L'aggiunta di contatti offre ai proprietari di proprietà maggiore flessibilità, consentendo a persone di fiducia di accedere e gestire il loro Portale dei proprietari per loro conto.
Questa funzionalità aiuta anche i gestori di proprietà a gestire i proprietari che amministrano più proprietà tramite diverse LLC. Per separare i dati finanziari, gli estratti conto proprietario e i moduli 1099 per la conformità fiscale, è possibile creare un profilo proprietario univoco per ogni LLC in Guesty. Aggiungendo il singolo proprietario come contatto aggiuntivo in tutti i profili LLC, sarà possibile gestire tutte le entità da un unico account.
Questo articolo spiega come funzionano i contatti aggiuntivi, come aggiungerli ai profili proprietario e come gestirne l'accesso.
Comprensione dei contatti aggiuntivi
Ogni contatto aggiuntivo utilizza un unico indirizzo e-mail per tutti gli account del Portale dei proprietari a cui deve accedere. Non è necessaria un'e-mail separata per ciascun portale.
Non esistono restrizioni di ruolo predefinite per i contatti aggiuntivi. I contatti aggiuntivi hanno pieno accesso al Portale dei proprietari ed eseguono le stesse azioni del proprietario di proprietà, tra cui:
Visualizzano tutte le informazioni del portale, inclusi calendari, prenotazioni e dati finanziari.
Creano e gestiscono i soggiorni del proprietario per conto del proprietario
Accedono alle informazioni contabili e finanziarie
Comunicano attraverso il portale
Aggiornano le informazioni del profilo del proprietario
Per chiarire lo scopo di ciascun contatto, quando si aggiungono contatti si utilizzano nomi di ruolo descrittivi, come "Contabile", "Assistente" o "Membro del consiglio di amministrazione".
Mancia:
Monitorare l'attività del portale tramite strumenti di reporting standard. Comunicare direttamente le responsabilità ai contatti aggiuntivi per definire le aspettative.
Accesso a più portali
La funzione di accesso centralizzato offre vantaggi specifici per i contatti aggiuntivi:
Processo di onboarding semplificato: il primo invito al Portale dei proprietari consente a un contatto di impostare la propria password. Gli inviti successivi inviano una notifica per accettare l'invito, riducendo i passaggi necessari per l'onboarding.
Accesso unificato: i contatti aggiuntivi accedono una sola volta per accedere a tutti gli account Portale dei proprietari associati alla loro e-mail. Dopo aver effettuato l'accesso, utilizzano il menu a tendina "Cambio Proprietario " per passare da un'entità proprietario all'altra, ad esempio più LLC o proprietari.
Aggiungi altri contatti al profilo proprietario
Per concedere a un singolo utente l'accesso al portale, aggiungilo come contatto aggiuntivo al profilo proprietario corrispondente. Se devi concedere a un contatto l'accesso centralizzato per più entità proprietario o LLC, ripeti questi passaggi per ogni profilo e inserisci sempre lo stesso indirizzo e-mail personale per avviare la procedura di accesso centralizzata.
Segui i passaggi seguenti per aggiungere un contatto aggiuntivo.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su
Operazioni per aprire il menu a tendina. - Nella sezione Portfolio , seleziona Proprietari .
- Seleziona il profilo proprietario o della LLC pertinente.
- Nella barra laterale sinistra, fai clic su Contatti aggiuntivi.
- Fai clic su + Aggiungi contatto .
- Inserisci le informazioni pertinenti.
- Attiva l'accesso al portale per abilitare l'accesso al Portale dei proprietari e inviare l'invito e-mail.
- Fai clic su Salva.
- Ripeti questi passaggi per ogni profilo proprietario o LLC collegata a questa persona, se questa persona gestisce più account, assicurandoti di inserire sempre lo stesso indirizzo e-mail.
Il primo invito consente al contatto di impostare la propria password e di registrare l'accesso. Per i portali aggiuntivi, riceve una notifica per accettare l'invito.
Gestisci i contatti aggiuntivi esistenti
È possibile gestire l'accesso ai contatti dalla scheda " Contatti aggiuntivi" del profilo proprietario corrispondente.
- Filtro: cerca i contatti per nome, e-mail, ruolo o stato di accesso.
- Concedi l'accesso: attiva o disattiva l'interruttore "Accesso al portale" per concedere o revocare l'accesso e conferma nella finestra a comparsa.
- Invia invito: fai clic su Invia invito per reinviare l'e-mail di registrazione. Copia il link di invito se preferisci inviarlo tramite un altro portale di comunicazione.
- Modifica o elimina: Fai clic
. Seleziona il contatto e scegli l'azione desiderata. Conferma nella finestra a comparsa.
Importante:
Non è possibile modificare l'indirizzo e-mail di un contatto aggiunto dopo la sua creazione. Per modificarlo, è necessario rimuovere il contatto e aggiungerne uno nuovo con l'indirizzo e-mail corretto.
Prenotazioni Proprietario come Contatto Aggiuntivo
Quando i contatti aggiuntivi creano prenotazioni nel Portale dei Proprietari, possono scegliere:
- Prenotazione Proprietario – Contrassegnata come creata dal Proprietario.
- Prenotazione Proprietario-Ospite – Contrassegnata come soggiorno del Proprietario, in cui il Proprietario è l'Ospite.
Le prenotazioni da contatti aggiuntivi non mostrano un'etichetta separata. Appaiono come se fossero state create dall'entità Proprietario.
FAQ
Posso utilizzare lo stesso indirizzo e-mail come e-mail di contatto principale per più profili Proprietario?
No. Ogni profilo Proprietario in Guesty richiede un indirizzo e-mail principale univoco. Non è possibile utilizzare lo stesso indirizzo e-mail come e-mail principale per più di un profilo Proprietario. Tuttavia, è possibile aggiungere questo indirizzo e-mail comune come contatto aggiuntivo per più profili Proprietario, in modo da garantire un accesso unificato.
Ad esempio, se un Proprietario di nome Matt possiede due proprietà tramite due LLC separate, la struttura può essere organizzata in questo modo:
Best Stay LLC (Profilo Proprietario 1): Utilizza un'e-mail principale univoca. Matt viene aggiunto come contatto aggiuntivo utilizzando matt@gmail.com.
Super Stay LLC (Profilo Proprietario 2): Utilizza un'e-mail principale univoca diversa. Matt viene aggiunto come contatto aggiuntivo utilizzando matt@gmail.com.
Con questa configurazione, Matt accede una sola volta al Portale dei Proprietari utilizzando matt@gmail.com e usa il menu a tendina "Proprietario Switcher" per passare da una visualizzazione all'altra delle informazioni relative alle due proprietà.
