Lorsque vous activez et effectuez un rapprochement bancaire dans la solution de comptabilité fiduciaire de Guesty, vous pouvez constater un ajustement effectué à la fois sur votre compte de trésorerie et, notamment, sur le grand livre de votre gestionnaire de propriété.
Avant de configurer des rapprochements bancaires pour la première fois, veuillez lire ce qui suit pour comprendre pourquoi ces ajustements ont lieu et les raisons courantes des écarts importants, comme un solde élevé affiché après le rapprochement initial.
Quel est le processus de rapprochement ?
Le processus de rapprochement de Guesty est conçu pour garantir que le solde de trésorerie enregistré dans votre système reflète fidèlement les fonds réellement détenus sur votre compte bancaire pour votre fiducie. Il fonctionne en prenant en compte le montant de trésorerie répertorié dans votre système à une date précise, en intégrant les transactions non compensées (dépôts ou retraits non encore enregistrés par la banque), puis en comparant ce solde calculé par le système à votre solde bancaire réel.
Pourquoi effectue-t-on des ajustements ?
En cas de différence entre le solde de trésorerie calculé par votre système et le solde bancaire, le système effectuera un ajustement pour aligner vos données internes sur votre compte bancaire réel. Pour en savoir plus sur les différents types d'ajustements, consultez les informations ci-dessous.
Ajustement du compte de trésorerie
C'est simple : le système doit corriger son solde de trésorerie interne pour qu'il corresponde au solde bancaire vérifié. Si le système indique un solde de X $, mais que la banque affiche Y $, un ajustement de (Y $ - X $) est effectué sur votre compte de trésorerie pour corriger l'écart.
Ajustement imputé au grand livre/compte du gestionnaire de propriété
Il s'agit d'un point crucial en matière de comptabilité fiduciaire. Le gestionnaire immobilier est en fin de compte responsable de la santé financière et de l'intégrité du compte fiduciaire.
Si le rapprochement révèle que les fonds du compte fiduciaire sont insuffisants pour couvrir les passifs enregistrés du système, ou s'il existe un excédent ou un déficit inexpliqué, il incombe au gestionnaire de propriété d'adresser cette situation.
Par conséquent, tout ajustement nécessaire pour équilibrer le compte de fiducie (notamment ceux découlant de passifs non gérés ou d'écarts historiques) est imputé au grand livre du gestionnaire immobilier. Cela garantit que le gestionnaire immobilier est responsable du réapprovisionnement des fonds en cas de déficit ou de la gestion de tout excédent non comptabilisé.
Raisons courantes des ajustements importants
Un ajustement important, par exemple un solde de 3 millions de dollars, indique généralement des écarts historiques significatifs ou des soldes non gérés au sein du système avant le processus de rapprochement. Voici les causes les plus fréquentes.
Acompte versé pour les réservations effectuées
Guesty assure le suivi des acomptes, c'est-à-dire les sommes perçues auprès des voyageurs avant leur séjour. Si une réservation a été effectuée mais qu'un solde dû apparaît toujours dans la section « Acomptes » (ce qui signifie que le montant déboursé est supérieur au montant perçu ou comptabilisé pour cette réservation), une incohérence apparaît. Le système considère ces fonds comme étant en fiducie, mais ils ont peut-être déjà été versés ou n'ont jamais été intégralement rapprochés.
Impact sur la trésorerie
Si les fonds déboursés (par exemple, au propriétaire, au fournisseur ou au gestionnaire immobilier) sont supérieurs aux sommes perçues pour une réservation, le solde de trésorerie affiché dans le système sera impacté négativement. Le système considérera alors qu'il devrait encore détenir des fonds déjà débités.
Recommandation
Avant de procéder au rapprochement, il est fortement recommandé de garantir que toutes les réservations pour les réservations passées (départs) sont annulées. Cela peut nécessiter des ajustements manuels ou une analyse des raisons de la persistance de ces soldes.
Comptes fournisseurs impayés qui ont déjà été encaissés par la banque
Guesty assure le suivi de divers comptes fournisseurs, c'est-à-dire les sommes dues aux gestionnaires immobiliers, aux taxes et à la TVA, aux plateformes de réservation et aux fournisseurs. Si des transactions liées à ces dettes ont déjà été réglées ou compensées sur votre compte bancaire, mais apparaissent toujours comme « impayées » dans votre système Guesty, cela engendre un écart important.
Impact sur la trésorerie
Le système considère que ces fonds doivent encore être versés et, par conséquent, les inclut toujours dans le solde de trésorerie de votre compte de fiducie. Cependant, puisqu'ils ont déjà été retirés de votre compte bancaire, cela fausse le solde de trésorerie affiché par le système par rapport à votre solde bancaire réel. Le rapprochement bancaire devra donc réduire ce solde, ce qui entraînera un important ajustement négatif pour le ramener à la réalité.
Recommandation
Sous « Soldes », créez un paiement pour enregistrer ces paiements dans les différents livres comptables.
Soldes impayés des propriétaires ou fonds non décaissés
Si des fonds dus à des propriétaires n'ont pas été correctement versés par le système (ils apparaissent comme « impayés » dans le système de versement aux propriétaires), le système considère que ces fonds sont toujours détenus dans la fiducie. De même, des soldes d'ouverture incorrects pour les comptes des propriétaires ou autres comptes de passif peuvent amener le système à surestimer les fonds qu'il estime devoir détenir.
Impact sur la trésorerie
Comme pour les comptes fournisseurs, si ces fonds ne sont pas effectivement disponibles en banque, par exemple en raison d'erreurs dans l'historique des opérations ou de paiements manuels antérieurs non enregistrés dans Guesty, le solde de trésorerie du système sera surévalué. Le rapprochement bancaire corrigera alors cette situation en effectuant un ajustement significatif.
Recommandation
Sous « Soldes », créez un paiement pour enregistrer ces paiements dans les différents livres comptables.
L'importance de soldes de passif corrects
Le principe fondamental ici est que votre système de comptabilité fiduciaire doit refléter fidèlement non seulement votre trésorerie, mais aussi toutes vos dettes – ce que vous devez aux propriétaires, aux fournisseurs, aux autorités fiscales, etc.
Il est crucial que tous vos soldes de passif soient corrects et à jour dans le système avant de commencer le rapprochement bancaire. Cela garantit que le solde de trésorerie calculé par le système reflète fidèlement les fonds nécessaires au règlement des passifs connus. Dans ce cas, les écritures d'ajustement effectuées par le système seront minimes et ne refléteront que de véritables décalages temporels ou de légers arrondis, plutôt que d'importantes divergences historiques.
Nous sommes conscients que les ajustements importants peuvent prêter à confusion. Afin d'améliorer la transparence, nous prévoyons de mettre en place un compte de compensation. Ce compte servira à comptabiliser tous les soldes d'ouverture, les ajustements de solde et les corrections de dépôts anticipés. Il sera ainsi beaucoup plus facile de suivre et de comprendre le calcul de ces soldes, ce qui permettra d'avoir une vision plus claire des ajustements de rapprochement.
En conclusion, un ajustement de rapprochement important, tel qu'un solde de 3 millions de dollars, indique clairement que les comptes de passif de votre système (dépôts anticipés, comptes fournisseurs, soldes des propriétaires) nécessitent un examen et une correction approfondis. En vous assurant de l'exactitude de ces soldes avant le rapprochement, vous pouvez minimiser les ajustements importants et maintenir un compte de fiducie sain et transparent.
Si vous constatez un ajustement important, concentrez votre enquête sur ces domaines clés afin d'identifier et de corriger les incohérences sous-jacentes des données.