El agente de preparación de declaraciones del propietario le ayuda a supervisar el estado de sus declaraciones para un período determinado. Le proporciona una visión general rápida de cuántas declaraciones están listas para el cierre de fin de mes y le ayuda a identificar cuáles requieren atención.
Este agente es de solo lectura. Cuenta las declaraciones por estado y calcula un porcentaje de disponibilidad, pero no cambia el estado de una declaración, no envía declaraciones a los propietarios ni crea tareas.
Limitaciones
Revise las siguientes limitaciones antes de utilizar el agente de preparación de declaraciones del propietario:
- Permisos: Necesita acceso a las funciones de contabilidad de Guesty y de gestión financiera del propietario para que el agente pueda mostrar los resultados.
- Solo lectura: El agente no aprueba, envía ni archiva declaraciones en su nombre.
- Generación de declaraciones: Las declaraciones que aún se están generando o regenerando pueden aparecer fuera del cálculo principal de disponibilidad.
Comprender la preparación de las declaraciones del propietario
El agente de preparación de declaraciones del propietario se ejecuta automáticamente el día 5 de cada mes y revisa las declaraciones del propietario del mes calendario anterior. El agente también se puede activar manualmente.
Durante cada ejecución, el agente revisa sus declaraciones del propietario para el período seleccionado e informa lo siguiente:
- Analiza el número total de declaraciones del propietario del período.
- Clasifica las declaraciones según su estado: "Pendiente", "Aprobado", "Marcado" y "Archivado".
- Calcula un porcentaje de preparación basado en el número de declaraciones aprobadas.
- Proporciona una lista de todas las declaraciones marcadas que requieren revisión.
Conozca los estados de las declaraciones
El agente clasifica las declaraciones según los siguientes estados:
- Pendiente: La declaración se ha generado pero aún no ha sido aprobada.
- Aprobado: La declaración está aprobada.
- Marcado: La declaración necesita reseña antes de poder ser aprobada.
- Archivado: La declaración está archivada y no incluida en el cálculo de disponibilidad.
Aprenda sobre el cálculo del porcentaje de preparación
El porcentaje de preparación se calcula utilizando la siguiente fórmula:
Porcentaje de preparación = Aprobados ÷ (Pendientes + Aprobados + Marcados)
Los estados de cuenta "archivados" se muestran en el informe, pero no se incluyen en el cálculo de disponibilidad. Si no hay estados de cuenta "pendientes", "aprobados" o "marcados" durante el período, la disponibilidad se muestra como "no disponible".
Por ejemplo, si tiene 4 declaraciones "Aprobadas", 92 "Pendientes" y 0 "Marcadas", el cálculo es 4 ÷ (92 + 4 + 0) = 4,2 % .
Ejecute manualmente el agente de preparación de la declaración del Propietario
Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento para comprobar un período personalizado u obtener una instantánea actualizada. Si ejecuta el agente manualmente sin seleccionar un período personalizado, se utilizará por defecto el mes calendario anterior.
Para ejecutar el agente manualmente
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, seleccione
Centro de agentes . - En la parte superior, seleccione la pestaña Contabilidad .
- Haga clic en el mosaico de preparación de la declaración del Propietario .
- En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora .
Revise los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Revise el flujo de actividad contable
Siga los pasos que se indican a continuación para revisar su feed de actividad.
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes.
- En el submenú de la izquierda, haga clic en Espacios de trabajo y luego seleccione Actividad de contabilidad.
- Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprenda el estado y los detalles del informe.
El informe tendrá uno de los siguientes estados:
- Listo: El agente se ejecutó correctamente y no se detectaron errores.
- Acción necesaria: El agente encontró una o más declaraciones con el estado "marcadas".
El informe de cada ejecución incluye los siguientes detalles:
- El período revisado
- El número total de declaraciones escaneadas
- Los recuentos para las declaraciones "Pendientes", "Aprobadas", "Marcadas" y "Archivadas"
- El porcentaje de preparación
- Una lista de extractos marcados, que incluye el nombre del propietario, el nombre o nombres de los anuncios y el período de la declaración.
Resolver declaraciones señaladas
Si una ejecución tiene el estado de "Se requiere acción", debe revisar las declaraciones marcadas para resolver cualquier problema subyacente antes de aprobarlas.
Para resolver declaraciones marcadas
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Contabilidad para abrir el menú desplegable. - En Contabilidad del Propietario, selecciona Estados financieros del Propietario.
- Filtra la vista para mostrar las declaraciones con el estado "Marcadas".
- Revisa cada declaración marcada y corrige las transacciones subyacentes según sea necesario. Más información sobre cómo validar los extractos del propietario.
- Una vez corregida, aprueba la declaración.
- (Opcional) Vuelve a ejecutar el agente manualmente para obtener una instantánea actualizada del estado de preparación.
Preguntas frecuentes
¿Este agente envía extractos a los propietarios?
No. El agente solo tiene permisos de lectura y únicamente informa sobre la disponibilidad de sus extractos.
¿Puedo consultar un período distinto al del mes pasado?
Sí. Al ejecutar el agente manualmente, puedes especificar una fecha de inicio y una fecha de finalización para comprobar un período personalizado. Si dejas las fechas en blanco, se utilizará por defecto el mes calendario anterior.
¿Por qué mi porcentaje de preparación es bajo aunque no haya ninguna alerta?
El porcentaje de preparación se basa en la cantidad de declaraciones "Aprobadas" en relación con el total. Las declaraciones "Pendientes" se contabilizan para el porcentaje de preparación, por lo que este aumentará a medida que más declaraciones pasen de "Pendientes" a "Aprobadas".
¿Por qué no veo al agente en mi cuenta?
Este agente requiere que las funciones de contabilidad de Guesty estén habilitadas en su cuenta. Si cree que debería tener acceso, póngase en contacto con la Asistencia de Guesty.