La forma en que se refleja una reserva cancelada en la cuenta contable y en la declaración del propietario depende de la política de cancelación del anuncio, el modelo de negocio correspondiente y el momento de la cancelación.
Reserva cancelada en el folio contable
La reserva fue cancelada antes del check-in.
Si se cancela una reserva antes del check-in, todos los elementos de la cuenta se ponen a cero. Dependiendo del momento de la cancelación y de la política de cancelación del anuncio, ocurrirá una de las siguientes situaciones:
- No aplicar cargos : los folios contables permanecen en cero.
- Aplicar cargos : "Tarifa de cancelación" aparece como asiento contable en el libro de contabilidad.
El reparto de ingresos entre PMC y el propietario por el cargo por cancelación se basa en el modelo de negocio establecido para el "cargo por cancelación".
Reserva cancelada el día del check-in o después.
Si una reserva se cancela el día del check-in o después, no se realizan cambios en el folio del huésped. En la cuenta contable, el reparto de ingresos entre la empresa de gestión hotelera y el propietario se basa en el modelo de negocio establecido para las "reservas canceladas" en el cálculo de los ingresos netos por alquiler.
Reserva cancelada en la declaración del propietario.
Si la reserva se cancela antes de que se genere la declaración del propietario, la declaración reflejará los ingresos actualizados y no será necesario realizar ninguna otra acción.
Si la reserva se cancela después de que se genere la declaración del propietario y después de que se active el modelo de negocio (como el check-in o la salida), la declaración puede mostrar el importe total o un cargo por cancelación para la reserva.
Si se cancela la reserva y no corresponde ningún reembolso, la declaración del propietario ya refleja el ingreso total de la reserva. No es necesario realizar ninguna gestión.
Si se cancela la reserva y se debe devolver al huésped un reembolso parcial o total, regenere la declaración del propietario para reflejar ingresos reducidos o nulos.
Consejo:
Actualice los ajustes de reserva de la plantilla de declaración del propietario para que muestre "cancelada" en la declaración para las reservas que se cancelan pero que generan ingresos.
Eliminar la reserva cancelada de la declaración del propietario.
Si una reserva cancelada aún aparece en la declaración del propietario, siga los pasos a continuación para eliminarla. Las acciones dependen de si se pagó o no un reembolso.
Reserva cancelada con reembolso completo
- Ajuste el folio del huésped. Asegúrese de respetar la fecha de reconocimiento establecida por su modelo de negocio.
- El ajuste se transfiere automáticamente al folio contable. Si la reserva está bloqueada, reprocese la reserva.
- Una vez que el folio contable muestre cero, regenere la declaración del propietario siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Reserva cancelada con cargo por cancelación
- Decida si mostrar el cargo por cancelación según su política o eliminar la reserva de la contabilidad (dejando el folio del huésped sin cambios).
- Para eliminar la reserva de la contabilidad, revierta las transacciones del folio contable.
- Regenere la declaración del propietario siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Nota:
La anulación de las transacciones del folio contable elimina la reserva cancelada de los extractos, pero no afecta al folio del huésped.
Generar un informe de reservas canceladas
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en
Reservas. - Aplicar filtros: Anuncio, Fechas de entrada/salida, estado “Cancelado”.
- Agregue las columnas pertinentes, incluyendo "Pago".
Compruebe si algunas reservas tienen un importe total pagado de 0 para confirmar si deben aparecer en los extractos del propietario.
Si es necesario eliminar la reserva, revierta las transacciones y vuelva a generar la declaración.
Generar declaración del propietario para la reserva reembolsada.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en
Contabilidad para abrir el menú desplegable. - En Contabilidad del Propietario, seleccione Estados financieros del Propietario.
- En la columna de la derecha, junto a la declaración del propietario correspondiente, haga clic en los tres puntos para ver más opciones.
- Haga clic en Regenerar.
Se exime del cargo por cancelación al huésped.
Si renuncia al cargo por cancelación que cobra su modelo de negocio:
- Revierta la transacción para el cargo por cancelación siguiendo estos pasos.
- Regenere la declaración del propietario como se describe anteriormente.
