L'agent de transmission des informations de réservation automatise les changements d'équipe en générant un document de briefing prêt à l'emploi pour chaque arrivée. Il remplace la collecte manuelle des détails de réservation avant chaque prise de service, permettant ainsi à votre équipe de commencer chaque service parfaitement informée.
Limites
- Actualité des données : ce rapport ne tient compte que des données disponibles au moment de son exécution. Les messages ou mises à jour reçus ultérieurement ne seront pas inclus.
- Langue du résumé : Le résumé est généré en anglais. Les paramètres de langue du compte ne sont pas appliqués.
- Ajout de notes aux réservations: Seule l’exécution planifiée ajoute des notes internes aux réservations. Un déclenchement manuel génère un bref récapitulatif dans le hub d’IA.
Comprendre le briefing de l'agent de transfert de réservation
L'agent s'exécute quotidiennement à 8 h UTC et traite les arrivées du lendemain. Pour chaque réservation, il génère un résumé et l'ajoute comme note interne à la réservation. Les réservations disposant déjà d'un résumé généré automatiquement sont ignorées.
Vous pouvez également déclencher l'agent manuellement. Cette opération est en lecture seule : elle récapitule les arrivées à venir (aujourd'hui et demain) et renvoie un résumé affiché dans le hub IA, sans ajouter de notes aux réservations.
Pour constituer chaque dossier, l'agent lit :
- Données essentielles de la réservation (statut, dates de séjour, date de réservation, canal, solde/payé)
- Notes internes sur la réservation
- Le fil de message complet des voyageurs
- Le profil du voyageur, y compris les balises VIP/signalées
- Séjours précédents du client (client régulier vs. premier séjour)
Aucun e-mail ni autre notification externe n'est envoyé : les données restent dans Guesty et aucune approbation n'est requise.
Exécutez manuellement le briefing de transfert de réservation
Suivez les étapes ci-dessous pour déclencher l'agent manuellement.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur l'icône
Centre d'IA. - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette « Récapitulatif de la prise en charge de la Réservation ».
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez le résumé et l'état d'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Centre d'IA .
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour voir les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre les détails du rapport
Le processus s'achève généralement en 30 secondes, et l'état d'exécution affiche « Terminé » une fois le traitement terminé.
Pour les exécutions programmées, les notes d'information apparaissent directement sur chaque réservation sous forme de notes internes.
Pour les exécutions manuelles, le résumé disponible dans le hub IA comprend :
- En-tête : Couvre les arrivées d’aujourd’hui et de demain et indique le solde total impayé pour ces arrivées, par devise.
- Solde dû à l'arrivée : Liste les arrivées dont le solde reste impayé. Le cas échéant, ces arrivées nécessitent une attention particulière.
Le document porte sur :
- Qui est le voyageur (client régulier ou nouveau client, ainsi que toute mention VIP ou statut particulier)
- Statut de la réservation, dates du séjour et date de la réservation
- Le niveau d'interaction et le ressenti jusqu'à présent
- Qu'est-ce qui est ouvert et qu'est-ce qui est promis au voyageur ?
- Tout solde dû. Si le voyageur affirme avoir déjà payé, mais que la réservation affiche toujours un solde, le système signale le paiement comme non confirmé et maintient le solde.
- L'état de la propriété est-il prêt pour le voyageur ? Cette information est basée uniquement sur la dernière note interne du personnel, rédigée dans les 3 jours précédant l'arrivée. Les messages des voyageurs, tels que « tout est prêt », ne sont pas pris en compte.
- Le formulaire d'arrivée ou l'identifiant du voyageur uniquement lorsque les données de réservation les mentionnent.
- L'action suivante recommandée
Examen et suivi des brèves suggestions
Une fois le briefing établi, votre équipe doit :
- Veuillez lire le document avant l'arrivée de l'invité.
- Effectuez toutes les tâches de la liste de vérification en suspens signalées dans le briefing.
- Mettez à jour les informations concernant le client ou la réservation si des modifications ont été apportées depuis la création du briefing.