Utilizzare ReplyAI nei messaggi di Posta in arrivo

ReplyAI è uno strumento innovativo e gratuito, integrato direttamente nella tua Posta in arrivo Guesty. Genera istantaneamente risposte basate sull'intelligenza artificiale per oltre il 98% dei messaggi in arrivo. Analizza il sentiment dei messaggi, aiutandoti a comprendere l'umore e il tono delle richieste dei tuoi ospiti, in modo da poter rispondere di conseguenza. Le risposte generate rispecchiano la voce unica del tuo brand, mantenendo la comunicazione con gli ospiti autentica e coerente.

È possibile attivare o disattivare ReplyAI a seconda delle necessità. Questa è un'impostazione dell'account. L'attivazione o la disattivazione di ReplyAI si applica a tutti i membri del team dell'account.

Attiva ReplyAI

È necessario attivare ReplyAI prima di poter utilizzare questa funzionalità. L'attivazione può essere effettuata solo dai membri del team in possesso delle autorizzazioni appropriate.

Segui le istruzioni riportate di seguito per attivare ReplyAI.

Passo dopo passo

1. Accedi al tuo account Guesty.
2. Nel menu di navigazione laterale, fai clic Posta in arrivo.
3. Attiva ReplyAI:
   • Da una conversazione:
     1. Da qualsiasi conversazione nella Posta in arrivo, fai clic .
     2. Fai clic su Attiva ReplyAI e conferma l'azione nella finestra a comparsa.
   • Dalle impostazioni avanzate:
     1. Nel menu a sinistra, fai clic su Gestisci e seleziona ReplyAI.
     2. Attiva ReplyAI e conferma l'azione nella finestra a comparsa.

Potrebbero essere necessarie fino a 24 ore prima che ReplyAI sia attivo dopo l'attivazione. Durante questo periodo, ReplyAI analizza la tua posta in arrivo precedente per identificare le domande frequenti e valuta il tono e lo stile dei messaggi. Una volta pronto, ReplyAI inizierà automaticamente a suggerire risposte ai tuoi messaggi in arrivo.

Configura il tono e la durata delle risposte automatiche

Dopo aver attivato ReplyAI, personalizza le sue risposte automatiche in modo che rispecchino il tono di voce del tuo brand: ad esempio, calma e premurosa, concisa e diretta, oppure elegante e raffinata. Segui i passaggi seguenti per configurare lo stile vocale di ReplyAI.

Passo dopo passo

1. Ripetere i passaggi 1-2 sopra descritti.
2. Nel menu a sinistra, fai clic su Gestisci e seleziona ReplyAI .
3. Nella sezione "Stile vocale", fai clic (oppure Personalizza lo stile vocale se ReplyAI è disattivato).
4. Configura lo stile vocale:
   • Nella sezione "durata della risposta", trascina il cursore per impostare la durata desiderata della risposta.
     
   • Nella sezione "Tono", seleziona il tono di voce desiderato.
     
5. Esamina il pannello "Anteprima" sulla destra. Si aggiorna automaticamente man mano che apporti modifiche e la durata e il tono attuali vengono visualizzati accanto a "Stile".
6. Fai clic su Salva modifiche .

Per nascondere il pannello "Anteprima", fai clic .

Pilota: definire le linee guida

Le linee guida ti consentono di controllare come ReplyAI comunica con gli ospiti in situazioni specifiche. Puoi creare fino a 50 linee guida, ad esempio per fornire indicazioni sul parcheggio ogni volta che un ospite le richiede, oppure per far rispettare gli orari di silenzio.

Passo dopo passo

1. Ripetere i passaggi 1-2 sopra descritti.
2. Nel menu a sinistra, fai clic su Gestisci e seleziona ReplyAI .
3. Nel riquadro "Linee guida", fai clic (oppure crea delle linee guida se ReplyAI è disattivato).
4. Seleziona una linea guida esistente dall'elenco oppure fai clic su Crea linea guida per aggiungerne una nuova.
5. (Facoltativo) Per iniziare da un modello, fai clic su Non sai da dove iniziare? Prova uno di questi sul lato destro della pagina, seleziona un modello e fai clic su Usa modello nella finestra a comparsa.
6. Configurare la nuova linea guida:
   • Nella sezione "Nome", inserisci un nome (massimo 50 caratteri).

   • Nella sezione "Come dovrebbe l'IA interagire con i tuoi ospiti?", scrivi le istruzioni su come ReplyAI dovrebbe rispondere (massimo 2.000 caratteri). Ad esempio: "Se un ospite chiede informazioni su visitatori o eventi, specifica chiaramente che le feste sono vietate e ricordagli l'orario del silenzio dalle 22:00 alle 8:00."

     Importante:

     ReplyAI può fare riferimento solo a specifici punti dati . Le linee guida che si basano su altri dati non verranno seguite in modo affidabile.

