Sincronización de nuevas compras de QuickBooks con Guesty

Este artículo explica cómo usar la integración con QuickBooks para sincronizar automáticamente las nuevas compras de QuickBooks con Guesty como gastos manuales para los usuarios que utilizan la nueva infraestructura de gastos. Aprenderá sobre los requisitos de coincidencia de datos, cómo configurar los ajustes y cómo funciona el proceso de sincronización.

Requisitos previos y datos coincidentes

Para que una compra se sincronice correctamente entre QuickBooks y Guesty, debe garantizar que la información coincida entre ambas plataformas:

• Proveedores: El "Vendor name" en QuickBooks debe coincidir exactamente con el "Company name" de un proveedor en Guesty. Si no existe un proveedor coincidente en Guesty, el sistema omite la sincronización de ese gasto. Más información sobre cómo administrar proveedores en Guesty.
• Categorías: El nombre de la categoría del artículo o cuenta para la línea de compra en QuickBooks debe coincidir con un ID de categoría en Guesty. El sistema realiza automáticamente una búsqueda inteligente que elimina los espacios adicionales y busca coincidencias de nombres independientemente de si están en mayúsculas o minúsculas.
• Listados de propiedades: El "Class name" en QuickBooks debe coincidir exactamente con el "Listing nickname" en Guesty para asignar gastos a las propiedades.

Asignar categorías de cargo

Para conectarse a QuickBooks en Guesty Connect, es necesario configurar dos ajustes que determinan cómo Guesty asigna la responsabilidad financiera de un gasto.

Categorías de cargo de PMC

• Datos a ingresar: Una lista de nombres de categorías separadas por comas, como "Suministros de limpieza, Alquiler de oficina, Reparaciones". Puede copiar los nombres de las categorías existentes de Guesty o crear nuevas que coincidan con las categorías de QuickBooks en la configuración de contabilidad de su cuenta de Guesty.  
• Resultado del sistema: Si una compra de QuickBooks tiene una categoría que está en esta lista, Guesty la registra como un gasto de PMC.
• Desglose financiero: La PMC paga al proveedor. Guesty lo registra como un pago compartido del 100% para la PMC y un porcentaje de beneficio del 100% para el proveedor.

Categorías de cargo del Propietario

• Datos a ingresar: Una lista de nombres de categorías separadas por comas, como "Emergencias de plomería, Ropa de cama nueva, Control de plagas". Puede copiar los nombres de las categorías existentes de Guesty o crear nuevas que coincidan con las categorías de QuickBooks en la configuración de contabilidad de su cuenta de Guesty.  
• Resultado del sistema: Si una compra de QuickBooks tiene una categoría que está en esta lista, Guesty la registra como un cargo del Propietario.
• Desglose financiero: El propietario de la propiedad reembolsa a la PMC. El sistema lo registra como un pago del 100% para el propietario y un porcentaje de beneficio del 100% para la PMC.

Activar la sincronización de gastos

Siga los pasos que se indican a continuación para activar la sincronización automática de compras de QuickBooks.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En el menú de navegación lateral, haga clic en Integraciones para abrir el menú desplegable.
3. Seleccione Mercado.
4. Localiza la integración de QuickBooks y haz clic en Configurar.
5. Cambie a la pestaña Configuración.

6. Active el flujo de trabajo titulado "[Nueva API de gastos] Nueva compra en QuickBooks para crear un gasto en Guesty".

   
   

7. Introduzca las categorías correspondientes en los campos Categorías de Cargo de PMC y cargo del Propietario.

Los gastos sincronizados desde QuickBooks aparecen en el diario de contabilización de cada anuncio según las categorías introducidas.

Comprender el flujo de datos

La integración sigue un proceso de varios pasos para verificar y sincronizar cada compra desde QuickBooks a Guesty.

1. El desencadenante: El proceso comienza inmediatamente cuando aparece una nueva compra en su cuenta de QuickBooks.

2. Verificación del Proveedor: El sistema comprueba que la compra esté vinculada a un "Proveedor". El proceso se detiene para ese gasto para evitar datos incompletos si el sistema no puede encontrar un proveedor coincidente en Guesty.

3. Obtención de categorías y listados: La integración recupera todas las "Categorías" de gastos disponibles de Guesty y todos los "Listados de Propiedad" activos.

4. Coincidencia de compras y propiedad: El flujo de trabajo procesa cada artículo individual en una compra de QuickBooks para hacer coincidir la cuenta de QuickBooks o el nombre del artículo con una categoría de Guesty y un "ID de Anuncio" de Guesty correspondiente.

5. Evaluación de la participación en los costos: El sistema compara la categoría coincidente con las categorías configuradas de "Cargo de PMC" y "Cargo del Propietario" para determinar la entidad financiera correcta responsable del gasto.

6. Creación en Guesty: El sistema utiliza la API de gastos de Guesty (/expenses-api/expenses) para generar un documento de gastos utilizando las siguientes asignaciones de campos:

   Campo de datos de QuickBooks	Campo de gastos de Guesty
   Fecha de transacción (TxnDate)	Fecha del gasto
   ID de categoría coincidente	ID de categoría
   Importe de la línea (Amount)	Importe cobrable
   Divisa	Divisa
   ID de Proveedor coincidente	ID del Proveedor
   Número de documento (DocNumber)	ID de referencia externa
   Descripción de la línea	Descripción
   Nombre de clase coincidente	Identificadores de Anuncio

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