Quando si configurano i messaggi automatici, si utilizzano due tipi di condizioni: condizioni di prenotazione e condizioni del messaggio.
- Le condizioni di prenotazione determinano se l'intera automazione si applica a una prenotazione.
- All'interno di tale automazione, a ciascun messaggio si applicano condizioni del messaggio che determinano se e quando quello specifico messaggio deve essere inviato.
Di seguito sono riportate le condizioni del messaggio e come combinarle per definire quale evento attiva un messaggio di automazione.
Come vengono applicate le condizioni del messaggio
Guesty aggiunge un messaggio di automazione alla conferma di una prenotazione se la prenotazione soddisfa le condizioni di prenotazione .
Una volta aggiunta l'automazione, Guesty invia ogni messaggio in modo indipendente in base alle specifiche del messaggio. Se si impostano più condizioni per un messaggio, Guesty lo invierà all'orario programmato solo se tutte le condizioni sono soddisfatte.
Se arriva l'ora prevista ma le condizioni non sono soddisfatte, il messaggio passa allo stato "in attesa". Verrà inviato se le condizioni saranno soddisfatte in seguito, oppure scadrà se non saranno mai soddisfatte.
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Per esempio : È possibile impostare un messaggio con le seguenti condizioni:
Come funziona:
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Se l'orario previsto per l'invio del messaggio è già trascorso al momento della conferma della prenotazione, il messaggio verrà inviato immediatamente.
Lo stato dei messaggi automatici, in base alle loro condizioni, viene visualizzato nel widget dei messaggi automatici.
Quando una condizione è considerata soddisfatta
Quando si utilizzano le condizioni del messaggio, lo stato della condizione nel widget dei messaggi automatici potrebbe risultare "in sospeso" anche dopo che l'ospite ha completato l'azione richiesta. Per la maggior parte delle condizioni, Guesty valuta lo stato solo all'orario di esecuzione programmato, non quando l'azione si verifica.
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Per esempio: La prenotazione viene creata il 13 febbraio e il check-in dell'ospite è previsto per il 20 febbraio. Si imposta un messaggio automatico con la condizione "Formulario di Check-in App Ospite inviato" programmato per l'invio un giorno prima del check-in (19 febbraio). Come funziona:
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Rivedi i tempi di valutazione per le condizioni riportate di seguito:
| Tipo di condizione | Tempistica di valutazione |
|---|---|
| Campi personalizzati | All'orario di esecuzione previsto |
| Formulario di Check-in compilato | All'orario di esecuzione previsto (non prima) |
| Modulo Contratto compilato | All'orario di esecuzione previsto (non prima) |
| Recensione ospite inviata | All'orario di esecuzione previsto |
| Notti disponibili | All'orario di esecuzione previsto |
| La prenotazione è stata interamente pagata. | Quando lo stato del pagamento della prenotazione cambia |
Regole di scadenza
I messaggi scadono alle seguenti condizioni:
- I messaggi relativi al check-out scadono 7 giorni dopo l'orario previsto.
- I messaggi non relativi al check-out scadono al momento del check-out.
Tipi di condizioni del messaggio
Esistono due tipi di condizioni del messaggio: condizioni predefinite del messaggio e condizioni del messaggio.
Condizioni predefinite del messaggio
Attiva questa opzione per inviare messaggi solo se l'ospite ha firmato il contratto di locazione.
È possibile utilizzare questa condizione per garantire il rispetto dei requisiti legali prima di inviare i dettagli dell'arrivo.
L'"in possesso di autorizzazione" è un importo temporaneo che puoi addebitare agli ospiti per garantire il pagamento alla data di scadenza. Vengono inviati messaggi in base all'esito dell'addebito (riuscito o non riuscito).
- Il congelamento dell'importo fallisce se la prenotazione ha almeno un tentativo di "in possesso di autorizzazione" non riuscito e nessuno è andato a buon fine.
- Il congelamento dell'importo ha esito positivo se la prenotazione ha ricevuto almeno un tentativo di "in possesso di autorizzazione" andato a buon fine.
È possibile impostare messaggi diversi per i tentativi di "in possesso di autorizzazione" andati a buon fine e per quelli non andati a buon fine, in modo da informare gli ospiti di conseguenza. Poiché una prenotazione può avere più autorizzazioni bloccate, il suo stato potrebbe cambiare nel tempo.
Vengono inviati messaggi in base allo stato di invio della richiesta AutoComply da parte dell'ospite.
Seleziona uno dei seguenti stati:
- "In attesa di"
- "In corso"
- "Completato"
Nota:
Questa funzionalità premium è disponibile per tutti gli account.
Invia messaggi alle prenotazioni in base alla disponibilità di notti prima o dopo il soggiorno dell'ospite. Questo ti aiuta a massimizzare il tasso di occupazione e ad aumentare i potenziali ricavi.
Utilizza questa clausola per offrire agli ospiti una notte extra a prezzo scontato qualora la proprietà risulti libera prima del loro arrivo o dopo la loro partenza.
Importante:
Il sistema ignora i blocchi manuali del calendario durante la verifica della disponibilità delle notti. Se si blocca manualmente una data, Guesty la considera disponibile per questa condizione.
Personalizza questa condizione come segue:
- La disponibilità si riferisce al periodo precedente al check-in, successivo al check-out o a entrambi.
- La disponibilità è per qualsiasi giorno della settimana, solo nei giorni feriali o solo nei fine settimana.
- La durata massima dell'intervallo tra le prenotazioni.
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Per esempio: In base alla condizione riportata di seguito, il messaggio viene inviato solo se:
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Attiva questa opzione per inviare messaggi solo se l'ospite ha completato il Formulario di Check-in.
È possibile utilizzare questa condizione per rilasciare le informazioni di accesso solo dopo aver ricevuto i dati dell'ospite.
Nota:
Questa condizione supporta il gestore di documenti legacy. Funziona anche per l' app Ospite se sul tuo account è presente una sola app Ospite. Se utilizzi più app Ospite, utilizza la condizione "Formulario di Check-in dell'app Ospite inviato".
Aggiungi messaggi alle prenotazioni in base all'app per gli Ospiti associata alla prenotazione.
Se utilizzi più app Ospite sul tuo account, questa impostazione garantisce che il messaggio automatico corrisponda all'app Ospite specifica.
Invia messaggi in base alla città di provenienza dell'ospite.
È possibile utilizzare questa condizione per ricordare ai residenti le rigide regole della festa o le norme di comportamento della casa.
Nota:
Questa condizione si applica solo se il portale di prenotazione fornisce la città di provenienza o se la aggiungi manualmente in Guesty.
Invia messaggi nella lingua preferita dall'ospite.
È possibile utilizzare questa condizione per creare modelli specifici per la lingua (ad esempio: un modello in spagnolo con la condizione "La lingua preferita è lo spagnolo").
Importante:
- Airbnb, Booking.com e Vrbo: la lingua preferita dell'ospite viene importata e salvata in Guesty, compilando automaticamente il campo della lingua preferita.
- Tutti gli altri canali: il campo "Lingua preferita dell'ospite" non viene compilato automaticamente. Completalo nella sezione "Dettagli ospite".
Ulteriori informazioni su come impostare una lingua preferita predefinita per gli ospiti.
Attiva questa opzione per inviare messaggi in base alla presenza o meno di un orario di arrivo previsto (ETA) nella prenotazione.
È possibile utilizzare questa condizione per ricordare agli ospiti di comunicare l'orario di arrivo, qualora non lo abbiano ancora fatto.
Attiva questa opzione per inviare un messaggio in base all'esistenza o meno di un ETD (Orario di Partenza Previsto).
È possibile utilizzare questa condizione per ricordare agli ospiti di indicare l'orario di partenza, qualora non lo abbiano ancora fatto.
Nota:
Questa condizione del messaggio si applica solo alle prenotazioni tramite Airbnb, Booking.com e Vrbo.
Attiva questa opzione per inviare messaggi in base alla presenza o meno di una recensione da parte dell'ospite. Imposta una valutazione specifica per questa condizione.
È possibile utilizzare questa condizione per ricordare agli ospiti di lasciare una recensione, se non l'hanno ancora fatto, oppure per ringraziare gli ospiti che hanno lasciato una recensione a 5 stelle.
Stato della verifica GuestVerify
Invia messaggi in base all'esito della verifica GuestVerify.
Utilizza questa condizione per impedire agli ospiti non verificati o ad alto rischio di ricevere i dettagli del check-in e per automatizzare le comunicazioni successive.
Seleziona uno dei seguenti stati:
- "Superato": Invia le istruzioni di check-in e i codici di accesso.
- "In sospeso": Ricorda all'ospite di completare la verifica.
- "Non riuscito" o "Parzialmente non riuscito": notifica l'ospite o avvisa il tuo team.
Invia messaggi in base all'importo totale pagato dall'ospite (nella valuta dell'annuncio).
È possibile utilizzare questa condizione per offrire servizi VIP o un ringraziamento speciale agli ospiti che pagano di più per la loro prenotazione, in modo da farli sentire che il denaro speso è stato ben investito e incoraggiarli a tornare.
