Comprendere il linguaggio specialistico utilizzato in Guesty Accounting ti aiuta a gestire le tue finanze in modo accurato e a mantenere una comunicazione chiara con proprietari e fornitori. Questo articolo definisce i termini chiave che incontrerai quando utilizzi questa funzionalità.
Concetti contabili fondamentali
Questi termini fondamentali definiscono il modo in cui Guesty elabora e organizza i tuoi dati finanziari.
Contabilità fiduciaria
La legge impone alle aziende di depositare il denaro appartenente a terzi in un conto bancario specifico, denominato "conto fiduciario". Nel settore alberghiero, i fondi dell'ospite vengono depositati in questo conto fino al momento del trasferimento all'azienda di gestione della proprietà (PMC), ai proprietari della proprietà, alle autorità fiscali o a fornitori terzi.
Principio di competenza
Il principio di competenza è un metodo contabile che riconosce ricavi e costi nel momento in cui un servizio viene fornito, indipendentemente da quando si riceve effettivamente il pagamento. Questo permette di registrare i ricavi al momento del check-in e di gestire le spese, come i pagamenti ai fornitori, prima che l'ospite effettui il pagamento.
Base di cassa
Nella contabilità per cassa, ricavi e spese vengono contabilizzati solo dopo aver ricevuto il pagamento e fornito il servizio. Ad esempio, se i ricavi vengono contabilizzati al momento del check-in, ma l'ospite non ha ancora pagato, non è possibile pagare un fornitore di servizi di pulizia finché il pagamento dell'ospite non viene accreditato sul tuo conto Guesty.
Riconoscimento delle entrate
Il Riconoscimento delle entrate si riferisce alla tempistica specifica per la registrazione delle transazioni nel sistema contabile e nei rapporti finanziari. La data di riconoscimento o di realizzazione determina quando una transazione appare nei registri contabili e negli estratti conto del proprietario, anche se la data di pagamento dell'ospite è diversa.
Periodo contabile bloccato
Questa funzionalità di conformità impedisce a chiunque di modificare le transazioni dopo la fine di un periodo contabile. Il blocco dei periodi riduce la possibilità di errori nei rapporti precedenti. Una volta bloccate, solo gli utenti con ruoli di Amministratore possono apportare modifiche a tali transazioni.
Registri e documenti contabili
Utilizzate questi strumenti per monitorare le singole transazioni e lo stato di salute generale dell'azienda.
Contabilità Generale
Il libro mastro generale è il fulcro centrale per il monitoraggio e la gestione di ogni transazione finanziaria all'interno della tua azienda. Fornisce registrazioni dettagliate organizzate per diversi conti e dimensioni.
Foglio contabile
Un foglio contabile tiene traccia delle transazioni di debito e credito per ogni conto e per ogni prenotazione. Contiene quattro sezioni principali:
Deposito anticipato: Fondi versati dall'ospite sul conto fiduciario che non sono ancora stati distribuiti ad altri conti.
Conti fornitori: un conto di passività che tiene traccia di ciò che la tua azienda deve a terzi, come fornitori, autorità fiscali, canali OTA o PMC.
Proprietari: Transazioni relative ai proprietari.
Contanti: Rappresenta il denaro in entrata e in uscita dal tuo conto fiduciario per una specifica prenotazione.
Il giornale di registrazione
Il giornale di registrazione è un registro centralizzato in cui è possibile visualizzare, ordinare e scaricare ogni transazione del sistema. Utilizzalo per gestire le registrazioni contabili relative a tutti i tuoi documenti contabili.
Riconciliazione bancaria
Il processo di riconciliazione bancaria verifica che gli importi registrati in Guesty corrispondano all'effettiva attività del tuo conto bancario. Garantisce che il saldo di cassa del tuo sistema rifletta accuratamente i fondi attualmente presenti sul tuo conto.
Transazioni e registrazioni
Questi termini descrivono le diverse modalità con cui i dati finanziari entrano nel sistema.
