La Posta in arrivo Guesty è una piattaforma di messaggistica centralizzata dedicata alla comunicazione con l'ospite e alla relativa cronologia. A seconda dei dati di contatto memorizzati, la Posta in arrivo visualizza i messaggi inviati e ricevuti dagli ospiti tramite e-mail, SMS e/o WhatsApp. I messaggi automatici destinati agli ospiti possono essere visualizzati nella sezione dei messaggi automatici del widget Posta in arrivo, mentre i messaggi automatici inviati agli utenti o ad altri contatti non vengono visualizzati.
Le nostre migliori pratiche suggerite vi aiuteranno a gestire la comunicazione e vi proporranno metodi efficaci per migliorare l'esperienza dell'ospite e mantenere alta la produttività. Consultate le informazioni qui di seguito.
Struttura la Posta in arrivo in base alle esigenze del tuo team.
Utilizza le visualizzazioni salvate per segmentare la tua Posta in arrivo e consentire ai membri del team di concentrarsi sulle proprie responsabilità specifiche in base al loro modo di lavorare.
Team orientati al settore immobiliare
Utilizza i filtri "Annunci" o "Tag Annuncio " per assicurarti che i membri del team gestiscano le comunicazioni solo per le proprietà di cui sono responsabili.
Team orientati alla localizzazione
Utilizza i filtri "Città Annuncio " o "Tag Annuncio " per assicurarti che i membri del team gestiscano le comunicazioni solo per le proprietà nelle località di loro competenza.
Team orientati alla prenotazione
Utilizza il filtro "Stato Prenotazione " per assicurarti che i membri del team gestiscano le comunicazioni solo per le prenotazioni che si trovano attualmente nella fase del ciclo di prenotazione di cui sono responsabili.
Per esempio:
- Team orientati alle vendite: create una vista salvata con i filtri "Stato Prenotazione": Richiesta di informazioni, Prenotata, Rifiutata e Chiusa per concentrarvi sulla comunicazione con gli ospiti che non hanno ancora confermato la prenotazione e aumentare le conversioni.
- Team orientati alle operazioni: create una vista salvata con i filtri "Stato Prenotazione": In attesa di pagamento, Confermata e Annullata per concentrarvi sulla comunicazione con gli ospiti che hanno confermato la prenotazione e aumentare la reattività al fine di offrire una buona esperienza dell'ospite.
Dare priorità alla comunicazione con l'ospite
Utilizza le visualizzazioni salvate per assicurarti che i messaggi urgenti vengano gestiti prima degli altri.
Rispondere alle richieste prima della conferma delle prenotazioni per aumentare le conversioni
Utilizza il filtro "Stato Prenotazione" per creare una vista salvata per le prenotazioni non confermate, in modo da dare priorità alla comunicazione pre-conferma e rispondere prima ai potenziali ospiti.
Aggiungi un elemento temporale alla tua definizione delle priorità.
Combina i filtri "Check-in" o "Check-out" con altri filtri per creare una strategia di priorità su misura per la tua attività.
Per esempio:
- Nella comunicazione di pre-conferma: combina le richieste di informazioni "Stato Prenotazione" e le richieste di "Check-in entro le prossime 2 settimane" per dare priorità alle richieste con una data di check-in più vicina rispetto a richieste con una data di check-in successiva.
- Nella comunicazione post-conferma: combina lo stato Prenotazione "Confermata" con i seguenti filtri per dare priorità alle risposte agli ospiti, partendo dalle più urgenti:
- Aggiungi "Check-in" entro il giorno successivo per gli ospiti che effettueranno il check-in il giorno successivo.
- Aggiungi "Check-out" è nel futuro e "Check-in" è nel passato per gli ospiti che attualmente soggiornano in una delle tue proprietà.
- Aggiungi "Check-in" dopo 1 giorno per gli ospiti prima del check-in.
- Aggiungi "Check-out" per gli ospiti che hanno già effettuato il check-out.
Supporto alla produttività lavorativa
Mantieni la Posta in arrivo pulita
Archivia le conversazioni una volta che hai finito di gestirle; non è richiesta alcuna ulteriore azione da parte tua, così potrai concentrarti sulle attività ancora da svolgere.
La conversazione archiviata verrà spostata nuovamente nel feed generale delle conversazioni, sotto "Tutte le conversazioni", se l'ospite risponde o invia un nuovo messaggio.
Dare seguito in modo tempestivo
Metti in "Snooze" le conversazioni per ricevere promemoria su richieste e attività non completate:
- Per richieste: si ricorda di contattare i potenziali ospiti per aumentare le prenotazioni.
- Per le attività non completate: Ricevi un promemoria per completare le attività o verifica cosa resta ancora da fare e aggiorna l'ospite.
Chiedi al tuo team di lasciare una nota interna quando metti in pausa una conversazione, per mantenere la trasparenza e assicurarti che tutti siano a conoscenza dello stato attuale del follow-up. La nota dovrebbe includere informazioni non presenti nella conversazione e indicare la prossima azione da intraprendere quando la conversazione verrà ripresa.
La conversazione posticipata tornerà nel feed generale delle conversazioni, sotto "Tutte le conversazioni", se l'ospite risponde o invia un nuovo messaggio.
Facilitare una risposta rapida e professionale
Utilizza le risposte predefinite per mantenere un tono di voce coerente nelle comunicazioni con gli ospiti e ridurre i tempi di risposta.
Ottimizza l'utilizzo delle risposte salvate tramite:
- Crea un inventario di risposte per il maggior numero possibile di situazioni comuni. Evita di creare risposte per casi di supporto.
- Assegna a ciascuna risposta un nome breve e intuitivo.
Utilizza i widget Posta in arrivo
I dipendenti possono accedere alle informazioni sulla prenotazione tramite il widget Posta in arrivo e aggiornare numerosi dettagli in mobilità, senza dover uscire dalla Posta in arrivo e accedere ad altre sezioni della dashboard di Guesty. Ad esempio, possono visualizzare e modificare il nome di un ospite o aggiornare il numero di ospiti per una prenotazione .
È possibile utilizzare i Campi personalizzati per aggiungere ulteriori dettagli di prenotazione ai widget Posta in arrivo.
Garantire una buona esperienza dell'ospite
Disattiva i messaggi automatici quando necessario.
I messaggi automatici possono diventare un problema in determinate situazioni:
- Se un ospite non è soddisfatto, è consigliabile disattivare i messaggi automatici per l'ospite e passare alla comunicazione manuale per poter gestire al meglio le sue problematiche.
- Ad esempio, se vengono apportate modifiche alle istruzioni per il check-in, per evitare confusione, si potrebbe voler interrompere l'invio del messaggio automatico che le contiene.