Attiva questa opzione per inviare messaggi se l'ospite ha già soggiornato in questa proprietà.
È possibile utilizzare questa condizione per inviare un messaggio di "bentornato" o per saltare le istruzioni di base che già conoscono.
Invia messaggi in base al numero di ospiti confermati.
| Per esempio: La tua condizione si applica a quattro ospiti. | |
| È | Il messaggio viene inviato quando il numero totale degli ospiti è esattamente il numero specificato di ospiti. |
| Non è | Il messaggio viene inviato quando il numero di ospiti confermati è diverso da quello specificato. |
| È più di | Il messaggio viene inviato quando il numero totale degli ospiti è superiore a quattro (cinque ospiti o più). |
| È inferiore a | Il messaggio viene inviato quando il numero totale degli ospiti è inferiore a quattro (tre ospiti o meno). |
Invia messaggi in base all'orario di arrivo previsto (ETA) dell'ospite. Se non è specificato un ETA, Guesty utilizza l'orario di check-in predefinito.
È possibile utilizzare questa condizione per offrire il servizio di check-in anticipato agli ospiti che arrivano in anticipo o per inviare istruzioni per l'accesso notturno agli ospiti che arrivano dopo l'orario di chiusura.
Invia messaggi in base all'orario di partenza previsto (ETD) dell'ospite. Se non è specificato un ETD, Guesty utilizza l'orario di check-out predefinito.
È possibile utilizzare questa condizione per offrire il check-out posticipato a pagamento o per inviare istruzioni specifiche per le partenze al mattino presto.
Invia messaggi automatici in base all'esito positivo o negativo dei pagamenti generali. Questa opzione copre i casi di pagamento più comuni, oltre alle autorizzazioni di pagamento e ai depositi cauzionali, consentendoti di informare automaticamente gli ospiti sullo stato del loro pagamento.
Questa condizione si applica a tutti i pagamenti elaborati tramite qualsiasi gestore di pagamenti. Puoi scegliere tra tre opzioni di stato:
- Non riuscito (fallito): la prenotazione presenta almeno un pagamento generale non andato a buon fine e nessun pagamento andato a buon fine o in attesa di autenticazione.
- Riuscito: la prenotazione ha almeno un pagamento generale andato a buon fine.
- In attesa di autenticazione: la prenotazione presenta almeno un pagamento in attesa di autenticazione.
È possibile impostare messaggi diversi per ogni stato di pagamento, in modo da informare gli ospiti di conseguenza.
Attiva questa opzione per inviare messaggi agli ospiti che hanno pagato per intero.
È possibile utilizzare questa condizione per inviare istruzioni di check-in o codici di accesso dopo la conferma del pagamento.
Importante:
Non utilizzare questa condizione quando invii le istruzioni per il check-in per prenotazioni Airbnb, poiché vengono considerate completamente pagate 24 ore dopo il check-in. Utilizza la condizione di prenotazione "Canali e fonti" per escludere Airbnb.
Il deposito cauzionale è una somma temporanea che puoi addebitare agli ospiti per proteggerti da eventuali danni durante il loro soggiorno. Invia un messaggio evento programmato in base all'esito dell'addebito, a seconda che sia andato a buon fine o meno.
- Il deposito cauzionale non va a buon fine se la prenotazione ha registrato almeno un tentativo di addebito non andato a buon fine e nessun tentativo andato a buon fine.
- Il deposito cauzionale va a buon fine se la prenotazione ha registrato almeno un tentativo di addebito andato a buon fine.
È possibile impostare messaggi diversi per i tentativi di addebito del deposito cauzionale andati a buon fine e per quelli non andati a buon fine, in modo da informare gli ospiti di conseguenza. Poiché una prenotazione può prevedere più addebiti del deposito cauzionale, il suo stato potrebbe cambiare nel tempo.
Nota:
Questa condizione del messaggio si applica solo alle prenotazioni Airbnb e Vrbo.
Attiva questa opzione per inviare messaggi in base all'attivazione o meno della funzione recensione automatica per questo ospite. 
Condizioni messaggio personalizzato
Per scenari specifici non contemplati dalle condizioni predefinite, utilizzare i campi personalizzati per le prenotazioni.
Crea un campo personalizzato di tipo sì/no, aggiungilo come condizione del messaggio e attivalo prima dell'orario di invio programmato per la prenotazione in questione, al fine di garantire che il messaggio venga aggiunto correttamente.
Ulteriori informazioni su come utilizzare i campi personalizzati per le prenotazioni come condizioni nei messaggi.
