Quando si abilita ed esegue una riconciliazione bancaria nella soluzione di contabilità fiduciaria di Guesty, è possibile che venga apportata una rettifica sia al conto di cassa sia, in particolare, al registro del gestore immobiliare.
Prima di impostare le riconciliazioni bancarie per la prima volta, si prega di leggere quanto segue per comprendere il motivo di tali rettifiche e le cause più comuni di discrepanze significative, come ad esempio un saldo elevato dopo la riconciliazione iniziale.
Che cos'è il processo di riconciliazione?
Il processo di riconciliazione di Guesty è progettato per garantire che il saldo di cassa registrato nel sistema rifletta accuratamente i fondi effettivamente detenuti sul conto bancario del vostro trust. Funziona prendendo l'importo di cassa indicato nel sistema a una data specifica, considerando eventuali transazioni non ancora contabilizzate (depositi o prelievi non ancora registrati dalla banca) e confrontando il saldo di sistema calcolato con il saldo bancario effettivo.
Perché vengono apportate delle modifiche?
Se si riscontra una differenza tra il saldo di cassa calcolato dal sistema e il saldo bancario, il sistema effettuerà una rettifica per allineare i registri interni al conto bancario reale. Ulteriori informazioni sui diversi tipi di rettifica sono disponibili di seguito.
Adeguamento a fronte del conto cassa
Il procedimento è semplice: il sistema deve correggere il proprio saldo di cassa interno per farlo corrispondere al saldo bancario verificato. Se il sistema ritiene che tu abbia $X, ma la banca mostra $Y, viene registrato un adeguamento di ($Y - $X) sul tuo conto corrente per correggere la discrepanza.
Adeguamento rispetto al libro mastro/conto del gestore immobiliare
Questo è un punto cruciale nella contabilità fiduciaria. Il gestore immobiliare è in ultima analisi responsabile della salute finanziaria e dell'integrità del conto fiduciario.
Se dalla riconciliazione emerge che nel conto fiduciario non ci sono fondi sufficienti a coprire le passività registrate dal sistema, oppure se si riscontra un surplus o un deficit inspiegabile, è responsabilità dell'amministratore immobiliare porvi rimedio.
Pertanto, qualsiasi rettifica necessaria per bilanciare il conto fiduciario (in particolare quelle derivanti da passività non gestite o discrepanze storiche) viene registrata nel libro mastro dell'amministratore immobiliare. Ciò garantisce che l'amministratore immobiliare sia responsabile del reintegro dei fondi in caso di deficit o della gestione di eventuali eccedenze non contabilizzate.
Motivi comuni per grandi aggiustamenti
Un'importante rettifica, ad esempio un saldo di 3 milioni di dollari, indica in genere significative discrepanze storiche o saldi non gestiti all'interno del sistema prima del processo di riconciliazione. Di seguito sono elencate le cause più comuni.
Acconti versati per prenotazioni già effettuate
Guesty tiene traccia degli acconti versati, ovvero i fondi raccolti dagli ospiti prima del loro soggiorno. Se una prenotazione è già stata effettuata ma risulta ancora presente un saldo insoluto nella sezione "acconti versati" (il che significa che sono stati erogati più fondi di quelli riscossi o contabilizzati per quella prenotazione), si crea un'incongruenza. Il sistema si aspetta che questi fondi siano custoditi in un conto fiduciario, ma potrebbero essere già stati erogati o non essere mai stati completamente contabilizzati.
Impatto sul saldo di cassa
Se sono stati erogati più fondi (ad esempio, a un proprietario, un fornitore o un amministratore immobiliare) rispetto a quelli incassati per una prenotazione, ciò influirà negativamente sul saldo di cassa percepito nel sistema. Il sistema, infatti, ritiene di dover ancora detenere denaro che è già uscito dal conto bancario.
Raccomandazione
Prima di procedere alla riconciliazione, si raccomanda vivamente di assicurarsi che tutti i depositi anticipati relativi a prenotazioni passate (per le quali il soggiorno è già terminato) siano azzerati. Ciò potrebbe comportare rettifiche manuali o indagini per capire perché questi saldi persistono.
Conti fornitori non pagati che sono già stati incassati dalla banca
Guesty tiene traccia di vari debiti verso fornitori, ovvero importi dovuti a gestori di proprietà, tasse e IVA, canali di distribuzione e fornitori. Se le transazioni relative a questi debiti sono già state pagate o incassate dal tuo conto bancario, ma risultano ancora "non pagate" nel tuo sistema Guesty, si crea una discrepanza significativa.
Impatto sul saldo di cassa
Il sistema ritiene che questi fondi debbano ancora essere erogati e, pertanto, presume che facciano ancora parte del saldo di cassa del tuo conto fiduciario. Tuttavia, poiché sono già stati trasferiti dalla tua banca, ciò gonfia il saldo di cassa percepito dal sistema rispetto al saldo bancario effettivo. La riconciliazione dovrà quindi ridurre il saldo di cassa del sistema, il che comporterà un'importante rettifica negativa per allinearlo alla realtà.
Raccomandazione
Nella sezione "Saldi", crea un pagamento per registrare queste transazioni nei diversi conti.
Saldi non pagati dai proprietari o fondi non erogati
Se sono presenti fondi dovuti ai proprietari che non sono stati correttamente erogati tramite il sistema (e risultano "non pagati" nel sistema di erogazione ai proprietari), il sistema presume che tali fondi siano ancora detenuti all'interno del trust. Analogamente, saldi iniziali errati per i proprietari o altri conti di passività possono indurre il sistema a sovrastimare i fondi che ritiene di dover detenere.
Impatto sul saldo di cassa
Come nel caso dei conti fornitori, se questi fondi non sono effettivamente presenti in banca, magari a causa di registrazioni storiche errate o di pagamenti manuali precedenti non registrati in Guesty, il saldo di cassa del sistema risulterà gonfiato. La riconciliazione correggerà quindi questo errore apportando una rettifica significativa.
Raccomandazione
Nella sezione "Saldi", crea un pagamento per registrare queste transazioni nei diversi conti.
L'importanza di un corretto bilanciamento delle passività
Il principio fondamentale è che il sistema contabile del vostro trust deve riflettere accuratamente non solo la liquidità, ma anche tutte le passività, ovvero quanto dovete ai proprietari, ai fornitori, alle autorità fiscali, ecc.
È fondamentale che tutti i saldi delle passività siano corretti e aggiornati nel sistema prima di iniziare il processo di riconciliazione bancaria. Ciò garantisce che il saldo di cassa calcolato dal sistema rifletta accuratamente solo i fondi che dovrebbero essere presenti nel trust per coprire le passività note. In questo modo, qualsiasi rettifica effettuata dal sistema sarà minima e rifletterà solo differenze temporali reali o piccoli arrotondamenti, anziché enormi discrepanze storiche.
Sappiamo che le rettifiche di entità rilevante possono generare confusione. Per migliorare la trasparenza, in futuro prevediamo di introdurre un "conto di compensazione". Questo conto verrà utilizzato per tutti i saldi iniziali, le rettifiche di saldo e le correzioni dei depositi anticipati. Ciò renderà molto più semplice tracciare e comprendere come vengono calcolati questi saldi, fornendo una visione più chiara delle rettifiche di riconciliazione.
In conclusione, un'importante rettifica di riconciliazione, come ad esempio un saldo di 3 milioni di dollari, è un chiaro indicatore della necessità di un'attenta revisione e correzione dei conti di passività del sistema (depositi anticipati, debiti verso fornitori, saldi dei titolari). Assicurandosi che questi saldi siano accurati prima della riconciliazione, è possibile ridurre al minimo le rettifiche di importo elevato e mantenere un conto fiduciario sano e trasparente.
Se riscontri una modifica significativa, concentra la tua indagine su queste aree chiave per identificare e correggere le incongruenze dei dati sottostanti.