Accounting by Guesty est un service haut de gamme. Vous travaillerez avec un membre dédié de notre équipe de professionnels de la comptabilité pour comprendre vos besoins et vous accompagner dans le démarrage.
Guesty Accounting est une plateforme de comptabilité fiduciaire et non un système comptable opérationnel complet. En savoir plus sur l’utilisation de comptes bancaires distincts pour la comptabilité fiduciaire .
Assurez-vous que vos Rôles d'utilisateur et Autorisations d'utilisateur incluent Administrateur ou Comptable pour pouvoir mettre à jour les informations comptables.
La première étape pour utiliser la comptabilité consiste à configurer vos modèles d'entreprise . Les calculs effectués dans les autres parties de la comptabilité, comme les folios, les rapports et les relevés de propriétaire, sont tous basés sur la configuration de vos modèles d'entreprise. Ces modèles doivent être cohérents avec votre système comptable existant afin de garantir une gestion optimale de vos finances dans Guesty.
Pour vous préparer à l'avance à votre appel d'intégration en comptabilité, regardez cette courte vidéo et consultez les informations ci-dessous.
Mise en place financière et opérationnelle préalable
Une configuration correcte des données financières et opérationnelles est essentielle pour garantir une intégration et un fonctionnement optimaux. Les éléments ci-dessous doivent être configurés dans Guesty avant de commencer à utiliser la comptabilité.
Vérifiez les informations de votre compte Guesty
Veuillez vérifier l'exactitude des informations relatives à votre entreprise, notamment l'adresse et le fuseau horaire. Si des modifications sont nécessaires, consultez les détails concernant les modifications que vous pouvez effectuer vous-même et les situations dans lesquelles vous devez nous contacter.
Configuration des taxes
Vérifiez que les taxes sont correctement configurées pour toutes les annonces.
Confirmez quelles taxes sont versées par les canaux et quelles taxes sont versées par le PMC/propriétaire.
Frais supplémentaires d'installation
Tous les frais supplémentaires doivent être saisis dans Guesty avant la mise en place d'un nouveau modèle commercial.
Les frais doivent être configurés au niveau du compte (dans les paramètres financiers) ou au niveau de l'annonce, même s'ils ne seront appliqués que ultérieurement.
Connexion à l'annonce
Veillez à ce que toutes les annonces soient connectées et synchronisées avec les canaux de réservation pertinents.
Configuration du propriétaire
Veillez à ce que les propriétaires soient ajoutés à Guesty et qu'un propriétaire soit attribué à chaque annonce. Les annonces ne peuvent pas être attribuées à des modèles commerciaux si aucun propriétaire n'y est attribué.
Mise en place de la commission du canal
Configurez les commissions de canal pour toutes les chaînes intégrées avant de télécharger les Réservations.
Pour VRBO, ne configurez de commission que si vous êtes sur PPB (paiement par réservation).
Si la commission du canal n'est pas configurée avant le chargement des Réservations, elle ne sera pas appliquée à ces Réservations.
Importation et validation des Réservations
Veuillez confirmer que toutes les Réservations ont bien été importées dans Guesty.
Vérifiez l'exhaustivité et l'exactitude des données de réservation. Validez au moins une réservation par source (ceci est particulièrement important pour les Réservations importées). Assurez-vous de valider les éléments suivants pour chaque réservation dans le Folio de voyageurs :
- Montant total payé
- Commission du canal
- Tarif d'hébergement
- Frais de nettoyage
- Frais supplémentaires
- Taxes
Si nécessaire, veuillez soumettre une demande d'assistance à l'avance afin de corriger toute inexactitude.
Exigences du modèle d'entreprise
Quand commence votre exercice fiscal ?
Veuillez nous indiquer le mois de début de votre exercice fiscal. Nous configurerons cela dans notre système pour que les relevés des propriétaires fassent état de cumuls annuels précis.
Combien de modèles économiques sont nécessaires ?
Il est important de prendre en compte divers facteurs pour déterminer le nombre de modèles commerciaux nécessaires. Notez que plusieurs annonces peuvent être attribuées à un seul modèle commercial. Voici quelques options à considérer :
- Par la Commission PMC
- Cela peut être basé sur un pourcentage, par exemple 15 %, 20 % ou 25 %.
- Par propriétaire
- Par annonce/propriété
- En fonction de diverses dépenses récurrentes ou charges du propriétaire
Quand souhaitez-vous activer la comptabilité ?
La date d'activation comptable détermine la date d'application du modèle commercial et le calcul de la part des revenus liée à vos Réservations. Les Réservations dont l'arrivée ou le paiement de fin de séjour a lieu à compter de cette date seront incluses dans vos relevés de propriétaire.
Comment calcule-t-on le revenu locatif net ?
Clarifiez le revenu locatif net (RNN) de votre entreprise en déterminant la base de calcul de votre commission PMC. Exemples :
- Tarif d'hébergement uniquement
- Tarif d'hébergement + frais supplémentaires
- Revenu net (Tarif d'hébergement moins commission du canal)
Vous pouvez sélectionner les frais fixes à déduire de votre calcul d'impôt sur les non-résidents (NRI). (Dans le cadre du projet pilote) Incluez les frais en pourcentage, tels que les frais de traitement des paiements.
Comment répartissez-vous les revenus provenant des frais ?
Confirmez la part des revenus entre le gestionnaire de projet et le propriétaire pour les frais de base et les frais supplémentaires. Les frais de base comprennent l'annulation et le nettoyage.
Avez-vous des frais ou des charges récurrentes au propriétaire ?
Déterminez les frais ou dépenses récurrents du propriétaire, le cas échéant :
- Déterminez le montant ou le pourcentage
- Précisez la fréquence
- Ces conditions s'appliquent-elles à toutes les sources ou à certaines d'entre elles ?
Quelle est votre date de reconnaissance des revenus préférée ?
Identifiez la date de reconnaissance des revenus parmi les suivantes :
La transaction sera prise en compte lors de l'arrivée, même si le voyageur a payé avant la date d'arrivée.
- Paiement de fin de séjour
La transaction sera prise en compte lors du paiement de fin de séjour, même si le voyageur a payé avant la date de paiement de fin de séjour.
La transaction sera comptabilisée chaque nuit, avec une écriture comptable distincte pour chaque nuit. Par exemple, si une réservation s'étend du 25 mai au 5 juin, la transaction sera comptabilisée pour chaque nuit, même si elles se situent dans deux mois différents.
Méthode comptable
Vérifiez si votre méthode comptable est la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse.
Comptabilité d'exercice
Les revenus et les charges sont comptabilisés lorsque le service est rendu, même si le paiement n'a pas encore été effectué. Cela signifie que vous pouvez comptabiliser le revenu à l'arrivée du voyageur même si celui-ci ne paie qu'au moment du paiement de fin de séjour. Vous pouvez ainsi régler votre fournisseur de nettoyage, par exemple, avant de recevoir le paiement du voyageur lors du paiement de fin de séjour.
Base de trésorerie
Les revenus et les charges ne sont comptabilisés que lorsque le service est rendu et que le paiement a déjà été effectué. Si vous comptabilisez le revenu à l'arrivée, mais que le voyageur n'a pas encore payé, vous ne pourrez pas régler votre fournisseur de nettoyage tant qu'il n'aura pas effectué le paiement.