Cuando una propiedad cambia de propietario, seguir un proceso estándar en Guesty garantiza una transición sin problemas. Este artículo ofrece pautas generales para dar de baja a un antiguo propietario y dar de alta a uno nuevo, centrándose en la conservación de los datos históricos y el mantenimiento de registros contables e impuestos precisos.
Gestión de datos del propietario para cambios de propiedad
Antes de iniciar el proceso de baja de usuario, asegúrese de comprender cómo Guesty gestiona los datos de los propietarios para evitar problemas con la contabilidad y la declaración de impuestos.
Crear nuevos perfiles de propietario
Siempre cree un nuevo perfil para el nuevo propietario en lugar de editar el nombre del propietario actual. Editar el nombre de un propietario puede provocar que los estados de cuenta y documentos históricos del propietario, como los formularios 1099, se asocien con el nuevo propietario, lo que puede generar informes inexactos. Mantener registros de propietario separados es fundamental para preservar un historial de propiedad preciso y una correcta declaración de impuestos.
Gestionar los gastos pendientes
Los gastos pueden llegar semanas después de la venta o transferencia de una propiedad. Establezca un proceso para garantizar que estos gastos diferidos se facturen al antiguo propietario en lugar del nuevo propietario. Dado que no se pueden duplicar los anuncios, las transiciones de propiedad requieren una planificación cuidadosa y controles contables precisos. Utilice las reservas del propietario o el capital de trabajo para cubrir los gastos pendientes.
Gestionar los pagos a los propietarios
Los pagos se procesan a nivel del propietario, no a nivel de la propiedad. Esto es importante para gestionar cuando un propietario vende solo algunas de sus propiedades, pero mantiene otras activas en su cuenta. Por ejemplo, si un propietario con seis propiedades pierde cinco por ejecución hipotecaria, pero conserva una propiedad activa, los pagos futuros deben continuar para esa propiedad restante.
Conservar los datos históricos
El historial de reserva, las reseñas y los datos de rendimiento del anuncio se adjuntan al anuncio en sí y no se pierden cuando cambia la propiedad. Eliminar a un propietario de una propiedad no elimina su historial de transacciones. Los estados de cuenta de los propietarios existentes, los formularios 1099 y los registros históricos permanecen disponibles para los propietarios anteriores incluso después de eliminarlos de las asignaciones de propiedad activas.
Desvincular al antiguo propietario
Siga los pasos que se indican a continuación para eliminar a un antiguo propietario de una propiedad conservando sus registros financieros.
Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
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Exportar y conservar todos los registros financieros necesarios para el antiguo propietario, incluidos:
Declaraciones de los Propietarios
Registros de desembolso
Informes de reservas
Registros contables y de comisiones
Revocar el acceso del propietario al Portal de propietarios.
Desvincule al propietario de todas las propiedades correspondientes.
Conserve el perfil del antiguo propietario en Guesty. No borre el registro, ya que lo necesita para los registros históricos y para fines impositivos.
Incorporación del nuevo propietario
Siga los pasos que se indican a continuación para configurar un nuevo perfil de propietario y asignar la propiedad correctamente.
Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
En el menú de la izquierda, haga clic en Operaciones.
Seleccione Propietarios para crear un nuevo perfil de propietario. No sobrescriba la información del propietario existente.
Si fuera necesario, cree un nuevo modelo de negocio para el nuevo propietario.
Asigne la propiedad correspondiente al nuevo propietario.
Traslade el anuncio al nuevo modelo de negocio.
Reprocese las reservas a partir de la fecha acordada de transferencia de propiedad para garantizar que las finanzas se asignen correctamente al nuevo propietario.
Gestionar propiedades inactivas o dadas de baja
Si una propiedad está completamente fuera de la plataforma, inactiva y ya no genera pagos ni ingresos, no elimine el anuncio. Eliminar una propiedad o un anuncio compromete la integridad de los datos financieros históricos.
Para evitar que los listados inactivos generen estados de propietario futuros, desvincúlelos de su modelo de negocio original y asígnelos a un modelo de negocio ficticio específico. Más información sobre cómo desactivar listados al usar Contabilidad.