Aprende cómo las reservas canceladas afectan a tus cuentas contables y estados de cuenta de los propietarios en Guesty, y cómo gestionar ajustes, reembolsos e informes.
Cuando se cancela una reserva, su representación en su folio contable y en la declaración del propietario depende de la política de cancelación del anuncio, la configuración de su modelo de negocio y el momento de la cancelación.
Las transacciones con cargo por cancelación se registran en la fecha exacta de la cancelación. Si una reserva no tiene cargo por cancelación, se aplica la lógica contable estándar de su modelo de negocio.
Los cargos por cancelación se originan en la política de cancelación del anuncio o mediante un cargo que se añade manualmente a una reserva.
La forma en que una cuenta contable gestiona una cancelación depende de si el huésped cancela antes o después del check-in.
Reserva cancelada antes del check-in.
Cuando un huésped cancela antes del check-in, Guesty ajusta automáticamente todos los conceptos de su folio del huésped a cero. Por ejemplo, si la tarifa del alojamiento es de $1,000, se aplica un ajuste de -$1,000 para que el saldo sea cero.
No se cobra ningún cargo por cancelación: las cuentas contables se ajustan automáticamente.
Cargo por cancelación: Un asiento contable de "cargo por cancelación" aparece en el folio contable. El reparto de ingresos entre la PMC y el propietario depende de la configuración de su modelo de negocio para el "cargo por cancelación", y los ingresos se reconocen en la fecha de cancelación de la reserva.
Reserva cancelada el día del check-in o después.
Cuando un huésped cancela su reserva el día del check-in o después, no se producen cambios en su folio del huésped. El reparto de ingresos entre la empresa de gestión de propiedades y el propietario en la cuenta contable se rige por las reglas de "reservas canceladas" configuradas en el cálculo de los ingresos netos por alquiler.
Reserva cancelada en la declaración del propietario.
Los estados de cuenta del propietario procesan las reservas canceladas en función del momento en que se produce la cancelación en relación con la generación de la declaración y los ajustes de la declaración:
Cancelado antes de la generación de la declaración: La declaración muestra automáticamente los ingresos actualizados.
Cancelación tras la generación de la declaración y la activación del modelo de negocio: La declaración muestra el importe total o el cargo por cancelación, según la configuración.
Cancelado sin derecho a reembolso: La declaración ya refleja el ingreso total de la reserva.
Cancelado con reembolso parcial o total: Regenere la declaración del propietario para reflejar ingresos reducidos o nulos.
Consejo:
Actualice los ajustes de reserva de la plantilla de declaración del propietario para que muestre "cancelada" en la declaración para las reservas que se cancelan pero que generan ingresos.
Eliminar la reserva cancelada de la declaración del propietario.
Siga las instrucciones a continuación para eliminar una reserva cancelada de la declaración del propietario. El proceso requerido depende de si se le reembolsó el pago al huésped.
Reserva cancelada con reembolso completo.
- Ajusta el folio del huésped según la fecha de reconocimiento establecida por tu modelo de negocio. Este ajuste actualiza automáticamente la factura contable. Si la reserva está bloqueada , reprocesa la reserva.
- Una vez que el folio contable muestre cero, regenere la declaración del propietario siguiendo los pasos que se indican a continuación.
reserva cancelada con cargo por cancelación
- Decida si mostrar el cargo por cancelación según su política o eliminar la reserva de la contabilidad (dejando el folio del huésped sin cambios).
- Para eliminar la reserva de la contabilidad, revierta las transacciones del folio contable.
- Regenere la declaración del propietario siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Nota:
La anulación de las transacciones del folio contable elimina la reserva cancelada de los extractos, pero no afecta al folio del huésped.
Generar un informe de reservas canceladas
Siga los pasos que se indican a continuación para crear un informe personalizado sobre las reservas canceladas.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haga clic en
Reservas. - En la esquina superior derecha, haga clic en Filtros.
- Aplique los siguientes filtros:
- Anuncio: Marque la casilla del anuncio correspondiente.
- Entrada o Salida: Seleccione las fechas correspondientes.
- Estado: Marque la casilla Cancelado.
- Haga clic en Aplicar cambios.
- En la esquina superior derecha, haga clic en Columnas.
- Añada las siguientes columnas marcando las casillas:
- Total pagado
- Pago total
- Haga clic en Guardar.
- Haga clic en Guardar como para guardar la vista personalizada.
Compruebe si alguna reserva tiene un importe total pagado de 0 para confirmar si debe aparecer en los extractos del propietario.
Si es necesario eliminar la reserva, revierta las transacciones y vuelva a generar la declaración.
Generar declaración del propietario para una reserva reembolsada
Siga los pasos a continuación para regenerar una declaración del propietario para una reserva reembolsada.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, haga clic en
Contabilidad para abrir el menú desplegable. - En Contabilidad del Propietario , seleccione Estados financieros del Propietario .
- En la columna de la derecha, junto a la declaración del propietario correspondiente, haga clic en los tres puntos para ver más opciones.
- Haga clic en Regenerar .
Se exime del cargo por cancelación al huésped.
Si renuncia al cargo por cancelación que cobra su modelo de negocio:
- Revierta la transacción para el cargo por cancelación siguiendo estos pasos .
- Regenere la declaración del propietario como se describe anteriormente.
