L'agent de briefing de passation de réservation automatise les passations de service de votre équipe en générant un document de briefing prêt à l'emploi pour chaque arrivée. Il remplace la collecte manuelle des informations de réservation avant chaque prise de service, permettant ainsi à votre équipe de commencer chaque service parfaitement informée.
Limites
- Actualité des données : ce rapport ne tient compte que des données disponibles au moment de son exécution. Les messages ou mises à jour reçus ultérieurement ne seront pas inclus.
- Langue du résumé : Le résumé est généré en anglais. Les paramètres de langue du compte ne sont pas appliqués.
- Ajout de notes aux réservations : Seule l’exécution planifiée ajoute des notes internes aux réservations. Un déclenchement manuel génère un bref récapitulatif dans l’espace agents.
Comprendre le rôle de l'agent de transfert de réservation
L'agent s'exécute quotidiennement à 8 h UTC et traite les arrivées du lendemain. Pour chaque réservation, il génère un résumé et l'ajoute comme note interne à la réservation. Les réservations disposant déjà d'un résumé généré automatiquement sont ignorées.
Vous pouvez également déclencher l'agent manuellement. Cette opération est en lecture seule : elle récapitule les arrivées à venir (aujourd'hui et demain) et renvoie un résumé affiché dans l'espace agents, sans ajouter de notes aux réservations.
Pour constituer chaque dossier, l'agent lit :
- Données essentielles de la réservation (statut, dates de séjour, date de réservation, canal, solde/payé)
- Notes internes sur la réservation
- Le fil de messages complet des voyageurs
- Le profil du voyageur, y compris les balises VIP/signalées
- Séjours précédents du client (client régulier vs. premier séjour)
Aucun e-mail ni autre notification externe n'est envoyé : les données restent dans Guesty et aucune approbation n'est requise.
Exécutez manuellement le briefing de transfert de réservation
Suivez les étapes ci-dessous pour déclencher l'agent manuellement.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Plateforme des agents. - Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Découvrir les agents.
- En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette « Récapitulatif de la Réservation ».
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez le résumé et l'état d'exécution dans le flux d'activité.
Consulter le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre flux d'activité.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre les détails du rapport
Le processus s'achève généralement en 30 secondes, et l'état d'exécution affiche « Terminé » une fois le traitement terminé.
Pour les trajets programmés, les notes d'information apparaissent directement sur chaque réservation sous forme de notes internes.
Le document porte sur :
- Qui est le voyageur (client régulier ou nouveau client, ainsi que toute mention VIP ou statut particulier)
- Statut de la réservation, dates du séjour et date de la réservation
- Le niveau d'interaction et le sentiment jusqu'à présent
- Qu'est-ce qui est ouvert et qu'est-ce qui est promis aux voyageurs ?
- Tout solde dû
- L'action suivante recommandée
Examiner et donner suite aux brèves suggestions
Une fois le briefing établi, votre équipe devrait :
- Veuillez lire le document avant l'arrivée de l'invité.
- Complétez toutes les tâches de la liste de vérification en suspens signalées dans le briefing.
- Mettez à jour les informations concernant le client ou la réservation si des modifications ont été apportées depuis la création du briefing.