Utiliser les tâches pour organiser et gérer efficacement les opérations de la propriété, y compris le ménage, l'entretien, les arrivées et autres activités opérationnelles.
Types de tâches
Guesty propose deux types de tâches distincts :
| Critères de comparaison | Tâches automatiques | Tâches basées sur le calendrier |
|---|---|---|
| But | Tâches dépendant des réservations des clients. | Tâches d'entretien régulier ou activités périodiques liées à la propriété. |
| Déclenchement | Des événements spécifiques du cycle de vie d'une réservation, tels que l'arrivée ou le départ. | Des dates ou des jours précis du calendrier, qui peuvent être ponctuels ou récurrents. |
| Planification | S'adapte dynamiquement aux modifications de réservation. |
Prévu pour des dates ou des jours précis et attribué à une propriété. Si la modification concerne une réservation spécifique, l'horaire ne changera pas suite aux ajustements de réservation. |
| Création | Un processus en deux étapes à partir de la page de la propriété : créer un modèle de tâche, puis configurer la planification des tâches. | Créé directement à partir du calendrier. |
| Quand utiliser | À utiliser lorsque les tâches doivent dépendre de réservations et s'ajuster automatiquement en cas de changement de dates. | À utiliser lorsque des tâches doivent être effectuées à des dates précises, indépendamment des réservations des clients. |
| Exemples |
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Gérer les tâches basées sur le calendrier
Utilisez les tâches basées sur un calendrier pour gérer la maintenance régulière et les activités périodiques en planifiant les tâches à des dates précises.
Créer une tâche basée sur un calendrier
Lorsque vous créez une tâche récurrente, une série d'instances est générée six mois à l'avance, avec de nouvelles instances ajoutées quotidiennement. Les tâches associées à plusieurs propriétés créent une instance distincte pour chaque propriété. L'instance la plus récente affichée date toujours de six mois maximum.
Les utilisateurs disposant d'un accès restreint aux propriétés ne voient que les tâches associées aux propriétés qui leur sont attribuées. Les tâches non associées à une propriété leur sont masquées.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer une tâche ponctuelle ou récurrente basée sur un calendrier.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, cliquez sur
et sélectionnez Nouvelle tâche. - Veuillez renseigner les informations pertinentes :
- Calendrier : En sélectionnant l’option « flexible », les personnes assignées peuvent effectuer la tâche à tout moment entre les dates « Peut commencer à partir de » et « Doit être terminé avant ».
- Ajouter une dépense à lier à la tâche
- Attribué à un groupe : lorsqu’une tâche est attribuée à un groupe, tous les membres peuvent la consulter, mais une fois qu’elle est prise en charge par un membre, elle devient invisible pour les autres.
- S'applique à : Lors de l'attribution de la tâche à une propriété, sélectionnez parmi les options suivantes :
- Tous : S'applique à tous les biens immobiliers actuels et futurs. Vous pouvez exclure certains biens.
- Par règle : s’applique aux propriétés correspondant à des critères spécifiques. Vous pouvez exclure certaines propriétés qui répondent aux critères.
- Spécifique : S'applique à certaines propriétés (maximum 150).
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier ou supprimer les tâches basées sur le calendrier
La modification d'un champ dans une instance de tâche détache ce champ de la série. Les mises à jour ultérieures de la série ne s'appliqueront pas à l'instance modifiée.
Si vous modifiez le calendrier d'une série de tâches, Guesty supprime les instances à venir qui n'ont pas encore démarré et en génère de nouvelles en fonction du nouveau calendrier.
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer une série de tâches entière ou une instance au sein de cette série.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Opérations sur le terrain , sélectionnez Tâches .
- Sélectionnez l'instance de tâche pertinente.
- En haut à droite, cliquez sur Modifier .
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Modifier une tâche ou Modifier une série de tâches .
- Modifiez les informations concernées ou cliquez
en haut à gauche pour supprimer. - Cliquez sur Enregistrer, puis dans la fenêtre contextuelle, cliquez à nouveau sur Enregistrer .
Gérer les tâches automatisées
Les tâches automatiques vous aident à gérer les opérations dépendantes des réservations en créant automatiquement des tâches déclenchées par des événements spécifiques du cycle de vie d'une réservation.
Créez une tâche automatique en deux étapes :
- Créez un modèle de tâche qui inclut tous les détails dont votre équipe a besoin pour accomplir la tâche.
- Configurez la planification de la tâche pour qu'elle corresponde à des événements de réservation spécifiques.
Les tâches automatiques génèrent des instances pour toutes les réservations existantes et futures. Vous pouvez également modifier automatiquement le statut de nettoyage d'une annonce une fois la tâche automatique terminée.
Les tâches non attribuées à un utilisateur spécifique apparaissent comme « Non attribuées » jusqu’à ce qu’un membre du groupe les accepte via l’application mobile Guesty.
Creer un modelo de tarea
Siga los pasos a continuacion para crear un modelo de tarea automatico.
Paso a paso
- Conectese a su cuenta Guesty .
- En el menu de navegacion lateral, haga clic en
Propiedades . -
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para un sistema de varias unidades, gestione esta funcion desde la unidad principal para aplicar la configuracion a todas las subunidades. Tambien puede configurar los parametros para una subunidad especifica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad correspondiente.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Modèles de tâches.
- Cliquez sur Créer un modèle de tâche.
- Veuillez renseigner les informations requises.
- Utilisateurs de la comptabilité (uniquement) : L’ajout d’une dépense vous aide à gérer votre folio comptable en liant une dépense à la tâche.
- Liste de contrôle : Créez une liste des éléments nécessaires pour accomplir cette tâche.
