L'outil de suivi de la maintenance analyse l'historique de vos tâches pour identifier les propriétés présentant des problèmes de maintenance récurrents. Cela vous permet de repérer les problèmes nécessitant une solution permanente plutôt qu'une simple réparation temporaire.
Cet agent est un outil en lecture seule. Il identifie les tendances dans votre historique de tâches et les signale, mais ne crée, ne modifie ni ne supprime aucune de vos tâches de maintenance.
Note:
Contrairement au détecteur de tâches obsolètes, qui ne prend en compte que les tâches ouvertes, le suivi de la maintenance inclut également les tâches terminées, car une réparation clôturée peut encore représenter un incident.
Limites
- La fenêtre d'analyse est de 60 jours par défaut, mais elle est configurable pour chaque exécution.
- Toutes les tâches de maintenance affichées dans la fenêtre sont incluses, quel que soit leur statut, à l'exception des tâches annulées.
- Les réparations ponctuelles sans lien entre elles ne sont pas prises en compte — l'agent recherche un défaut récurrent, et non simplement une propriété très fréquentée.
Comprendre l'agent de suivi de la maintenance
L'agent de suivi de la maintenance s'exécute automatiquement une fois par semaine, le lundi à 8h00. Il peut également être déclenché manuellement.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Analyse l'historique de vos tâches sur l'ensemble de vos propriétés dans la fenêtre configurée (60 jours par défaut).
- Regroupe les tâches par propriété et classe chaque tâche dans l'un des six types de problèmes en fonction du titre de la tâche : climatisation/chauffage, plomberie, serrures/accès, Wi-Fi, appareils électroménagers et autre.
- Identifie les propriétés« chroniques » : propriétés présentant trois tâches de maintenance ou plus dans la fenêtre, dont au moins deux relèvent du même type de problème. Les deux conditions doivent être remplies.
- Génère un rapport classé qui liste en premier les propriétés présentant les problèmes les plus récurrents.
Exécutez manuellement l'agent de suivi de la maintenance
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette « Suivi de maintenance ».
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Visualisez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque exécution se termine par l'un des statuts suivants :
- "Terminé" : L’analyse s’est déroulée avec succès et aucune propriété chronique n’a été détectée. Des tâches de maintenance pouvaient encore être en cours sur propriétés, mais aucune ne correspondait aux critères d’un problème récurrent.
- "Action requise" : Au moins une propriété chronique a été trouvée. Le message indique combien.
Si l'analyse atteint sa limite de traitement, le rapport s'ouvre sur une note indiquant que la liste peut être incomplète, et l'exécution est signalée comme n'ayant pas tout couvert.
Le rapport commence par le nombre total de propriétés ayant fait l'objet de travaux de maintenance pendant la période concernée, suivi de deux sections :
- "propriétés chroniques" : propriétés qui répondent aux critères de chronicité.
- "Autres propriétés avec tâches de maintenance" : propriétés qui avaient des tâches dans la fenêtre mais qui ne répondaient pas aux critères.
Les tâches non rattachées à une propriété sont regroupées sous la rubrique "Tâches non répertoriées".
Chaque propriété apparaît sous forme d'une puce unique indiquant le nom de propriété, le nombre total de tâches affichées, une ventilation par type de problème et la date de la dernière tâche. Dans chaque section, les propriétés sont classées par nombre de tâches (du plus grand au plus petit), puis par date de la dernière tâche.
Consulter les éléments signalés et prendre les mesures nécessaires.
Utilisez ce rapport pour identifier les propriétés qui nécessitent une attention particulière. Par exemple, un problème de plomberie réparé trois fois en un mois peut révéler un problème sous-jacent plus important.
L'agent met en évidence le problème, mais ne propose pas d'actions spécifiques. Après consultation du rapport, vous pouvez décider de planifier une inspection plus approfondie ou de créer une nouvelle tâche pour une réparation complète.