In Guesty, le spese derivano da molteplici flussi, tra cui regole ricorrenti, inserimenti manuali e caricamenti di fatture tramite OCR. Per ridurre il lavoro manuale e migliorare la precisione contabile, Guesty utilizza un processo automatico di riprova per le spese in sospeso a causa di fondi insufficienti.
Nota:
Per le regioni in cui è vietato il mescolamento dei fondi, sono disponibili ulteriori informazioni su Come creare spese in sospeso per i proprietari.
Individuare le spese con fondi insufficienti
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Dati Finanziari per aprire il menu a tendina. - Nella sezione Articoli, seleziona Spese.
- A destra di "Filtri" fai clic
e seleziona Stato. - Dal menu a tendina, seleziona "Fondi insufficienti".
- Fai clic su Salva.
Come funziona il tentativo automatico
Quando una spesa ha lo stato "Fondi insufficienti", viene automaticamente aggiunta a una coda di tentativi. Il sistema assegna una priorità a questa coda in base alla data di spesa meno recente e all'importo della spesa.
Durante le esecuzioni orarie programmate, il sistema ricontrolla il saldo proprietario nell'account fiduciario e risponde come segue:
Se i fondi sono disponibili: lo stato della spesa viene aggiornato a "Inviata" e il sistema crea le registrazioni contabili in Dati Finanziari.
Se i fondi sono ancora insufficienti: la spesa rimane nello stato "Fondi insufficienti" e il sistema riprova a elaborarla nella successiva esecuzione programmata.
I tentativi automatici vengono effettuati fino a 45 giorni dalla data in cui lo stato è cambiato per la prima volta in "Fondi insufficienti". Dopo 45 giorni, è necessario gestire la spesa manualmente.
Riprova manualmente una spesa
È possibile avviare un nuovo tentativo manuale in qualsiasi momento dalla pagina del resoconto spese. In questo modo, il saldo proprietario verrà immediatamente ricontrollato e lo stato della spesa verrà aggiornato.
Passo dopo passo:
A destra di una spesa con stato "Fondi insufficienti", fare clic
e selezionare Riprova.Nella finestra a comparsa, fare clic su Riprova.
Se il secondo tentativo ha esito positivo:
Lo stato viene aggiornato a "Inviato" o "Pagato" (se già erogato).
Una registrazione contabile viene riconosciuta nei Dati Finanziari con la data corrente.
La spesa compare nell'estratto report per il proprietario.
È possibile pagare il fornitore tramite il normale flusso di erogazione.
Se il secondo tentativo fallisce:
La spesa risulta ancora nello stato "Fondi insufficienti".
Viene visualizzato un messaggio che indica l'errore.
