Comprendere il linguaggio specialistico utilizzato in Guesty Accounting ti aiuta a gestire le tue finanze in modo accurato e a mantenere una comunicazione chiara con proprietari e fornitori. Questo articolo definisce i termini chiave che incontrerai quando utilizzi questa funzionalità.
Concetti contabili fondamentali
Questi termini fondamentali definiscono il modo in cui Guesty elabora e organizza i tuoi dati finanziari.
Contabilità fiduciaria
La legge impone alle aziende di depositare il denaro di proprietà di terzi in un account bancario specifico, chiamato " account fiduciario". Nel settore dell'ospitalità, i fondi degli ospiti vengono conservati in questo account fino al momento in cui vengono trasferiti all'azienda di gestione proprietà (PMC), ai proprietari di proprietà, alle autorità fiscali o a fornitori terzi.
Principio di competenza
Il principio di competenza è un metodo contabile che rileva ricavi e costi al momento della fornitura di un servizio, indipendentemente dal momento in cui si riceve il pagamento effettivo. Questo consente di registrare i ricavi al momento del check-in e di gestire le spese, come i pagamenti ai fornitori, prima dell'arrivo del pagamento dell'ospite.
Base di cassa
La contabilità di cassa rileva ricavi e spese solo dopo aver ricevuto il pagamento e aver fornito il servizio. Ad esempio, se si rilevano ricavi al momento del check-in ma l'ospite non ha ancora pagato, non è possibile pagare un fornitore di servizi di pulizia finché il pagamento dell'ospite non sarà presente nel tuo account Guesty.
Riconoscimento delle entrate
Il riconoscimento delle entrate si riferisce alla tempistica specifica per la registrazione delle transazioni nel sistema contabile e nei report finanziari. La data di riconoscimento o di realizzazione determina il momento in cui una transazione viene visualizzata nei registri contabili e negli estratti conto del proprietario, anche se la data di pagamento dell'ospite è diversa.
Periodo contabile bloccato
Questa funzionalità di conformità impedisce a chiunque di modificare le transazioni dopo la fine di un periodo contabile. Il blocco dei periodi riduce il rischio di errori nei report precedenti. Una volta bloccati, solo gli utenti con ruoli di Amministratore possono apportare modifiche a tali transazioni.
Registri e registrazioni
Utilizza questi strumenti per monitorare le singole transazioni e lo stato di salute generale dell'azienda.
Libro mastro generale
Il libro generale è il fulcro centrale per il monitoraggio e la gestione di ogni transazione finanziaria aziendale. Fornisce registri dettagliati organizzati per diversi conti e dimensioni.
Foglio contabile
Un registro contabile tiene traccia delle transazioni di addebito e di accredito per ogni account e per ogni prenotazione. Contiene quattro sezioni principali:
Deposito anticipato : fondi versati dall'ospite sull'account fiduciario e non ancora distribuiti ad altri registri.
Conti da pagare: un conto passivo che tiene traccia di quanto la tua azienda deve a terze parti, come fornitori, autorità fiscali, canali OTA o PMC.
Proprietari: Transazioni relative ai proprietari di proprietà.
Contanti: rappresenta il denaro che entra ed esce dal tuo conto fiduciario per una prenotazione specifica.
Diario di registrazione
Il giornale di registrazione è un registro centralizzato in cui è possibile visualizzare, ordinare e scaricare tutte le transazioni presenti nel sistema. Utilizzatelo per gestire le registrazioni contabili per tutti i vostri registri contabili.
Riconciliazione bancaria
Il processo di riconciliazione bancaria verifica che gli importi registrati in Guesty corrispondano all'effettiva movimentazione del tuo conto bancario. Garantisce che il saldo di cassa del tuo sistema rifletta accuratamente i fondi attualmente presenti sul tuo conto.
Transazioni e registrazioni
Questi termini descrivono i diversi modi in cui i dati finanziari entrano nel sistema.
