Lorsqu'une propriété est nettoyée et prête plus tôt que prévu, un voyageur peut arriver plus tôt. Le gestionnaire de l'arrivée anticipée repère ces voyageurs et vous demande votre accord pour leur proposer une arrivée anticipée sans frais supplémentaires. Une fois votre accord obtenu, l'agent modifie l'heure d'arrivée du client en conséquence ; les codes d'accès et les messages d'arrivée programmée seront alors envoyés à la nouvelle heure.
L'agent transmet une instruction à ReplyAI, qui rédige et envoie ensuite le message final dans la langue du client via son canal de communication habituel. Vous gardez toujours le dernier mot : aucun message n'est envoyé sans votre accord.
Important :
Votre compte Guesty doit avoir ReplyAI activé.
Limites
Prenez connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de gestion des arrivées anticipées :
- Coût : L’agent informe toujours les voyageurs qu’une arrivée anticipée est possible sans frais supplémentaires. Il est impossible de proposer une arrivée anticipée payante.
- Réservations Airbnb : L’agent ne modifie pas les heures d'arrivée sur les réservations Airbnb, car Airbnb les réinitialise lors de sa prochaine synchronisation. Le voyageur est toujours informé qu’il peut arriver plus tôt, et la fiche de confirmation vous rappelle de mettre à jour manuellement le code d’accès si nécessaire.
- Statut de propreté : L’agent considère que le logement est propre et prêt à accueillir le voyageur si le statut de propreté « Propre » est indiqué. Les autres statuts, comme « En attente d’inspection », ne sont pas pris en compte.
- Activation antérieure : Si vous avez activé cet agent avant le 7 octobre 2026, désactivez-le puis réactivez-le. Vous aurez ainsi accès à l’option « Exécuter maintenant » et au déclencheur d'état de nettoyage.
Comprendre le rôle de l'agent responsable des arrivées anticipées
L'agent s'exécute :
- Automatiquement toutes les heures.
- En cas de déclenchement manuel.
- Lorsqu'un changement est constaté dans le statut de propreté d'une propriété, l'agent ne vérifie que cette propriété.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Trouve des réservations confirmées arrivant plus tard dans la journée.
- Vérifie si chaque voyageur remplit les conditions requises. Un voyageur est admissible uniquement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Il est midi ou plus tard dans le fuseau horaire du logement, et l' heure d'arrivée n'est pas encore arrivée. Si la propriété est nettoyée le matin, le premier passage du service de nettoyage après-midi la prendra en charge.
- Le statut de propreté de la propriété est « Propre ».
- D'après le statut de leur séjour , aucun voyageur précédent ne séjourne actuellement dans la propriété. Si un séjour précédent se chevauche, le voyageur est maintenu en attente.
- Le voyageur n'a pas encore été informé qu'il pouvait arriver plus tôt.
- Le voyageur n'attend pas de réponse de votre part dans la boîte de réception Guesty.
- Aucune plainte n'est actuellement en cours concernant cette réservation.
- Crée une carte d'approbation dans le hub des agents listant chaque voyageur admissible, jusqu'à 25.
- Pour chaque voyageur que vous approuvez, modifiez l'heure d'arrivée de la réservation, puis transmettez l'instruction à ReplyAI après une dernière vérification de la conversation du client.
Comment l'agent modifie l'heure d'arrivée
Lorsque vous approuvez la réservation d'un voyageur, et avant même que celui-ci en soit informé, l'agent modifie l'heure d'arrivée (l'HAP du voyageur) à l'heure que vous avez approuvée, arrondie à la minute supérieure dans le fuseau horaire de l'établissement. Par exemple, si vous approuvez la réservation à 12 h 07, l'heure d'arrivée sera 12 h 15.
Avant d'envoyer le message, l'agent vérifie que le nouvel horaire a bien été enregistré dans la réservation. Si l'horaire ne peut être modifié, l'agent n'envoie pas le message et ajoute le voyageur à la liste « Non envoyé, a besoin de vous » dans le rapport d'activité.