Voce del diario
Una registrazione contabile documenta una transazione finanziaria utilizzando il metodo della partita doppia. Per ogni registrazione, ci sono due lati. Ad esempio, la registrazione di un pagamento a un fornitore mostra l'uscita di denaro e la variazione del saldo del fornitore. Le registrazioni contabili vengono utilizzate per le rettifiche manuali, in cui si selezionano i conti a debito e a credito.
Transazione
In Guesty, una transazione è una categoria di registrazione contabile predefinita. Quando inserisci i dettagli aziendali, Guesty crea automaticamente le registrazioni contabili corrette.
Inversione del giornale
L' annullamento di una registrazione contabile rimuove una transazione dai registri contabili. Ciò impedisce che la transazione compaia nei saldi o nei report.
Erogazione
Un'erogazione è una liquidazione di fondi dal tuo account fiduciario a proprietari, fornitori o alla società di gestione del progetto (PMC). Rappresenta il deflusso di denaro per saldare i debiti in sospeso.
Addebito Proprietario
Un addebito proprietario è una transazione fatturata al proprietario in una data di riconoscimento specifica. Spesso comporta una ripartizione dei ricavi tra la società di gestione del progetto (PMC) e un fornitore e può essere impostato come addebito una tantum o ricorrente.
Spese a carico Proprietario
Una spesa a carico del proprietario è una transazione pagata a un fornitore in una determinata data di riconoscimento e addebitata al PMC o al proprietario. Questo addebito può essere impostato come una tantum o ricorrente.
Proprietario e gestione delle entrate
Gestisci i tuoi rapporti con i proprietari di proprietà utilizzando questi specifici termini finanziari.
Modello aziendale
I modelli aziendali definiscono come il sistema calcola e ripartisce gli addebiti o le spese tra la tua azienda, il proprietario o un fornitore. I tuoi estratti conto, report e rendiconti dipendono tutti dalla configurazione del tuo modello aziendale.
Report per il proprietario
Il report per il proprietario è un documento finanziario che riassume le transazioni relative a uno specifico proprietario in un determinato periodo di tempo. Include le entrate da prenotazione, le spese sostenute dal proprietario e i pagamenti a lui accreditati.
Reddito netto da locazione (NRI)
Il reddito netto da locazione è l'importo base che Guesty utilizza per calcolare le commissioni e i pagamenti al proprietario. Di default, include la tariffa della sistemazione, ma è possibile personalizzarlo includendo voci aggiuntive, come tasse e imposte.
Commissione Portale
La commissione Portale si riferisce alle tariffe che i canali di prenotazione addebitano per facilitare le prenotazioni. La commissione portale pre-detratta si verifica quando il portale la riscuote direttamente dal pagamento dell'ospite prima di trasferire il saldo rimanente al cliente.
Capitale circolante
Il capitale circolante è il denaro utilizzato per finanziare gli interventi e far fronte agli obblighi a breve termine.
Capitale circolante contrattuale: un importo fisso concordato con il proprietario da trattenere a titolo di garanzia per riparazioni o liquidità.
Capitale circolante disponibile: il saldo corrente e dinamico del sottoconto del capitale circolante, che varia al variare dei fondi tra i conti.
Organizzazione dei dati
Organizza le tue informazioni finanziarie per ottenere report e analisi più accurate.
Dimensione
Le dimensioni contabili sono attributi utilizzati per classificare i dati finanziari in modo dettagliato. Permettono di segmentare le informazioni al di là dei conti tradizionali, per una reportistica più granulare.
Categoria
Una categoria è una classificazione generale utilizzata per organizzare i dati finanziari in base a caratteristiche comuni.
Conti di cassa multipli
Con una configurazione a più account di cassa, è possibile registrare i pagamenti e aggiungere i versamenti dei titolari per specifici conti bancari. In questo modo, le transazioni rimangono separate, evitando di mescolare i fondi, e si può riconciliare ogni account individualmente.