L'agent de gestion des arrivées anticipées vous aide à améliorer l'expérience voyageur en proposant proactivement une arrivée anticipée. Il repère quand une propriété est propre et prête à accueillir un voyageur, puis vous demande votre autorisation pour lui envoyer un message l'informant qu'il peut arriver plus tôt sans frais supplémentaires.
L'agent transmet une instruction à ReplyAI, qui rédige et envoie ensuite le message final dans la langue du client et le diffuse via son canal de communication habituel. Vous conservez toujours le dernier mot : aucun message n'est envoyé sans votre accord.
Important:
Votre compte Guesty doit avoir ReplyAI activé.
Limites
Veuillez prendre connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de gestion d'arrivée anticipée :
- Coût : L’agent informe toujours les voyageurs que l'arrivée anticipée est possible sans frais supplémentaires. Il est impossible de proposer une arrivée anticipée payante.
- Statut de propreté : L’agent considère que le logement est propre et prêt à accueillir le voyageur si le statut de propreté « Propre » est indiqué. Les autres statuts, comme « En attente d’inspection », ne sont pas pris en compte.
- Activation antérieure : si vous avez activé cet agent avant le 7 octobre 2026, désactivez-le puis réactivez-le. Vous aurez ainsi accès à l’option « Exécuter maintenant » et au déclencheur de statut de propreté.
Comprendre le rôle de l'agent responsable de l'arrivée anticipée
L'agent exécute :
- Automatiquement toutes les heures.
- En cas de déclenchement manuel.
- Lorsqu'un changement est constaté dans le statut de propreté d'une propriété, les vérifications ne concernent que cette propriété.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Trouve des réservations confirmées arrivant plus tard dans la journée.
- Vérifie si chaque voyageur remplit les conditions requises. Un voyageur est admissible uniquement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Il est midi ou plus tard dans le fuseau horaire du logement, et l' heure d'arrivée n'est pas encore arrivée. Si la propriété est nettoyée le matin, le premier passage du service de nettoyage après midi la prendra en charge.
- Le statut de propreté de la propriété est « Propre ».
- D'après le statut de leur séjour , aucun voyageur précédent ne séjourne actuellement dans la propriété. Si un séjour précédent se chevauche, le voyageur est maintenu en attente.
- Le voyageur n'a pas encore été informé qu'il pouvait arriver plus tôt.
- Le voyageur n'attend pas de réponse de votre part dans la Boîte de réception Guesty .
- Aucune plainte n'est actuellement en cours concernant cette réservation.
- Crée une carte d'approbation dans le hub des agents pour chaque voyageur admissible, jusqu'à 25.
- Transmet chaque instruction que vous approuvez à ReplyAI après une dernière vérification de la conversation de l'invité.
L'agent n'enverra aucun message à un voyageur sans votre accord explicite. Si vous refusez une suggestion ou si la demande d'accord expire, le voyageur ne sera pas averti. L'agent n'enverra aucun message à un voyageur avant midi, heure locale du logement.
Note:
Si vous refusez une suggestion ou si vous la laissez expirer, le voyageur n'est pas considéré comme ayant vu sa réservation refusée. L'agent lui proposera à nouveau la réservation lors de la prochaine vérification horaire si cette réservation est toujours éligible.
Exécutez manuellement le gestionnaire d'arrivée anticipée
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents . - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
- Cliquez sur la vignette Gestionnaire d'arrivée anticipée .
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque élément de la fiche d'approbation indique le voyageur, la propriété, la date d'arrivée et l'instruction suggérée que ReplyAI recevra. La fiche affiche l'instruction, et non le texte final du message. Elle expire 55 minutes après sa création.
Le rapport comprend les informations suivantes, en fonction de votre approbation et du statut d'éligibilité de la réservation :
- Liste de tous les messages approuvés et envoyés avec succès aux voyageurs.
- Messages non approuvés nécessitant votre attention.
- Les voyageurs dont vous avez refusé ou laissé expirer les offres d'arrivée anticipée.
- Les voyageurs éligibles à une offre n'ont pas reçu de message. Cela se produit lorsqu'un voyageur envoie un message ou une réclamation après la génération de la fiche d'approbation par l'agent, mais avant l'envoi de l'offre.
Examiner et donner suite aux suggestions d'arrivée anticipée
Pour chaque voyageur, choisissez l'une des options suivantes :
- Approuver : Envoyer l’instruction à ReplyAI telle quelle.
- Modification : Modifiez les instructions avant de les approuver.
- Refuser : Ne pas envoyer de message à ce voyageur.
Que se passe-t-il après votre réponse ?
Voyageurs approuvés : Juste avant l’envoi, l’agent relit la conversation de l’invité. Le message est mis en attente si, après l’affichage de la carte, l’un des événements suivants s’est produit :
- Le voyageur a écrit avec une question.
- Le voyageur a écrit pour se plaindre.
- Quelqu'un d'autre a déjà informé le voyageur qu'il pouvait arriver plus tôt.
Sinon, ReplyAI rédige le message dans la langue de l'invité et l'envoie sur le canal qu'il utilise habituellement.
Voyageurs refusés ou dont la réservation a expiré : Le voyageur n’est pas informé.
Note:
L'agent ne conserve pas en mémoire les voyageurs dont la réservation a été refusée. Il leur propose à nouveau la réservation toutes les heures jusqu'à l'arrivée, s'ils remplissent toujours les conditions requises.