El agente de alerta de renovación de contratos Propietario le permite estar al tanto de los contratos de gestión de propietario que están por vencer, ya que escanea los documentos contractuales semanalmente para detectar vencimientos próximos y toma medidas automáticamente antes de que los contratos caduquen.
A diferencia de los agentes de solo lectura, esta herramienta actúa directamente en su cuenta de Guesty enviando comunicaciones reales al propietario y creando tareas administrativas. No crea, edita ni elimina contratos por sí misma.
Nota:
Este agente se comunica con tu cuenta enviando correos electrónicos y creando tareas en tu nombre. Cada contrato se marca solo una vez: un indicador interno registra los contratos gestionados para que los propietarios nunca reciban recordatorios duplicados.
Limitaciones
- Dependencia de documentos: Solo los propietarios que tengan al menos un documento de tipo contrato adjunto a su perfil se incluirán en el análisis de toda la cuenta.
- Enrutamiento automático de acciones: No puede elegir manualmente entre una acción de correo electrónico o de tarea; el resultado está estrictamente determinado por si existe una conversación en la bandeja de entrada con el propietario.
- Tiempo de procesamiento de cuentas grandes: Las cuentas con muchos propietarios e historiales contractuales extensos pueden experimentar tiempos de procesamiento más prolongados, ya que cada registro se analiza individualmente.
Entienda la alerta de renovación del contrato del propietario
El agente de alertas para la renovación de contratos de propietarios se ejecuta automáticamente una vez por semana según un cronograma fijo. El agente lee los datos de los propietarios y los contratos existentes, sin necesidad de configuración ni introducción de datos iniciales.
Durante cada ejecución, el agente realiza lo siguiente:
- Analiza el perfil de cada propietario y el documento del contrato en toda la cuenta para detectar vencimientos próximos dentro del plazo de aviso.
- Comprueba si existe una conversación con el propietario en tu bandeja de entrada de Guesty.
- Envía un correo electrónico de recordatorio de renovación a través del hilo de conversación existente, o crea una tarea administrativa de seguimiento para su equipo si no existe una conversación previa.
- Marca el contrato como notificado para evitar comunicaciones duplicadas en futuras ejecuciones programadas o manuales.
Ejecute manualmente el agente de alerta de renovación de contrato del propietario
Además de la ejecución semanal programada, puede activar una comprobación bajo demanda en cualquier momento desde el centro de agentes y, opcionalmente, ajustar el plazo de aviso (de 1 a 12 meses antes de la expiración; el valor predeterminado es de 3 meses).
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, seleccione
Centro de agentes. - En la parte superior, seleccione la pestaña Relaciones con el Propietario.
- Haga clic en el mosaico de alerta de renovación de contrato del Propietario.
- (Opcional) Configure la duración deseada del período de aviso (1–12 meses).
- En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora.
Revise los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Revise el feed de actividad
Siga los pasos que se indican a continuación para revisar su feed de actividad.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes.
- En el submenú de la izquierda, seleccione Actividad del agente.
- Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprenda el estado y los detalles del informe.
Cada ejecución devuelve un resumen de las acciones realizadas en su cuenta:
- Propietarios escaneados: Número total de perfiles de propietario revisados durante la ejecución.
- Correos electrónicos de renovación enviados: Contratos en los que se encontró una conversación existente en la bandeja de entrada y se envió un correo electrónico de recordatorio automático.
- Tareas alternativas creadas: Contratos en los que no se encontró ninguna conversación previa, lo que dio como resultado una tarea de administración para contactar directamente con el equipo.
- Ya notificado (omitido): Contratos gestionados previamente en ejecuciones anteriores; no se generó ningún contacto duplicado.
- Error al enviar/crear: Contratos en los que la comunicación falló debido a problemas temporales del sistema. Estos registros no se marcan como notificados y se reintentan automáticamente en la siguiente ejecución.
Revisar y actuar sobre los elementos señalados
Consulta el informe de actividad generado para realizar un seguimiento de las acciones de divulgación realizadas y dar seguimiento a las tareas creadas.
Filtro las tareas de administración creadas para asignar el seguimiento de los propietarios a los miembros del equipo pertinentes, garantizando que se inicie una comunicación directa con los propietarios que no tengan conversaciones activas en su bandeja de entrada.
Más información en los artículos de nuestro centro de ayuda: