Guesty Posta in arrivo è una piattaforma di messaggistica centralizzata dedicata alla comunicazione con gli ospiti e alla relativa cronologia. A seconda dei dati di contatto salvati, la Posta in arrivo mostra i messaggi inviati e ricevuti dagli ospiti tramite e-mail, SMS e/o WhatsApp. I messaggi automatici destinati agli ospiti possono essere visualizzati nella sezione Messaggi automatici del widget Posta in arrivo, mentre i messaggi automatici inviati agli utenti o ad altri contatti non vengono visualizzati.
Le nostre best practice ti aiuteranno a gestire la comunicazione e ti suggeriranno modi efficaci per migliorare l'esperienza dell'ospite e mantenere la produttività. Consulta le informazioni di seguito.
Struttura la Posta in arrivo in base alle esigenze del tuo team
Utilizza le visualizzazioni salvate per segmentare la tua Posta in arrivo e consentire ai membri del team di concentrarsi sulle proprie responsabilità specifiche in base al loro modo di lavorare.
Team orientati alla proprietà
Utilizza i filtri "Annunci" o "Tag dell'annuncio" per assicurarti che i membri del team gestiscano la comunicazione solo per le proprietà di cui sono responsabili.
Team orientati alla posizione
Utilizza i filtri "Città dell'annuncio" o "Tag dell'annuncio" per assicurarti che i membri del team gestiscano la comunicazione solo per le proprietà nelle località di cui sono responsabili.
Team orientati alla prenotazione
Utilizza il filtro "Stato della prenotazione" per assicurarti che i membri del team gestiscano la comunicazione solo per le prenotazioni che si trovano attualmente nello stato del ciclo di vita della prenotazione di cui sono responsabili.
Per esempio:
Team orientati alle vendite: crea una vista salvata con i filtri "Stato Prenotazione": Richiesta di informazioni, Prenotato, Rifiutato e Chiuso per concentrarti sulla comunicazione con gli ospiti che non hanno ancora confermato la prenotazione e aumentare le conversioni.
Team orientati alle operazioni: crea una vista salvata con i filtri "Stato Prenotazione": In attesa di pagamento, Confermato e Annullato per concentrarsi sulla comunicazione con gli ospiti che hanno confermato la prenotazione e aumentare la reattività per offrire all'ospite un'esperienza positiva.
Dare priorità alla comunicazione con gli ospiti
Utilizza le visualizzazioni salvate per assicurarti che i messaggi urgenti vengano gestiti prima degli altri.
Rispondi alle richieste prima delle prenotazioni confermate per aumentare la conversione
Utilizza il filtro "Stato Prenotazione" per creare una vista salvata per le prenotazioni non confermate, per dare priorità alla comunicazione di pre-conferma e rispondere prima ai potenziali ospiti.
Aggiungi un livello di tempistica alla tua definizione delle priorità
Combina i filtri "Check-in" o "Check-out" con altri filtri per creare una strategia di priorità su misura per la tua attività.
Per esempio:
- Nella comunicazione di pre-conferma: combina "Stato Prenotazione": Richiesta di informazioni e il "Check-in" nelle prossime 2 settimane per dare priorità alle richieste con una data di check-in più vicina rispetto alle richieste con una data di check-in successiva.
- Nella comunicazione post-conferma: combina "Stato Prenotazione" Confermato con i seguenti filtri per dare priorità alle risposte agli ospiti, iniziando dalla più urgente:
- Aggiungi "Check-in" entro il prossimo giorno per gli ospiti che effettuano il check-in il giorno successivo.
- Aggiungi "Check-out" nel futuro e "Check-in" nel passato per gli ospiti che soggiornano attualmente in una delle tue proprietà.
- Aggiungi "Check-in" dopo il prossimo giorno per gli ospiti prima del check-in.
- Aggiungi "Check-out" nel passato per gli ospiti che hanno già effettuato il check-out.
Supporto alla produttività lavorativa
Mantieni la posta in arrivo pulita
Archivia le conversazioni una volta che le hai gestite e non è più richiesta alcuna ulteriore azione da parte tua, così potrai concentrarti sulle attività ancora da gestire.
La conversazione archiviata tornerà al feed generale delle conversazioni, nella sezione "Tutte le conversazioni", se l'ospite risponde o invia un nuovo messaggio.
Esegui il follow-up in modo tempestivo
Posticipa le conversazioni per ricevere promemoria e dare seguito alle richieste e alle attività non completate:
- Per le richieste: ricordati di contattare i potenziali ospiti per aumentare le prenotazioni.
- Per le attività non completate: ricevi un promemoria per completare le attività o controllare cosa deve ancora essere fatto e aggiornare l'ospite.
Chiedi al tuo team di lasciare una nota interna quando si posticipa una conversazione per mantenere la trasparenza e per assicurarsi che tutti conoscano lo stato attuale del follow-up: dovrebbero includere informazioni non presenti nella conversazione e indicare l'azione successiva e il momento in cui la conversazione è prevista riprendere.
La conversazione posticipata tornerà al feed generale delle conversazioni, nella sezione "Tutte le conversazioni", se l'ospite risponde o invia un nuovo messaggio.
Facilitare una risposta rapida e professionale
Utilizza le risposte salvate per mantenere un tono di voce coerente nella comunicazione con gli ospiti e ridurre il tempo di risposta.
Ottimizza l'uso delle Risposte Salvate:
- Creare un inventario di risposte per quanti più tipi di situazioni comuni possibile: evitare di creare risposte a supporto di casi limite.
- Assegnare a ogni risposta un nome breve e intuitivo.
Utilizzare i widget Posta in arrivo
I dipendenti possono accedere alle informazioni sulla prenotazione dal widget Posta in arrivo e aggiornare molti dettagli in qualsiasi momento, senza dover uscire dalla Posta in arrivo e accedere ad altre sezioni della dashboard Guesty. Ad esempio, visualizzare e modificare il nome di un ospite o aggiornare il numero di ospiti per una prenotazione.
È possibile utilizzare i Campi personalizzati per aggiungere ulteriori dettagli di prenotazione ai widget Posta in arrivo.
Mantenere una buona esperienza ospite
Disattivare i messaggi automatici quando necessario
I messaggi automatici possono rappresentare un problema in determinate situazioni:
- Se un ospite non è soddisfatto, potresti disattivare i messaggi all'ospite e passare alla comunicazione manuale per rispondere meglio alle sue preoccupazioni.
- Ad esempio, se vengono apportate modifiche alle istruzioni per il check-in, per evitare confusione, potresti voler interrompere l'invio del messaggio automatico che fornisce tali istruzioni.