Après le passage du temps :
- Codes d'accès : Guesty Locks Manager active le code d'accès en fonction de l' HAP du client. Le code est donc basé sur l'heure précédente. La mise à jour du code peut prendre jusqu'à 20 minutes. En savoir plus sur l'activation des codes voyageur .
- HAP de la réservation : L' HAP sur la réservation correspond à l'heure de l'offre, et non à l'heure confirmée par le voyageur .
Lorsque l'heure d'arrivée n'est pas modifiée
Dans les cas suivants, l'agent indique toujours au voyageur qu'il peut s'enregistrer plus tôt, mais ne modifie pas l'heure d'arrivée :
- La réservation provient d'Airbnb (voir limitations ).
- L'agent ne peut pas accéder au canal de réservation. Comme pour Airbnb, la fiche de confirmation vous rappelle de mettre à jour manuellement le code d'accès si nécessaire.
- L' HAP du client est déjà antérieure à l'heure proposée.
- L'horaire proposé n'est pas antérieur à l'arrivée.
Comment un changement d'heure affecte les messages automatisés
Les messages programmés en fonction de l'arrivée sont mis à jour avec la nouvelle arrivée. Par conséquent :
- Les messages qui doivent être envoyés avant la nouvelle arrivée, comme le code d'accès ou les instructions d'arrivée, peuvent être envoyés simultanément, sans ordre précis. Consultez le calendrier d'arrivée de vos messages d'arrivée automatisés afin que les voyageurs les reçoivent dans un ordre logique.
- Si vous avez configuré un message automatique déclenché par la modification d'une réservation, celui-ci peut être envoyé lorsque l'heure d'arrivée est modifiée.
Exécutez manuellement le gestionnaire d'arrivée anticipée
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le centre des agents.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette Gestionnaire d'arrivée anticipée.
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Le rapport comprend les informations suivantes, en fonction de votre approbation et du statut d'éligibilité de la réservation :
- Liste de tous les messages approuvés et envoyés avec succès aux voyageurs.
- Messages non approuvés nécessitant votre attention.
- Les Voyageurs dont vous avez refusé ou laissé expirer les offres d'arrivée anticipée.
- Des Voyageurs éligibles à une offre ont vu leur message bloqué. Cela se produit lorsqu'un voyageur envoie un nouveau message ou une réclamation après la création de la fiche d'approbation par l'agent, mais avant l'envoi de l'offre.
- Les Voyageurs dont l'arrivée n'a pas pu être modifiée, répertoriés sous « Non envoyé, a besoin de vous ». Aucun message n'est envoyé à ces Voyageurs.
Examiner et donner suite aux suggestions d'arrivée anticipée
Chaque élément de la fiche d'approbation indique le Voyageur, la propriété, la date d'arrivée, l'instruction suggérée que ReplyAI recevra et si l'heure d'arrivée du client sera modifiée. La fiche affiche l'instruction, et non le texte final du message. Elle expire 55 minutes après sa création.
Pour chaque Voyageur, choisissez l'une des options suivantes :
- Approuver : Envoyer l’instruction à ReplyAI telle quelle.
- Modification : Modifiez les instructions avant de les approuver.
- Refuser : Ne pas envoyer de message à ce voyageur.
Que se passe-t-il après votre réponse ?
Voyageurs approuvés : L’agent modifie l'arrivée. Juste avant l’envoi, il relit la conversation du client et suspend le message si, après l'affichage de la carte, l'un des événements suivants s’est produit :
- Le voyageur a écrit avec une question.
- Le voyageur a écrit pour se plaindre.
- Quelqu'un d'autre a déjà informé le voyageur qu'il pouvait arriver plus tôt.
Sinon, ReplyAI rédige le message dans la langue de l'invité et l'envoie sur le canal qu'il utilise habituellement.
Voyageurs refusés ou dont la réservation a expiré : Le voyageur n’est pas informé et son arrivée reste inchangée.
Note:
L'agent ne conserve pas en mémoire les voyageurs dont la réservation a été refusée. Il leur propose à nouveau la réservation toutes les heures jusqu'à l'arrivée, s'ils remplissent toujours les conditions requises.