L'outil de suivi de la maintenance analyse l'historique de vos tâches pour identifier les propriétés présentant des problèmes de réparation récurrents. Cela vous permet de repérer les problèmes qui nécessitent une solution permanente plutôt qu'une simple réparation temporaire.
Cet agent est un outil en lecture seule. Il identifie les tendances dans votre historique de tâches et les signale, mais ne crée, ne modifie ni ne supprime aucune de vos tâches de maintenance.
Note:
Contrairement au détecteur de tâches obsolètes, qui ne prend en compte que les tâches ouvertes, le suivi de la maintenance inclut également les tâches terminées, car une réparation clôturée peut encore représenter un incident.
Limites
Lors de l'utilisation de cet agent, veuillez tenir compte des points suivants :
- La fenêtre d'analyse est de 60 jours par défaut, mais elle est configurable pour chaque exécution.
- Toutes les tâches de maintenance affichées dans la fenêtre sont incluses, quel que soit leur statut, à l'exception des tâches annulées.
- Les réparations ponctuelles sans lien entre elles ne sont pas prises en compte — l'agent recherche un défaut récurrent, et non simplement une propriété très fréquentée.
Comprendre l'agent de suivi de la maintenance
L'agent de suivi de la maintenance s'exécute automatiquement une fois par semaine, le lundi à 8h00. Il peut également être déclenché manuellement.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Analyse l'historique de vos tâches sur l'ensemble de vos propriétés dans la fenêtre configurée (60 jours par défaut).
- Les tâches sont regroupées par propriété et classées dans l'une des cinq catégories de réparation suivantes, selon leur intitulé : climatisation/chauffage, plomberie, serrures/accès, Wi-Fi et électroménager. Les travaux de routine (tels que les inspections, les remises en état, les visites de pré-occupation et les tâches préventives ou de pré-arrivée) et les tâches ne correspondant à aucune catégorie de réparation ne sont jamais comptabilisés dans le calcul des problèmes chroniques d'une propriété.
- Identifie les propriétés« chroniques » : propriétés présentant trois tâches de réparation ou plus dans la fenêtre, dont au moins deux sont du même type. Les deux conditions doivent être remplies.
- Génère un rapport classé qui liste en premier les propriétés présentant les problèmes les plus récurrents.
Exécutez manuellement l'agent de suivi de la maintenance
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette « Suivi de maintenance ».
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Observez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consulter le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque exécution se termine par l'un des statuts suivants :
- "Terminé" : L'analyse s'est déroulée avec succès et aucune propriété chronique n'a été détectée. Des tâches de réparation pouvaient encore être en cours, mais aucune ne correspondait aux critères d'un problème récurrent.
- "Action requise" : Au moins une propriété chronique a été trouvée. Le message indique combien.
Si l'analyse s'interrompt prématurément, le rapport s'ouvre sur le message "Cette liste est incomplète", et le message récapitulatif de l'exécution le confirme également. Une analyse incomplète n'est jamais considérée comme ayant abouti.
Le rapport commence par le nombre total de propriétés ayant fait l'objet de travaux de maintenance pendant la période concernée, suivi de deux sections :
- "Propriétés à problèmes chroniques" : Propriétés répondant aux critères de problèmes chroniques. Jusqu'à 20 propriétés sont répertoriées.
- "Autres propriétés nécessitant des réparations" : Propriétés dont la fenêtre affichait des tâches de réparation, mais qui ne répondaient pas aux critères. Jusqu’à 10 propriétés sont répertoriées.
Si une section contient plus de propriétés qu'elle ne peut en lister, elle se termine par la mention "et N autres". Les propriétés ne comportant que des tâches courantes ou non classées sont résumées sur une seule ligne. Les tâches non rattachées à une propriété sont regroupées sous "Tâches non listées".
Chaque propriété est représentée par une puce indiquant le nom de la propriété, le nombre de réparations en cours, leur répartition par type et la date de la dernière tâche. Si la propriété nécessite également des travaux d'entretien courant, le décompte inclut les deux (par exemple : "3 réparations sur 5 interventions de maintenance"). Chaque propriété à problème chronique se termine par sa dernière tâche du type le plus fréquent, avec un lien vers la tâche. Les interventions en cours sont affichées avant les interventions terminées.
Dans chaque section, les propriétés sont classées par nombre de tâches de réparation (du plus élevé au plus bas), puis par date de la dernière tâche.
Examinez les éléments signalés et prenez les mesures nécessaires.
Utilisez le rapport pour identifier les propriétés qui nécessitent une attention particulière. Par exemple, un problème de plomberie résolu trois fois en un mois peut indiquer un problème sous-jacent plus important. Cliquez sur la tâche associée à une propriété présentant un problème récurrent pour accéder directement à sa dernière réparation.
L'agent met en évidence le problème, mais ne propose pas d'actions spécifiques. Après consultation du rapport, vous pouvez décider de planifier une inspection plus approfondie ou de créer une nouvelle tâche pour une réparation complète.