Les Voyageurs arrivent plus souvent que vous ne le souhaiteriez avec des formalités inachevées : une réservation en attente de confirmation, un paiement refusé pendant la nuit, un formulaire d'arrivée incomplet. L’agent de préparation à l’enregistrement analyse les réservations pour aujourd’hui et demain, signale les informations manquantes et vous fournit une liste des tâches à accomplir pour chaque arrivée.
Limites
Veuillez prendre connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de préparation à l'enregistrement.
- Formulaire d’enregistrement : Les rappels aux Voyageurs s'appliquent aux comptes qui utilisent le formulaire d'arrivée.
- Nettoyage : L’agent évalue la disponibilité du nettoyage uniquement pour les comptes qui utilisent des tâches de ménage. Les comptes qui gèrent le nettoyage par un autre biais ne sont pas concernés par cette vérification ; ainsi, l’agent ne signale jamais une tâche manquante par erreur.
- Codes d'accès : L'agent ne vérifie pas l'absence de codes de porte ou d'autres informations d'accès.
- Paiements et confirmations : L’agent signale les paiements échoués, les soldes impayés et les réservations non confirmées, mais il ne facture pas les voyageurs, ne tente pas de nouveaux paiements, n’envoie pas de rappels de paiement et ne confirme pas les réservations.
Comprendre l'agent de préparation à l'enregistrement
L'agent de préparation à l'enregistrement s'exécute automatiquement une fois par jour à 18h00, heure locale de votre compte. Il peut également être déclenché manuellement.
L'agent analyse toutes les réservations dont la date d'arrivée est aujourd'hui ou demain, qu'elles soient confirmées ou réservées. La période d'analyse couvre deux jours calendaires complets ; ainsi, une analyse effectuée tôt le matin inclut également les arrivées de l'après-midi et du soir du lendemain. L'agent évalue chaque réservation selon quatre critères :
- Confirmation : Indique qu'une réservation encore au statut « Réservé » est critique, afin que vous puissiez la confirmer avant l'arrivée.
- Paiement : Signale les paiements échoués et les soldes impayés.
- Nettoyage : Vérifie les tâches de nettoyage et la préparation à la rotation.
- Formulaire d'arrivée : Génère un rappel au voyageur lorsque le formulaire d'arrivée est incomplet. Les rappels sont envoyés au voyageur uniquement après votre approbation.
Réservations du propriétaire
Les réservations de propriétaire et de propriétaires-invités font l'impasse sur deux dimensions :
- Paiement : Les propriétaires ne sont jamais facturés.
- Formulaire d'enregistrement : L'agent ne vérifie pas le statut du formulaire et n'envoie pas de rappel aux voyageurs.
La Confirmation et le nettoyage restent appliqués, et la note de disponibilité est toujours publiée afin que votre équipe puisse voir que la réservation a été scannée.
Comprendre ce qui se passe à chaque exécution
La plupart des actions de l'agent se déroulent sans votre intervention. Seuls les messages destinés aux clients nécessitent votre décision.
Actions automatiques
- Un message de confirmation interne est publié dans la conversation de chaque réservation scannée, y compris les réservations prêtes, afin que vous puissiez vérifier que le traitement a bien eu lieu. Les voyageurs ne voient jamais ces messages.
- Publie des commentaires sur une tâche de nettoyage lorsque cette tâche est annulée ou que le délai pour la prochaine arrivée est trop court.
- Publie une note interne lorsqu'un voyageur attend une réponse de votre équipe, demandant à celle-ci de rappeler au voyageur le formulaire lors de sa réponse.
- Publie une note interne lorsqu'un rappel ne peut pas atteindre le voyageur car aucun canal n'est disponible.
Actions nécessitant votre approbation
Les rappels du formulaire d'enregistrement sont la seule action visible par le client et ne sont jamais envoyés automatiquement. L'agent effectue une pause et présente une carte d'approbation avec un seul élément par réservation nécessitant encore un rappel. Vous pouvez approuver, refuser ou modifier le message suggéré avant son envoi. Deux limites s'appliquent à chaque exécution :
- Délai d'approbation : 24 heures
- Volume : Jusqu’à 20 rappels par session, en commençant par les enregistrements les plus proches. Les rappels restants seront reportés à une session ultérieure.
Votre décision détermine ce que le voyageur et votre équipe voient :
| Votre décision | Résultat |
|---|---|
| Approuver, avec ou sans modification du message | Le voyageur reçoit le rappel du formulaire d'arrivée dans sa boîte de réception. |
| Refuser | Le voyageur ne reçoit rien, et une note interne indique que le rappel n'a pas été envoyé. |
| Aucune réponse dans les 24 heures | Même résultat qu'en cas de refus. La note interne indique : « Rappel du formulaire d'enregistrement non envoyé — le voyageur n'a pas rempli le formulaire ». |
Exécutez manuellement l'agent de commande de préparation à l'enregistrement.
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub des agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents . - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
- Cliquez sur la vignette de commande « Préparation à l’enregistrement » .
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre flux d'activité, qui affiche l'historique de chaque exécution de l'agent.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque exécution affiche l'un des deux statuts suivants :
- Terminé : L’agent a terminé son travail et n’a rien trouvé qui nécessite votre décision.
- Action requise : Un ou plusieurs rappels de formulaire d'arrivée attendent votre approbation.
Ce rapport récapitule tous les points nécessitant une attention particulière avant les prochains enregistrements. Pour consulter les détails d'une réservation, ouvrez la note de préparation dans sa conversation de boîte de réception. En attendant votre approbation, le statut de l'arrivée est indiqué comme « Décision en cours ».