In Guesty, le spese derivano da molteplici flussi, tra cui regole ricorrenti, inserimenti manuali e caricamenti di fatture tramite OCR. Per ridurre il lavoro manuale e migliorare la precisione contabile, Guesty utilizza un processo di ritentativo automatico per le spese in sospeso a causa di fondi insufficienti.
Scopri di più sulla gestione delle spese e degli oneri a carico del proprietario.
Individuare le spese con fondi insufficienti
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Per aprire il menu a tendina, seleziona "Finanziari". - Nella sezione Articoli, selezionareSpese.
- A destra di "Filtri" fai clic
e selezionare Stato. - Dal menu a tendina, selezionare "fondi insufficienti".
- Fai clic su Salva.
Come funziona il tentativo automatico
Quando una spesa ha lo stato " Fondi insufficienti ", viene automaticamente aggiunta a una coda di tentativi. Il sistema assegna una priorità a questa coda in base alla data di spesa più vecchia e all'importo della spesa.
Durante le esecuzioni orarie programmate, il sistema ricontrolla il saldo del proprietario nel conto fiduciario e risponde come segue:
Se i fondi sono disponibili: lo stato della spesa viene aggiornato a "Inviata" e il sistema crea le registrazioni contabili in Contabilit.
Se i fondi sono ancora insufficienti: la spesa rimane nello stato "Fondi insufficienti" e il sistema riprova a elaborarla nella successiva esecuzione programmata.
I tentativi automatici vengono effettuati fino a 45 giorni dalla data in cui lo stato cambiato per la prima volta in "Fondi insufficienti". Dopo 45 giorni, necessario gestire la spesa manualmente.
Riprova manualmente una spesa
possibile avviare un nuovo tentativo manuale in qualsiasi momento dalla pagina del resoconto spese. In questo modo, il saldo del titolare verr immediatamente ricontrollato e lo stato della spesa verr aggiornato.
Passo dopo passo:
A destra di una spesa con stato "Fondi insufficienti", fare clic
e selezionare Riprova.Nella finestra a comparsa, fai clic su Riprova.
Se il secondo tentativo ha esito positivo:
Lo stato viene aggiornato a " Inviato " o " Pagato " (se già erogato).
Una registrazione contabile viene riconosciuta nel registro contabile con la data corrente.
La spesa compare nell'estratto conto del proprietario.
È possibile pagare il fornitore tramite il normale flusso di erogazione.
Se il secondo tentativo fallisce:
La spesa risulta ancora nello stato " Fondi insufficienti ".
Viene visualizzato un messaggio che indica l'errore.
