Important:
Les anciens contrats de location et formul'aires d'arrivée ne sont plus valides. Suivez notre guide pour passer à l'application Invité. Vous pouvez également continuer à utiliser les anciennes fonctionnalités moyennant un abonnement. Contactez votre gestionnaire de compte pour en savoir plus.
Vous pouvez envoyer des messages automatisés selon que le client a rempli un formulaire d'arrivée ou un contrat de location. Notre guide ci-dessous vous explique comment optimiser l'automatisation de vos messages en envoyant des messages pertinents pour chaque situation. Découvrez nos bonnes pratiques en matière d'automatisation des messages.
- Creez un modele de message automatise a envoyer lors de la confirmation de reservation.
- Creez un modele d'automatisation de message a envoyer lors de la confirmation de reservation et ajoutez les espaces reserves au formulaire d'enregistrement et/ou au contrat de location pour inclure des liens vers ces formulaires.
- Le message devrait preciser que les instructions d'enregistrement ne seront envoyees que si les formulaires sont remplis.
- Veillez a informer le client de la date d'envoi des instructions pour sa tranquillite d'esprit.
Pour les reservations de derniere minute : nous vous recommandons d'informer le client que les instructions d'enregistrement lui seront envoyees dans une heure.
- Creez un modele de message automatise a envoyer avec les instructions d'enregistrement.
Creez un modele d'automatisation de message a envoyer avec les instructions d'enregistrement X jours avant l'arrivee.- Ajoutez la condition de message d'avis prealable pour vous assurer que le message ne sera envoye que si la reservation a ete confirmee plus de X jours avant l'arrivee.
- Ajoutez également les conditions de message « Formulaire d'enregistrement rempli » et/ou « Contrat rempli » avec l'option correspondante activée, afin de garantir que le message ne sera envoyé que si les formulaires ont été remplis.
Pour les réservations de dernière minute : configurez le message pour qu’il soit envoyé une heure après la confirmation et modifiez le délai de préavis afin que le message ne soit envoyé que si la réservation a été confirmée exactement ou moins de X jours avant l’arrivée.
De plus, vous pouvez créer un message à envoyer à un membre de l'équipe lui demandant de communiquer directement avec le client et de gérer la situation manuellement si les instructions d'enregistrement n'ont pas été envoyées en raison de formulaires incomplets.
Créez un modèle de message automatisé à envoyer deux jours avant l'arrivée, rappelant au client de remplir les formulaires.
- Ajoutez les conditions de message « Formulaire d'enregistrement rempli » et/ou « Contrat rempli » avec l'option désactivée, afin de garantir que le message ne sera envoyé que si les formulaires n'ont pas été remplis.
De plus, vous pouvez créer un message à envoyer à un membre de l'équipe, lui demandant de communiquer directement avec le client si les formulaires n'ont pas été remplis.
Cela permet de s'assurer que les clients remplissent bien les formulaires et reçoivent les instructions d'enregistrement.
Il est nécessaire de remplir un formulaire d'enregistrement avant l'envoi des instructions d'enregistrement.
Si votre système exige que les clients remplissent un formulaire d'enregistrement avant l'envoi des instructions d'arrivée, ajoutez un lien vers ce formulaire dans le message de confirmation de réservation. Nous vous recommandons de créer les modèles d'automatisation de messages suivants pour ce cas de figure :
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Un message de confirmation avec le formulaire d'enregistrement
Dans le message, précisez que les instructions d'enregistrement seront fournies dans l'heure, à condition que le formulaire soit rempli, et que dans le cas contraire, aucune instruction d'enregistrement ne sera envoyée.
- Un message de rappel sera programmé et envoyé au client s'il n'a pas rempli le formulaire.
Ce message a pour but d'informer le client que les instructions d'arrivée ne seront envoyées qu'une fois le formulaire rempli. - Message interne à l'attention de votre équipe (facultatif)
Si un client n'a pas rempli le formulaire d'enregistrement, vous pouvez créer et envoyer un message aux membres de votre équipe afin de leur demander de gérer la situation manuellement. - Un message contenant les instructions d'enregistrement
Configurez l'envoi des instructions d'arrivée une ou deux heures après la confirmation de la réservation, afin que le client ait le temps de remplir le formulaire, et assurez-vous que ce message ne sera envoyé que si le formulaire d'arrivée est rempli.
Programmation des messages d'instructions d'enregistrement pour les réservations de dernière minute
Conseil:
Apprenez-en davantage sur la création d'un message automatisé pour les réservations de dernière minute .
Lors de la création ou de la modification d'un modèle d'automatisation des messages, vous pouvez choisir le moment où le message doit être envoyé.
Pour les réservations de dernière minute, nous vous recommandons d'utiliser l'option « Après confirmation » plutôt que « Avant l'arrivée » pour l'envoi des instructions d'arrivée. Envoyer le message après la confirmation permet au client de prendre les dispositions nécessaires avant de lui communiquer ses instructions d'arrivée.
| Par exemple : supposons que vous programmiez l'envoi d'un message automatisé contenant les instructions d'enregistrement sept heures avant l'arrivée (et uniquement si un formulaire d'enregistrement est rempli). Si une réservation de dernière minute est confirmée 6 heures avant l'arrivée, Guesty tentera d'envoyer les instructions d'arrivée dès confirmation. Cependant, dans ce cas, le client n'aura pas eu le temps de remplir le formulaire d'arrivée, et le message ne sera donc pas envoyé. Pour garantir que votre invité reçoive le message, veillez à modifier le champ « Quand ce message doit-il être envoyé ? » en sélectionnant « après la confirmation de la réservation ». |
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