Sincronización de facturas pagadas de QuickBooks con Guesty

Este artículo explica cómo usar la integración con QuickBooks para sincronizar automáticamente las facturas pagadas de QuickBooks a Guesty como gastos. Aprenderá sobre los requisitos de coincidencia de datos, cómo configurar los ajustes y cómo funciona el proceso de sincronización.

Cuando registras un pago de factura en QuickBooks, Guesty crea gastos coincidentes a partir de los conceptos de la factura correspondiente. Esto mantiene sincronizados tus estados de propietario y la contabilidad fiduciaria sin que tengas que volver a ingresar el mismo gasto.

Requisitos previos y coincidencia de datos

Antes de habilitar el flujo de trabajo, asegúrese de lo siguiente:

• Estás utilizando Guesty Accounting con sus funciones de gestión de gastos.
• QuickBooks está conectado a través de Guesty Connect.
• La función "Seguimiento por clases" está activada en QuickBooks Online, y cada línea de factura que debe sincronizarse tiene una "Clase".

Para que una factura pagada se sincronice correctamente entre QuickBooks y Guesty, la información debe coincidir entre ambas plataformas:

• Proveedores: El nombre del proveedor en la factura de QuickBooks debe coincidir exactamente con el de un proveedor en Guesty (normalmente el nombre de la empresa del proveedor). Si no existe un proveedor coincidente en Guesty, el sistema omite la sincronización de esa factura. Más información sobre la gestión de proveedores.
• Categorías: El nombre de la categoría del artículo o cuenta en cada línea de factura en QuickBooks debe coincidir exactamente con el nombre de una categoría de gastos en Guesty. Ese mismo nombre de categoría también debe aparecer en los ajustes de integración como una categoría "Cargo PMC" o una categoría "Cargo del Propietario".
• Importe: Cada línea de factura debe tener un importe. Guesty crea un gasto por cada línea que cumpla los requisitos, utilizando el importe de esa línea.
• Listados de Propiedad: El nombre de la "Clase" en la línea de facturación de QuickBooks debe coincidir exactamente con el "apodo" del anuncio en Guesty. La "Clase" debe identificar el anuncio, no el nombre del propietario, el huésped ni la dirección.

Asignar categorías de cargo

Al configurar la integración con QuickBooks, deberá establecer dos ajustes que determinan cómo Guesty asigna la responsabilidad financiera de un gasto.

Debe completar al menos una de estas listas. Una categoría que no aparezca en ninguna de las listas no generará un gasto en Guesty, incluso si el proveedor, la clase y el importe son válidos.

Para activar la sincronización de facturas pagadas

1. Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
2. En el menú de navegación lateral, haga clic en Integraciones para abrir el menú desplegable.
3. Seleccione Mercado .
4. Localice la integración de QuickBooks y haga clic en Configurar .
5. Cambie a la pestaña "Configuración".
6. Active el flujo de trabajo titulado " Pagos de facturas de QB a Guesty".
7. Introduzca las categorías correspondientes en los campos "Categorías de Cargo de PMC" y "Cargo del Propietario" (separadas por comas).

Los gastos sincronizados desde las facturas pagadas de QuickBooks aparecen en el diario de contabilización de cada propiedad según las categorías que haya introducido. Puede encontrar más información sobre cómo se gestionan los gastos en el diario de contabilización .

Qué se sincroniza y qué no.

Este flujo de trabajo es unidireccional: QuickBooks → Guesty. No transfiere los gastos de Guesty de vuelta a QuickBooks.

Comprender el flujo de trabajo de los datos

La integración sigue un proceso de varios pasos para verificar y sincronizar cada factura pagada desde QuickBooks a Guesty.

1. El desencadenante: El proceso comienza cuando se crea un nuevo pago de factura en su cuenta de QuickBooks.
2. Cargar la factura pagada: El sistema lee el pago de la factura y luego carga la factura de QuickBooks relacionada y sus conceptos.
3. Verificación del Proveedor: El sistema comprueba que la factura esté vinculada a un proveedor cuyo nombre coincida exactamente con el de un proveedor en Guesty. Si no se encuentra ninguna coincidencia, el proceso se detiene para esa factura, evitando así la creación de datos incompletos en Guesty.
4. Obtención de categorías y listados: La integración recupera las categorías de gastos y los listados de propiedad de Guesty.
5. Coincidencia de líneas y anuncios: El flujo de trabajo procesa cada línea de factura para hacer coincidir la cuenta de QuickBooks o el nombre del artículo con una categoría de Guesty, y la clase de QuickBooks con un apodo de anuncio de Guesty.
6. Evaluación de participación en los costos: El sistema verifica la categoría coincidente con sus listas configuradas de "Categorías de gastos de PMC" y "Categorías de Cargo del Propietario" para determinar si Guesty debe crear un gasto de PMC o un cargo del propietario.
7. Creación en Guesty: Guesty crea un gasto para cada línea que cumpla los requisitos utilizando las siguientes asignaciones.

Mapeo de datos de QuickBooks a Guesty

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