Comprendre l'agent de détection des tâches vacantes

L'outil de détection des tâches de vacance vous aide à maintenir la propriété en état en identifiant celles qui pourraient nécessiter un rafraîchissement avant l'arrivée du prochain voyageur. Il signale les propriétés inoccupées depuis longtemps ou celles qui reçoivent leur toute première réservation et propose une tâche de préparation pour chacune d'elles, vous permettant ainsi de planifier proactivement une visite ou un nettoyage.

L'agent ne crée une tâche qu'après votre approbation. Il n'attribue jamais de tâches ni n'envoie de messages aux voyageurs.

Comprendre l'agent de détection des tâches vacantes

L'agent de détection des tâches vacantes s'exécute automatiquement tous les jours à 6h00. Il peut également être déclenché manuellement.

Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :

1. Analyse les enregistrements prévus dans les sept prochains jours.
2. Identifie les propriétés qui sont restées vacantes pendant une semaine ou plus depuis le dernier départ, en se basant sur l'historique des 30 derniers jours.
3. Signale les propriétés nouvellement activées créées au cours des 30 derniers jours et ayant enregistré leur première réservation.
4. Propose une tâche de préparation pour chaque propriété signalée et attend votre approbation.
5. Crée les tâches que vous approuvez et génère un rapport indiquant ce qui est arrivé à chaque propriété signalée.

Comment l'agent compte les jours vides

Une journée n'est considérée comme vide que si le calendrier indique que le logement est disponible. Toute action parmi les suivantes interrompt la série de jours sans occupation ; un logement bloqué n'est donc jamais signalé comme vacant :

• Une réservation
• Un séjour du propriétaire
• Un blocage manuel (« Maintenance », « Intégration », « Ne pas vendre », ou « Départ »)
• Une réservation de maison entière par un parent

Si le logement était déjà vacant au début de la période analysée, le rapport indique une durée de vacance de plus de 30 jours au lieu d'une durée précise. Le signe plus indique que la vacance a commencé avant la période analysée ; la durée réelle pourrait donc être plus longue.

Comment l'agent identifie les nouvelles propriétés

Une propriété n'est considérée comme nouvelle que lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :

• Elle a été créée dans la fenêtre de création de nouvelles propriétés (par défaut : les 30 derniers jours).
• Son calendrier n'était pas occupé dans la zone scannée.

L'absence de données dans le calendrier n'est pas considérée comme une preuve qu'un logement est vacant. Si l'agent ne peut pas consulter le calendrier d'une annonce, il ne signale rien pour cette propriété plutôt que de faire une supposition. Ainsi, une propriété absente du rapport ne signifie pas qu'aucune information n'a été trouvée concernant cette propriété.

Comment l'agent évite les tâches en double

L'agent vérifie vos tâches existantes afin que chaque réservation ne reçoive qu'une seule tâche de préparation :

• Une réservation ayant déjà une tâche de préparation (ouverte, terminée ou annulée) n'est pas signalée à nouveau. Chaque réservation est signalée une seule fois, et non chaque matin jusqu'à l'arrivée.
• Si l'agent ne peut pas lire vos tâches existantes, il ne propose aucune tâche pour cette exécution, et le rapport le mentionne.
• Juste avant de créer une tâche approuvée, l'agent vérifie à nouveau s'il existe une tâche de préparation, de sorte que deux exécutions ne peuvent pas créer la même tâche.

Exécutez manuellement le détecteur de tâches vacantes

En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.

Pas à pas:

1. Connectez-vous à votre compte Guesty .
2. Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
3. En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
4. Cliquez sur la vignette du détecteur de tâche « Poste vacant » .
5. Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .

Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.

Consultez le flux d'activité et approuvez les tâches

Lorsque l'agent détecte des propriétés nécessitant une vérification de leur état, l'exécution est interrompue et une fiche d'approbation s'affiche. À partir de cette fiche, vous déterminez les tâches à créer.

Pas à pas:

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
3. Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent.
4. Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
5. Sur la fiche d'approbation, approuvez ou refusez chaque tâche proposée. Approuvez avant l'expiration de la fiche (environ 20 heures).

Comprendre les tâches de préparation proposées

L'agent propose une tâche d'inspection pour chaque propriété signalée, avec les détails suivants :

• Titre : « Vérification de disponibilité pour { code de confirmation } à {propriété}, avant { date d'arrivée } »
• Priorité : « Élevée » si le voyageur arrive dans la journée, sinon « Moyenne ».

Chaque fiche d'approbation comprend jusqu'à 10 propriétés. Si davantage de propriétés sont signalées, elles ne sont pas incluses dans cette exécution et le rapport les marque afin que vous puissiez ajouter une tâche manuellement.

Comprendre l'état et les détails du rapport

Après chaque exécution, vous trouverez le rapport dans votre flux d'activité. Le rapport aura l'un des statuts suivants :

• "Terminé" : L'exécution s'est terminée avec succès et aucune propriété n'a nécessité de vérification de préparation.
• « Action requise » : Des propriétés présentant de longues périodes de vacance ou des premières réservations ont été trouvées et pourraient nécessiter une visite ou une remise en état avant l'arrivée du prochain voyageur.

Le rapport comprend un résumé contenant les informations suivantes :

• Nombre de propriétés nécessitant une attention particulière
• Répartition par catégorie (vacances de longue durée et/ou premières réservations de nouveaux biens)

Le rapport détaillé est organisé en deux sections :

Chaque section répertorie jusqu'à 25 propriétés. Si plus de 25 propriétés répondent aux critères, le rapport le précise explicitement.

Résultats des tâches de préparation

Pour chaque propriété signalée, le rapport affiche l'un des résultats suivants :

• Tâche de préparation créée : Vous avez approuvé la tâche, et elle a été créée.
• Tâche refusée : Vous avez refusé la tâche.
• Décision non prise à temps : La carte d'approbation a expiré avant qu'une décision ne soit prise, aucune tâche n'a donc été créée.
• Approbation annulée : L'approbation a été annulée, aucune tâche n'a donc été créée.
• Non proposé : la propriété dépassait la limite de 10 propriétés autorisées par la carte d’approbation. Ajoutez une tâche manuellement.
• Impossible de lire les tâches existantes : aucune tâche n’a été proposée afin d’éviter la création d’un doublon.
• Une tâche de préparation existe déjà : Vous avez approuvé la tâche, mais une tâche de préparation existait déjà pour la réservation, aucune tâche n’a donc été ajoutée.
• La tâche n'a pas pu être créée : vous l'avez approuvée, mais elle n'a pas pu être créée ou les tâches existantes n'ont pas pu être revérifiées. Ajoutez-la manuellement.

Consultez les propriétés signalées et prenez les mesures nécessaires.

Après avoir consulté le rapport, attribuez les tâches de préparation créées à votre équipe afin que chaque propriété signalée soit inspectée ou mise à jour avant l'arrivée du client. Pour les propriétés n'ayant pas reçu de tâche, comme celles non proposées ou pour lesquelles la création a échoué, vous pouvez créer des tâches manuellement.