Cuando una propiedad se limpia y está lista antes de lo previsto, el huésped que llega puede comenzar su estancia antes. El agente encargado del check-in anticipado localiza a estos huéspedes y le pide su autorización para informarles que pueden registrarse antes de tiempo sin cargo adicional. Una vez que usted lo aprueba, el agente ajusta la hora de check-in del huésped para que coincida, de modo que los códigos de acceso y los mensajes de check-in programado se ajusten a la nueva hora.
El agente da instrucciones a ReplyAI, que luego redacta y envía el mensaje final en el idioma del huésped a través de su canal de comunicación habitual. Usted siempre tiene la última palabra, ya que ningún mensaje se envía sin su aprobación.
Importante:
Tu cuenta de Guesty debe tener ReplyAI activado.
Limitaciones
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones antes de utilizar el agente de gestión de check-in anticipado:
- Costo: El agente siempre informa a los huéspedes que el check-in anticipado está disponible sin cargo adicional. No se puede utilizar para ofrecer el check-in anticipado a cambio de una tarifa.
- Reservas de Airbnb: El agente no modifica la hora de check-in en las reservas de Airbnb, ya que Airbnb restablece la hora en su siguiente sincronización. Al huésped se le informa que puede llegar antes de la hora prevista, y la tarjeta de aprobación le recuerda que debe actualizar el código de acceso manualmente si es necesario.
- Estado de la limpieza: El agente confía en que el estado de la limpieza de la propiedad sea preciso y considera que "Limpio" significa que está lista para el huésped. Otros estados, como "En espera de inspección", no se consideran limpios.
- Activación heredada: Si activó este agente antes del 7 de octubre de 2026, desactívelo y luego vuelva a activarlo. Esto le dará la opción " Ejecutar ahora" y el activador de estado de limpieza.
Comprenda el agente encargado del check-in anticipado.
El agente se ejecuta:
- Automáticamente cada hora.
- Cuando se activa manualmente.
- Cuando cambia el estado de la limpieza de una propiedad. Estas revisiones solo verifican esa propiedad.
Durante cada ejecución, el agente realiza lo siguiente:
- Encuentra reservas confirmadas que llegan más tarde ese mismo día.
- Comprueba si cada huésped cumple los requisitos. Un huésped cumple los requisitos solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:
- Son las 12:00 del mediodía o más tarde en la zona horaria del alojamiento, y aún no es la hora de check-in. Si la propiedad se limpia por la mañana, el primer servicio de limpieza que sale después de las 12:00 del mediodía lo recoge.
- El estado de la limpieza de la propiedad es "Limpio".
- Según el estado de su estancia, ningún huésped anterior permanece alojado en la propiedad. Si una estancia anterior se superpone, el huésped queda retenido.
- Al huésped no se le ha informado previamente que puede registrarse antes de la hora prevista.
- El huésped no está esperando una respuesta tuya en la Bandeja de entrada de Guesty.
- No hay quejas pendientes relacionadas con la reserva.
- Crea una tarjeta de aprobación en el centro de agentes que anuncia a todos los huéspedes que cumplen los requisitos, hasta un máximo de 25.
- Por cada huésped que apruebes, se modificará la hora de check-in de la reserva y, a continuación, se pasará la instrucción a ReplyAI tras una comprobación final de la conversación del huésped.
Cómo el agente cambia la hora de check-in
Cuando usted aprueba la reserva de un huésped, y antes de que el huésped sea notificado, el agente ajusta la hora de llegada (Hora Estimada de Llegada) a la hora que usted aprobó, redondeando al siguiente múltiplo de 15 minutos en la zona horaria del establecimiento. Por ejemplo, si usted aprueba la reserva a las 12:07 p. m., la hora de check-in será a las 12:15 p. m.
Antes de enviar el mensaje, el agente confirma que la nueva hora se ha guardado en la reserva. Si no es posible cambiar la hora, el agente no envía el mensaje y añade al huésped a la sección "No se ha enviado, te necesita" en el informe de actividad.
Después de que el tiempo avanza:
- Códigos de acceso: Guesty Locks Manager activa el código de acceso según la Hora Estimada de Llegada del huésped, por lo que el código se actualiza a la hora anterior. La actualización del código puede tardar hasta 20 minutos. Mas informacion sobre la activacion del codigo de huesped .
