El gestor de contactos duplicados le ayuda a mantener una agenda organizada identificando a los huéspedes que aparecen más de una vez. Una vez que usted aprueba los duplicados, los fusiona en una única entrada consolidada con todos sus detalles. De esta forma, la comunicación con los huéspedes y el historial de reserva se almacenan en un solo lugar.
Limitaciones
Revise las siguientes limitaciones antes de utilizar el agente de gestión de contactos duplicados:
- Criterios de coincidencia: El agente marca los contactos como duplicados solo cuando comparten un nombre y una dirección de correo electrónico o un número de teléfono. Un nombre compartido por sí solo no es suficiente.
- Detalles generados por el canal: El agente ignora las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono enmascarados de los canales de reserva, como Airbnb o Booking.com, ya que a menudo se comparten entre huéspedes que no están relacionados.
- Archivar vs. eliminar: Archivar un contacto lo oculta de tu lista principal de contactos, pero no lo elimina. Los datos del contacto y las reservas vinculadas permanecen intactos. Más información sobre cómo administrar contactos .
- Datos copiados: El agente copia únicamente las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono al registro principal. No copia ningún otro campo.
- Tamaño del informe: El informe muestra hasta 15 grupos duplicados por ejecución.
Comprenda el agente del administrador de contactos duplicados
El agente se ejecuta automáticamente el primer día de cada mes a las 8:00 a. m., hora de la zona horaria de su cuenta. También puede activarse manualmente.
Durante cada ejecución, el agente:
- Escanea tu libreta de contactos en busca de registros duplicados.
- Agrupa los duplicados y sugiere un registro principal para cada grupo. El agente prioriza el registro con la comunicación más reciente con el huésped y, a continuación, el registro más completo.
- Crea un informe de "Acción necesaria" en el feed de actividad, con una tarjeta de aprobación para cada grupo.
- Espera a que apruebes o rechaces cada fusión sugerida.
- Para cada fusión aprobada, copia las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono que falten en el registro principal y archiva los otros registros del grupo.
- Genera un informe final en el feed de actividad con las acciones realizadas para cada grupo.
Si rechazas una sugerencia o no tomas ninguna medida, tus contactos permanecerán sin cambios.
El archivado oculta un contacto de tu lista principal, pero no lo elimina. Los datos del contacto y las reservas vinculadas permanecen intactos. Más información sobre cómo administrar contactos.
Ejecutar manualmente el gestor de contactos duplicados.
Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, seleccione
Centro de agentes . - En la parte superior, seleccione la pestaña Operaciones .
- Haga clic en el icono del administrador de contactos duplicados .
- En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora .
Revise los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Revise el feed de actividad
Siga los pasos que se indican a continuación para revisar su feed de actividad.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes .
- En el submenú de la izquierda, seleccione Actividad del agente .
- Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprenda el estado y los detalles del informe.
El informe tendrá uno de los siguientes estados:
- Listo: El agente no encontró contactos duplicados.
- Acción necesaria: El agente encontró contactos duplicados que necesitan tu revisión.
El informe incluye los siguientes detalles:
- Muestra los grupos duplicados que encontró el agente.
- Muestra cuántos contactos duplicados encontró el agente.
- Explica qué causó la duplicación, como por ejemplo una dirección de correo electrónico coincidente.
- Describe en detalle las implicaciones de archivar un contacto duplicado.
- Ofrece una sugerencia para aprobar o rechazar.
- Te notifica si el agente encontró más grupos de los que el informe puede mostrar.
- Te notifica si tu agenda de contactos supera el límite de escaneo del agente, lo que resulta en un escaneo parcial.
Revisar y resolver contactos duplicados
Cuando un informe tiene el estado "Se requiere acción", debe revisar cada grupo de posibles duplicados y decidir si los fusiona.