- Attribution : Choisissez d’attribuer la tâche à un membre de l’équipe ou à un groupe. L’attribution de groupe permet à n’importe quel membre de prendre en charge la tâche.
- Pièces jointes : Téléchargez les fichiers pertinents, y compris les photos. Pour supprimer une pièce jointe, survolez-la et cliquez sur l’icône de la corbeille en haut à droite.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez « Continuer à automatiser les tâches » ou « Je le ferai plus tard ».
Modifier ou supprimer un modèle de tâche
Modifier un modèle de tâche
Les tâches automatiques se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez le modèle de tâche correspondant ou lorsque les heures d'arrivée ou de départ de la réservation changent.
Lorsque vous modifiez un champ dans une instance spécifique, celui-ci est « détaché » du modèle, de sorte que les futures mises à jour du modèle ne le modifieront pas.
Suppression d'un modèle de tâche
Lorsque vous supprimez un modèle, les tâches associées sans dépenses (passées ou futures) sont également supprimées. Les tâches avec dépenses ne sont pas supprimées, mais elles ne sont plus associées à aucun modèle.
Pour supprimer la planification de la tâche automatique, mais conserver le modèle de tâche pour une planification future, supprimez la tâche automatique elle-même.
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer un modèle de tâche.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez Propriétés .
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour un système multi-unités, accédez aux paramètres de l'unité principale ou cliquez sur une sous-unité.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Modèles de tâches .
- À côté du modèle concerné, cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez également cliquer sur et Suppr pour supprimer le modèle.
- Cliquez sur Enregistrer, puis dans la fenêtre contextuelle, cliquez à nouveau sur Enregistrer .
Créer une tâche automatique
Une fois le modèle de tâche créé, créez la tâche automatique pour programmer son exécution. Vous pouvez configurer la tâche pour qu'elle modifie le statut de nettoyage d'un logement une fois celui-ci terminé. Les tâches automatiques sont personnalisables pour les réservations des voyageurs ou des propriétaires.
Timing
Lors de la définition du moment d'exécution de la tâche automatique, déterminez à quel moment la personne assignée doit la démarrer en fonction du cycle de vie de la réservation. Par exemple : « Au moment du départ » ou « 2 heures avant l'arrivée ».
La flexibilité des délais permet à la personne assignée d'accomplir la tâche dans le créneau horaire que vous avez défini.
Vous pouvez programmer des tâches automatiques en fonction de l'heure d'arrivée (ETA) ou de départ (ETD) estimée d'un client. Si vous n'avez pas ajouté ces horaires à la réservation ou si vous ne les avez pas recueillis via le formulaire d'enregistrement, les horaires d'arrivée ou de départ par défaut de l'établissement seront utilisés.
Pour créer une tâche automatique, suivez les étapes ci-dessous.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour un système à plusieurs unités, gérez cette fonction depuis l'unité principale afin d'appliquer les paramètres à toutes les sous-unités. Vous pouvez également configurer les paramètres d'une sous-unité spécifique. Cliquez sur l'unité principale ou sur la sous-unité concernée.
Modifier ou supprimer une tâche automatique
La modification d'un champ dans une instance de tâche dissocie ce champ du modèle. Les mises à jour ultérieures du modèle ne s'appliqueront pas à la tâche automatique.
La suppression d'une tâche automatique n'affecte que les réservations futures ; les tâches des réservations existantes sont conservées. Pour supprimer toutes les tâches générées par une tâche automatique, supprimez-la au niveau de l'établissement. Sinon, des tâches continueront d'être générées pour les nouvelles réservations. La suppression d'un modèle supprime toutes les tâches des réservations futures.
Si vous souhaitez supprimer la tâche automatique mais conserver son modèle pour une utilisation ultérieure, il vous suffit de supprimer la tâche automatique comme décrit ci-dessous.
Important :
Pour modifier des champs spécifiques tels que le type, le responsable, les listes de contrôle ou les documents, utilisez la page Tâches, de la même manière que pour les tâches basées sur un calendrier.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour un système à plusieurs unités, gérez cette fonction depuis l'unité principale afin d'appliquer les paramètres à toutes les sous-unités. Vous pouvez également configurer les paramètres d'une sous-unité spécifique. Cliquez sur l'unité principale ou sur la sous-unité concernée.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Automatisation, puis sélectionnez Tâches automatiques.
- À côté de la tâche automatique concernée, cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez également cliquer sur et Supprimer pour supprimer la tâche.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment les modifications de réservation affectent les tâches
Les tâches automatisées sont liées aux réservations, et les modifications de réservation affectent ces tâches comme suit :
- Les tâches automatiques se mettent à jour en cas de modification des horaires de réservation (pour l'arrivée, le départ, l'heure d'arrivée estimée, l'heure d'arrivée prévue).
- Si vous avez modifié manuellement la planification d'une tâche générée, les modifications ultérieures de réservation n'affecteront pas cette tâche.
- Si une réservation est annulée, la tâche automatique associée est également annulée.
- Le changement d'une réservation pour une autre annonce annule les tâches liées à l'ancienne annonce et en crée de nouvelles conformément aux paramètres de tâches automatiques de la nouvelle annonce.
Comment fonctionnent les tâches liées au maintien du propriétaire
Les propriétaires peuvent séjourner dans leurs propriétés en bloquant des dates sur le calendrier via le portail propriétaire de Guesty.
Lorsqu'un propriétaire modifie son séjour programmé, l'horaire de la tâche est automatiquement mis à jour. Si le séjour d'un propriétaire est annulé, la tâche automatique l'est également.