Dans Guesty, les dépenses proviennent de sources multiples, notamment des règles récurrentes, des saisies manuelles et des importations de factures par reconnaissance optique de caractères (OCR). Afin de réduire les interventions manuelles et d'améliorer la précision comptable, Guesty utilise un processus de nouvelle tentative automatique pour les dépenses en attente en raison de fonds insuffisants.
Apprenez-en davantage sur la gestion des dépenses et des charges du propriétaire.
Trouver les dépenses avec des fonds insuffisants
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
Accédez aux informations financières pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Articles, sélectionnezDépenses.
- Cliquez à droite de « Filtres ».
et sélectionnez Statut. - Dans le menu déroulant, sélectionnez « Fonds insuffisants ».
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment fonctionne la nouvelle tentative automatique ?
Lorsqu'une dépense affiche le statut « Fonds insuffisants », elle est automatiquement ajoutée à une file d'attente de nouvelle tentative. Le système priorise cette file d'attente en fonction de la date de la dépense la plus ancienne et de son montant.
Lors des exécutions horaires programmées, le système revérifie le solde du propriétaire sur le compte fiduciaire et réagit comme suit :
Si des fonds sont disponibles : le statut de la dépense passe à « Soumis » et le système crée des écritures comptables dans les tats financiers .
Si les fonds sont toujours insuffisants : la dépense reste au statut « Fonds insuffisants » et le système la relance lors de la prochaine ex cution planifi e.
Des tentatives de remboursement automatiques sont effectu es pendant 45 jours maximum compter de la date laquelle le statut est pass « Fonds insuffisants ». Pass ce d lai, vous devrez traiter la d pense manuellement.
R essayer manuellement une d pense
Vous pouvez d clencher une nouvelle tentative manuelle tout moment depuis la page du rapport des d penses . Cette action v rifie imm diatement le solde du titulaire et met jour le statut de la d pense.
Pas pas:
droite d'une d pense dont le statut est « Fonds insuffisants », cliquez
et s lectionnez R essayer .Dans la fen tre contextuelle, cliquez sur R essayer .
Si la nouvelle tentative r ussit :
Le statut passe à « Soumis » ou « Payé » (si le paiement a déjà été effectué).
Une écriture comptable est enregistrée dans les états financiers à la date du jour.
Cette dépense figure sur le relevé du propriétaire.
Vous pouvez régler le fournisseur via la procédure de décaissement habituelle.
Si la nouvelle tentative échoue :
La dépense demeure en statut « Fonds insuffisants ».
Un message s'affiche indiquant l'échec.
