gli ospiti precedenti: combina il filtro "Stato" per "Confermato" e il filtro "Check-out" per "È già passato".
Supporto alla produttività lavorativa
Sfrutta le funzionalità della Posta in arrivo per mantenere il tuo team efficiente e reattivo.
Mantieni la Posta in arrivo pulita
Archivia le conversazioni al termine della loro gestione, così potrai concentrarti sulle attività in corso. Le conversazioni archiviate tornano nel feed "Tutte le conversazioni" se l'ospite risponde.
Dare seguito in modo tempestivo
La funzione "Rimanda" delle conversazioni ti ricorda di dare seguito alle richieste e di completare le attività in sospeso. Per le richieste, ti ricorda di contattare i potenziali ospiti. Per le attività in sospeso, ti ricorda delle attività e di aggiornare l'ospite.
Consiglia al tuo team di lasciare una nota interna quando metti in pausa una conversazione, per mantenere la trasparenza. La nota dovrebbe includere il contesto e l'azione successiva da intraprendere. Le conversazioni messe in pausa tornano nel feed "Tutte le conversazioni" se l'ospite risponde.
Facilitare una risposta rapida e professionale
Utilizza le risposte predefinite per mantenere un tono coerente e ridurre i tempi di risposta. Ottimizza le risposte predefinite seguendo queste linee guida:
- Crea un inventario di risposte per le situazioni comuni, ma evita di crearle per i casi limite.
- Assegna a ciascuna risposta un nome breve e intuitivo.
Utilizza i widget Posta in arrivo
Accedi alle informazioni sulla prenotazione dal widget Posta in arrivo e aggiorna i dettagli direttamente senza uscire dalla Posta in arrivo. Ad esempio, puoi visualizzare e modificare il nome di un ospite o aggiornare il numero di ospiti. Utilizza i campi personalizzati per aggiungere ulteriori dettagli della prenotazione al widget.
Garantire una buona esperienza dell'ospite
Gestisci con attenzione i messaggi automatici per assicurarti che gli ospiti si sentano ascoltati e informati.
Disattiva i messaggi automatici quando necessario.
I messaggi automatici possono causare problemi in determinate situazioni. Valuta la possibilità di disattivarli nei seguenti casi:
- Disattiva i messaggi automatici per gli ospiti insoddisfatti e utilizza la comunicazione manuale per affrontare al meglio le loro problematiche.
- Interrompi l'invio di messaggi automatici con istruzioni di check-in obsolete per evitare la confusione degli ospiti.