- Hora Estimada de Llegada (ETA) de la Reserva: La Hora Estimada de Llegada que aparece en la reserva muestra la hora de la oferta, no la hora que el huesped confirmo.
Cuando la hora de check-in no se modifica
En los siguientes casos, el agente le indica al huesped que puede registrarse antes de tiempo, pero no cambia la hora de check-in:
- La reserva se realizo a traves de Airbnb (ver limitaciones).
- El agente no puede leer el canal de reserva. Al igual que en Airbnb, la tarjeta de aprobacion te recuerda que debes actualizar el codigo de acceso manualmente si es necesario.
- La Hora Estimada de Llegada del huesped ya es anterior a la hora ofrecida.
- El horario ofrecido no es anterior a la hora de check-in.
Como afecta un cambio de hora a los mensajes automatizados
Los mensajes programados en relacion con el check-in se ajustan a la nueva hora de check-in. Debido a esto:
- Los mensajes que ahora vencen antes de la nueva hora de check-in, como el código de acceso o las instrucciones de llegada, podrían enviarse todos a la vez, sin un orden específico. Reseña la programación de sus mensajes automáticos de check-in para que los huéspedes los reciban en un orden lógico.
- Si tiene configurado un mensaje automatizado que se activa cuando se modifica una reserva, es posible que se envíe cuando cambie la hora de check-in.
Ejecutar manualmente el gestor de check-in anticipado.
Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, selecciona
Centro de agentes. - En la parte superior, selecciona la pestaña Operaciones.
- Haz clic en Check-in anticipado.
- En la sección "Cuando se ejecute", haz clic en Ejecutar ahora.
Reseña los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Reseña el feed de actividad
Sigue los pasos que se indican a continuación para reseñar tu feed de actividad.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes.
- En el submenú de la izquierda, seleccione Actividad del agente.
- Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprenda el estado y los detalles del informe.
El informe incluye la siguiente información, dependiendo de su aprobación y del estado de elegibilidad de la reserva:
- Una lista de todos los mensajes aprobados que se enviaron correctamente a los huéspedes.
- Mensajes no autorizados que requieren su atención.
- Huéspedes cuyas ofertas de check-in anticipado rechazó o dejó caducar.
- Huéspedes que cumplían los requisitos para una oferta, pero a quienes se les retuvo el mensaje. Esto sucede si el huésped envía un nuevo mensaje o una queja después de que el agente crea la tarjeta de aprobación, pero antes de que se envíe la oferta.
- Los huéspedes cuya hora de check-in no se pudo modificar (propiedad anunciada): "No se envió ningún mensaje, te necesitamos". A estos huéspedes no se les envía ningún mensaje.
Revise y ponga en práctica las sugerencias de check-in anticipado.
Cada elemento de la tarjeta de aprobación muestra el huésped, la propiedad, la fecha de check-in, la instrucción sugerida que recibirá ReplyAI y si se modificará la hora de check-in del huésped. La tarjeta muestra la instrucción, no el texto final del mensaje. La tarjeta caduca 55 minutos después de su creación.
Para cada huésped, elija una de las siguientes opciones:
- Aprobar: Enviar la instrucción a ReplyAI tal cual.
- Edición: Modifique las instrucciones antes de aprobarlas.
- Rechazar: No enviar mensaje a este huésped.
¿Qué sucede después de que respondes?
Huéspedes aprobados: El agente cambia la hora de check-in. Justo antes de enviarlo, vuelve a leer la conversación del huésped y retiene el mensaje si, después de que apareció la tarjeta, ocurrió alguno de los siguientes eventos:
- El huésped escribió con una pregunta.
- El huésped escribió para presentar una queja.
- Alguien ya le había dicho al huésped que podía registrarse antes de la hora prevista.
En caso contrario, ReplyAI redacta el mensaje en el idioma del huésped y lo envía por el canal que suele utilizar.
Huéspedes rechazados o con reserva vencida: No se le comunica nada al huésped y su hora de check-in no cambia.
Nota:
El agente no recuerda a los huéspedes rechazados. Los vuelve a sugerir en cada ciclo horario hasta el check-in, si aún cumplen los requisitos.