L'outil de détection des fonds insuffisants vous aide à gérer votre comptabilité en signalant les dépenses du propriétaire qui ont échoué faute de fonds suffisants. Cet outil génère un rapport vous permettant de recouvrer les sommes dues et de les enregistrer dans le journal des écritures.
Ce processus permet de résoudre les problèmes de paiement qui peuvent survenir lorsque Guesty bloque automatiquement les transactions si un propriétaire ne dispose pas des fonds suffisants pour couvrir une dépense. Pour en savoir plus sur le blocage des transactions des propriétaires, cliquez ici.
Comprendre le détecteur de fonds insuffisants
Le détecteur de fonds insuffisants s'exécute automatiquement une fois par mois. Vous pouvez également déclencher manuellement l'agent à tout moment pour mettre à jour le rapport.
L'agent effectue les actions suivantes :
- Analyse les frais et dépenses de vos propriétaires afin de détecter les défaillances dues à des fonds insuffisants.
- Identifie et répertorie les propriétaires ayant des dépenses signalées en attente.
- Génère un rapport contenant des liens directs vers le journal de publication pour que vous puissiez le consulter et prendre les mesures nécessaires.
Note:
Le détecteur de fonds insuffisants fournit uniquement des suggestions et des rapports. Il n'effectue aucun ajustement financier et ne contacte pas automatiquement les propriétaires.
Exécutez manuellement le détecteur de fonds insuffisants
Déclenchez manuellement le détecteur de fonds insuffisants depuis le hub des agents chaque fois que vous avez besoin d'un contrôle immédiat en dehors de l'exécution mensuelle programmée.
Suivez ces étapes pour exécuter l'agent manuellement :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Plateforme des agents. - Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Découvrir les agents.
- En haut, sélectionnez l'onglet Comptabilité.
- Cliquez sur Détecteur de fonds insuffisants.
- Sous « Lorsqu’il s’exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez ces étapes pour consulter le flux d'activité :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Plateforme des agents.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Assistance comptable.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral.
Comprendre l'état et les détails des rapports
Vous trouverez votre rapport généré dans le flux d'activité après chaque exécution.
Les rapports affichent l'un de ces statuts :
- "Terminé" : L'analyse n'a détecté aucune dépense non justifiée du propriétaire.
- « Action requise » : Une ou plusieurs dépenses du propriétaire ont échoué faute de fonds suffisants. Une intervention manuelle est nécessaire.
Chaque rapport généré comprend :
- Nom du Propriétaire, avec un lien direct vers le profil du propriétaire
- Détails des dépenses en attente
- Montant total dû
- Lien direct vers le journal de publication
Régler les dépenses signalées
Si le rapport d'activité affiche le statut « Action requise », suivez les étapes suivantes :
Pas à pas :
Consultez les propriétaires signalés et le montant total de leurs dépenses en attente dans le rapport.
- Cliquez sur le nom du propriétaire dans le rapport pour ouvrir sa page de contact dans le profil du propriétaire. Contactez-le directement pour demander le paiement.
- Une fois le montant dû perçu, cliquez sur « Validation dans le journal » dans le rapport pour enregistrer les fonds perçus.