FAQ sur l'automatisation des paiements

Les paiements automatisés sont déclenchés une fois la réservation confirmée. Si la réservation est encore en cours de vérification ou déjà réservée, les paiements programmés et les paiements automatisés ne s'appliquent pas.

Si aucune carte de crédit n'est enregistrée pour une réservation, le paiement reste en attente. Le système prélève le paiement et marque la réservation comme payée dès que vous ajoutez une carte de crédit.

Le résultat dépend de la présence ou non d'une carte de crédit enregistrée lors de la réservation.

Aucune carte de crédit enregistrée

• Les automatisations de paiement programmées sont supprimées car le solde de la réservation est devenu nul.
• Les automatisations de paiement cessent de se mettre à jour si vous modifiez manuellement un paiement. Dans ce cas, l'annulation de la réservation ne modifie pas les paiements existants.

Carte de crédit enregistrée

• Les paiements en attente, les autorisations de prélèvement et les frais sont annulés.
• Si une retenue d'autorisation est en vigueur, la facturation future est annulée. Vous pouvez toutefois récupérer ou débloquer les fonds manuellement.
• Les remboursements ne sont pas automatiques. Vous pouvez effectuer un remboursement manuellement conformément à la politique d'annulation.

La structure des automatisations de paiement dépend du canal de réservation :

• Airbnb : Les automatisations de paiement sont ignorées car Airbnb gère exclusivement les paiements des voyageurs.
• Booking.com : L’automatisation des paiements ne s'applique pas aux réservations gérées par « Paiements par Réservation ». Pour les traiter via Guesty, utilisez GuestyPay afin d’automatiser vos transactions.
• Tous les autres canaux : les automatisations de paiement sont créées en fonction des règles d'automatisation des paiements de l’annonce concernée.

Vous pouvez modifier les règles à tout moment, quel que soit le statut de la réservation. Cependant, la modification ne s'applique que si la réservation remplit certaines conditions. Lorsque vous modifiez une règle, vous devez indiquer si les modifications s'appliquent aux réservations existantes.

• Non : les modifications ne s'appliquent qu'aux nouvelles réservations.
• Oui : les modifications s'appliquent aux réservations existantes uniquement si aucun paiement n'a encore été effectué et que la date d'arrivée est ultérieure.

Actuellement, vous pouvez créer des règles d'automatisation des paiements par annonce, mais pas par canal de réservation.

Lorsque vous créez une règle d'automatisation des paiements, un paiement est déclenché à l'heure prévue, que vous cochiez ou non la case « Utiliser la carte voyageur ».

• Cocher la case « Utiliser la carte de voyageur » débite la carte de l'invité.
• La désactivation de cette fonction enregistre un paiement en espèces à la place.
• Exception Vrbo : Vrbo débite toujours la carte de crédit du client, quel que soit ce paramètre.

Les automatisations de paiement ne planifient les paiements des réservations importées que si aucun frais n'existe actuellement sur la réservation et si vous appliquez explicitement les automatisations de paiement à vos réservations existantes pour que les planifications s'activent.

Toute modification du montant total à payer (par exemple, un changement de tarif d'hébergement ou une mise à jour via le canal de réservation) met automatiquement à jour le prix des paiements automatisés en attente. Les paiements déjà débités restent inchangés.

Si vous mettez à jour le montant total à payer après qu'un ou plusieurs paiements ont été effectués, seul le paiement restant dû sera mis à jour pour correspondre aux règles prédéfinies.

Exemple : Un paiement est prévu à 1 000 $, et les règles prévoient deux paiements de 50 % chacun (500 $). Si le paiement passe à 1 500 $ et que les 500 $ initiaux ont déjà été prélevés, le paiement restant est mis à jour à 750 $ (50 % de 1 500 $). Il reste donc un solde impayé de 250 $.

Vous avez deux options pour recouvrer le montant restant :

• Manuellement : Ajoutez un nouveau paiement pour le solde et facturez-le.
• Automatiquement : si la règle est définie sur « Reste du paiement » , le système prélève automatiquement la totalité du solde restant.

Les automatisations de paiement existantes ne se mettent pas à jour si vous effectuez l'une des actions suivantes. Dans ce cas, vous devez les annuler et les rajouter ou collecter le paiement manuellement :

• Modifier les paiements effectifs, tels que l'ajout, l'annulation, la modification, la facturation ou le remboursement d'un paiement enregistré ou en direct.
• Modifier une retenue d'autorisation, par exemple en ajoutant, annulant, modifiant, facturant ou levant un blocage.

Vous pouvez ajouter des paiements manuels à une réservation pour laquelle des paiements automatiques sont déjà en vigueur, mais vous ne pouvez pas ajouter de paiements automatiques après l'encaissement d'un paiement manuel. Une fois un paiement manuel ajouté, les montants des paiements programmés ultérieurs ne sont pas ajustés automatiquement et peuvent nécessiter une modification. Pour en savoir plus, consultez la documentation sur la conversion d'un paiement programmé en paiement enregistré.

Les paiements automatisés sont traités par lots à intervalles d'une heure, généralement environ sept minutes après l'heure. Si un paiement n'a pas été débité, c'est généralement pour l'une des deux raisons suivantes :

• Réservation confirmée après le traitement par lots : si une règle prévoit un prélèvement « à la confirmation », le prélèvement effectif aura lieu lors du prochain traitement par lots horaire. Par exemple, si une réservation est confirmée à 11 h 25 et que le prochain traitement par lots est à 12 h 07, le paiement reste en attente pendant 42 minutes.
• Tentative de facturation impossible : Guesty tente de traiter votre paiement à trois reprises. Si toutes les tentatives échouent, le statut passe à « Échec ».

Le traitement automatisé d'un paiement peut prendre jusqu'à deux heures.

Si une transaction n'est pas approuvée lors de la première tentative, Guesty effectue deux nouvelles tentatives à une heure d'intervalle. Si les trois tentatives échouent, le statut passe de « En attente » à « Échec ». Contactez le voyageur pour obtenir un nouveau mode de paiement et facturer manuellement. Des frais de traitement s'appliquent à chaque tentative.

Si un voyageur réserve une annonce peu avant la date d'arrivée, plusieurs règles peuvent s'appliquer simultanément. Par exemple, si les règles prévoient un acompte de 50 % à la confirmation et le solde de 50 % 30 jours avant l'arrivée, et que le voyageur réserve 25 jours avant l'arrivée, les deux paiements seront prélevés lors de la confirmation.