L'agent du tableau de bord de couverture des tâches quotidiennes fournit un compte rendu opérationnel quotidien permettant à votre équipe d'avoir une vision claire de la couverture des tâches du jour. Il identifie automatiquement les tâches non couvertes, en retard ou risquant d'être oubliées, vous aidant ainsi à prioriser le travail de votre équipe.
Vous trouverez le tableau de suivi des tâches quotidiennes dans votre flux d'activité d'agent chaque matin.
Limites
- Le tableau de suivi des tâches quotidiennes analyse uniquement les tâches créées dans Guesty. Il n'inclut pas les éléments provenant d'outils externes comme Asana ou Trello.
- Le tableau de suivi des tâches quotidiennes est un outil d'information. Il ne réaffecte pas automatiquement les tâches. Toute modification des affectations de tâches doit être effectuée manuellement dans Guesty.
Comprendre l'agent
Le système génère automatiquement le tableau chaque jour à 06h00 UTC, et il n'est pas possible de l'exécuter à la demande.
Chaque matin, le système effectue les actions suivantes :
- Récupère toutes les tâches ouvertes qui sont dues aujourd'hui ou qui sont en retard.
- Vérifie le statut d'attribution de chaque tâche (attribuée, non attribuée ou attribuée à un personnel indisponible).
- Évalue la probabilité d'achèvement en fonction de l'ancienneté de la tâche, de la charge de travail actuelle de la personne assignée et de la priorité de la tâche.
- Regroupe les tâches par propriété, catégorie et urgence.
- Génère un rapport de tableau de bord de couverture trié par niveau de risque.
L'attribution des tâches est basée sur vos données utilisateur Guesty. Par exemple, si un membre du personnel est indisponible et que ses tâches ne sont pas réattribuées manuellement, le tableau de bord signalera ces tâches comme « à risque » dans le rapport du lendemain.
Consulter votre tableau de bord quotidien
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Plateforme des agents. - Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent.
- Sélectionnez la vignette du tableau de suivi des Tâches quotidiennes.
- Cliquez sur « Activer l'agent » et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle pour activer l'agent.
Le tableau aura l'un des deux statuts suivants :
- Terminé : Toutes les tâches sont couvertes et en bonne voie.
- Action requise : Une ou plusieurs tâches sont menacées ou non attribuées.
Le tableau affiche les tâches regroupées selon les niveaux de risque suivants :
- En retard (rouge) : La tâche a dépassé sa date d’échéance et est incomplète.
- À risque (orange) : La tâche est à rendre aujourd’hui mais n’a pas été commencée ou n’a pas été attribuée.
- Couvert (vert) : La tâche est attribuée et en cours.
Le rapport est trié par annonce et par urgence afin d'aider vos responsables des opérations à identifier et à adresser rapidement les points les plus critiques.
Donner suite aux conclusions du conseil d'administration
Lorsqu'un tableau de bord affiche le statut « Action requise », votre équipe doit examiner les tâches à risque et celles en retard. Les actions recommandées sont les suivantes :
- Réaffecter les tâches non couvertes au personnel disponible.
- Faites le suivi des tâches en retard pour connaître leur état d'avancement. Vous pouvez consulter l'historique de la tâche pour plus de contexte.
- Inciter à la vigilance si une tâche critique, telle qu'une arrivée ou un départ, est menacée.