   • In "Assegnato alle proprietà", fai clic su Modifica, quindi nel pannello di destra scegli Tutte le proprietà, proprietà specifiche (seleziona da un elenco) oppure Assegna per regola (filtro per tag o altre regole).
7. Nel pannello laterale, fai clic su Salva.
8. Salva le linee guida:
   • Per salvare come bozza, fai clic su Salva in alto a destra.
   • Per applicare immediatamente, fai clic su Attiva in alto a destra, quindi fai clic su Attiva nella finestra a comparsa.

Gestire le linee guida

Le nuove linee guida vengono visualizzate nella pagina "Linee guida", dove è possibile cercare una linea guida o filtrare l'elenco in base allo stato (attivo o inattivo) o proprietà assegnate. Fare clic su per mostrare tutte le descrizioni delle linee guida, oppure per nasconderli. Per visualizzare le istruzioni di una singola linea guida, fare clic su nel riquadro della linea guida.

Modifica, disattiva o elimina una linea guida

• Modifica o elimina: nel riquadro della linea guida, fai clic e seleziona Modifica o Elimina . Se si desidera eliminare, fare clic su Elimina linea guida nella finestra a comparsa per confermare.
• Disattiva: Disattiva la linea guida.

Revisiona i punti dati a cui ReplyAI può fare riferimento

ReplyAI può fare riferimento solo ai seguenti punti dati:

• Dettagli Prenotazione (stato, nome ospite, date di check-in e check-out)
• Dettagli Proprietà
• Risposte salvate
• Ultimi 10 messaggi dell'ospite

Utilizza ReplyAI per i messaggi

ReplyAI è in grado di generare risposte suggerite dall'intelligenza artificiale ai messaggi degli ospiti e di migliorare i messaggi che scrivi tu stesso.

I suggerimenti di ReplyAI per i messaggi vengono visualizzati solo quando l'ultimo messaggio in una conversazione proviene da un ospite. Puoi utilizzare i suggerimenti di ReplyAI così come sono, oppure puoi modificarli e migliorarli in base alle tue esigenze.

Segui i passaggi seguenti per creare, migliorare e inviare un messaggio utilizzando ReplyAI.

Passo dopo passo

1. Accedi al tuo account Guesty.
2. Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Posta in arrivo.
3. Nel sottomenu Posta in arrivo, seleziona la posta in arrivo pertinente.
4. Seleziona la conversazione pertinente.
5. In fondo alla casella di testo, fai clic sull'icona e scegli una delle seguenti opzioni:
   • Suggerisci risposta: genera automaticamente una risposta. Accanto al testo generato, fai clic sull'icona per migliorare la risposta.

   • Genera un riepilogo della conversazione: riepiloga rapidamente la conversazione. Il riepilogo appare nel messaggio, ma è visibile solo a te e ad altri membri del team con accesso all'account.

     Puoi anche fare clic sull'ellissi verticale nell'angolo in alto a destra della conversazione per generare un riepilogo.

6. Fai clic su Invia.

Migliora le risposte automatiche

Quando un ospite invia un messaggio via e-mail, ReplyAI genera una risposta automatica per la tua approvazione, mantenendo il messaggio contrassegnato come non letto. Accanto alla risposta generata automaticamente, fai clic su per migliorarlo.

Utilizza le frecce per regolare la risposta:

• Più amichevole
• Più formale
• Accorciato
• Espandere
• Riformulato
  

Traduci i messaggi degli ospiti

Per tradurre un messaggio ospite nella lingua di visualizzazione configurata, vai al messaggio ospite più recente, fai clic nell'angolo in alto a destra della conversazione, seleziona Traduci in [lingua]. Questa opzione è supportata solo per i messaggi correnti e futuri.

L'opzione Traduci potrebbe non essere visualizzata nelle seguenti situazioni:

• L'ultimo messaggio è stato inviato da un utente o da un messaggio automatico, non da un ospite. Ad esempio, l'opzione di traduzione non verrà visualizzata in un messaggio precedente di un ospite in una lingua diversa dall'inglese se la tua ultima risposta è stata inviata successivamente.
• Il messaggio è molto breve, composto da singole parole o brevi frasi. Ciò accade perché il servizio di traduzione non dispone di dati sufficienti per un'elaborazione accurata.

In alternativa, puoi utilizzare la funzione di traduzione del tuo browser ( Chrome , Safari , Edge o Firefox ).

Disattiva ReplyAI

Se non desideri più utilizzare ReplyAI, puoi disattivarlo in qualsiasi momento.

Nel menu a sinistra, fai clic su Gestisci e seleziona ReplyAI .

Seleziona ReplyAI, disattiva ReplyAI e conferma l'azione nella finestra a comparsa.