Registrazione di giornale
Una registrazione di giornale documenta una transazione finanziaria utilizzando la contabilità in partita doppia. Ogni registrazione presenta due lati. Ad esempio, la registrazione di un pagamento a un fornitore mostra l'uscita di denaro e la variazione del saldo del fornitore. Utilizzate le registrazioni di giornale per le rettifiche manuali, selezionando i conti di debito e di credito.
Transazione
In Guesty, una transazione è una categoria predefinita di registrazione contabile. Quando inserisci i dati aziendali, Guesty crea automaticamente le registrazioni contabili corrette per te.
Storno contabile
Uno storno contabile rimuove una transazione dai registri contabili. Ciò impedisce che la transazione venga visualizzata nei saldi o nei report.
Erogazione
Un esborso è una liquidazione di fondi dal tuo account fiduciario a proprietari, fornitori o al PMC. Rappresenta l'uscita di denaro per saldare i saldi in sospeso.
Addebito Proprietario
Un addebito proprietario è una transazione fatturata a un proprietario in una data di riconoscimento specifica. Spesso comporta una ripartizione ricavi tra il PMC e un fornitore e può essere impostato come addebito una tantum o ricorrente.
Spesa a carico del proprietario
Una spesa a carico proprietario è una transazione che viene pagata a un fornitore, in una determinata data di riconoscimento, e addebitata al PMC o al proprietario. Può essere impostata come addebito una tantum o ricorrente.
Proprietari e gestione delle entrate
Gestisci i tuoi rapporti con i proprietari di proprietà utilizzando questi termini finanziari specifici.
Modello di business
I modelli di business definiscono il modo in cui il sistema calcola e condivide addebiti o spese tra la tua azienda, il proprietario o un fornitore. I tuoi fogli, report e rendiconti si basano tutti sulla configurazione del tuo modello di business.
Report per il proprietario
Un report per il proprietario è un documento finanziario che riassume le transazioni effettuate da un determinato proprietario in un determinato periodo di tempo. Include i ricavi derivanti dalle prenotazioni, le spese sostenute dal proprietario e i pagamenti a lui imputati.
Reddito netto da locazione (NRI)
Il reddito netto da locazione è l'importo base che Guesty utilizza per calcolare le commissioni e i compensi del proprietario. Di default, include la tariffa della sistemazione, ma è possibile personalizzarlo includendo voci aggiuntive, come commissioni e tasse.
Commissione Portale
La commissione Portale si riferisce alle commissioni che i canali di prenotazione addebitano per facilitare le prenotazioni. La commissione Portale prededotta si verifica quando il portale la riscuote direttamente dal pagamento dell'ospite prima di trasferire il saldo rimanente a te.
Capitale circolante
Il capitale circolante è il denaro utilizzato per finanziare gli interventi e far fronte agli obblighi a breve termine.
Capitale circolante per contratto : un importo statico concordato con un proprietario da trattenere come garanzia per riparazioni o liquidità.
Capitale circolante disponibile: saldo dinamico corrente nel sottolibro del capitale circolante che cambia man mano che i fondi si spostano tra i conti.
Organizzazione dei dati
Organizza le tue informazioni finanziarie per ottenere report e approfondimenti migliori.
Dimensione
Le dimensioni contabili sono attributi utilizzati per classificare i dati finanziari in modo dettagliato. Consentono di segmentare le informazioni oltre i conti tradizionali per ottenere report più granulari.
Categoria
Una categoria è una classificazione ampia utilizzata per organizzare i dati finanziari in base a caratteristiche comuni.
Conti di cassa multipli
Con la configurazione di più conti di cassa, puoi registrare i pagamenti e aggiungere i pagamenti dei titolari per conti bancari specifici. In questo modo, le transazioni rimangono separate per evitare di mescolare fondi e puoi riconciliare ogni conto individualmente.