Los contactos adicionales brindan flexibilidad a los propietarios, ya que permiten que personas de confianza accedan y administren su Portal de propietarios en su nombre.
Esta función también ayuda a los administradores de propiedades a gestionar a los propietarios que operan varias propiedades bajo diferentes LLC. Para separar los datos financieros, los estados de cuenta de los propietarios y los formularios 1099 para el cumplimiento fiscal, cree un perfil de propietario único para cada LLC en Guesty. Agregar al propietario individual como contacto adicional en esos diferentes perfiles de LLC le permite administrar todas sus entidades desde una sola cuenta.
Este artículo explica cómo funcionan los contactos adicionales, cómo agregarlos a los perfiles de los propietarios y cómo gestionar su acceso.
Comprender los contactos adicionales
Cada contacto adicional utiliza una única dirección de correo electrónico para todas las cuentas del Portal de propietarios a las que necesita acceder. No es necesario un correo electrónico diferente para cada portal.
No existen restricciones de rol predefinidas para los contactos adicionales. Los contactos adicionales tienen acceso completo al Portal de propietarios y realizan las mismas acciones que el propietario de la propiedad, incluyendo:
Ver toda la información del portal, incluidos calendarios, reservas y datos financieros.
Crear y gestionar las estancias del propietario en nombre del propietario.
Acceder a información contable y financiera.
Comunicarse a través del portal
Actualizar la información del perfil del propietario
Para aclarar la finalidad de cada contacto, utilice nombres de roles descriptivos al agregar contactos, como "Contable", "Asistente" o "Miembro gerente".
Consejo:
Supervise la actividad del portal mediante herramientas de informes estándar. Comunique las responsabilidades a otros contactos directamente para establecer expectativas.
Acceso a múltiples portales
La función de acceso centralizado ofrece ventajas específicas para contactos adicionales:
Proceso de incorporación simplificado: La primera invitación al Portal de propietarios permite al contacto establecer su contraseña. Las invitaciones posteriores generan una notificación para aceptar la invitación, lo que reduce los pasos del proceso de incorporación.
Acceso unificado: Los contactos adicionales inician sesión una sola vez para acceder a todas las cuentas del Portal de propietarios vinculadas a su correo electrónico. Tras iniciar sesión, utilizan el menú desplegable de selección de Propietario para alternar entre diferentes entidades de propietario, como varias LLC o propietarios.
Agregar contactos adicionales al perfil del propietario
Para otorgar acceso individual al portal, agréguelo como contacto adicional al perfil del propietario correspondiente. Si necesita otorgar acceso centralizado a un contacto en varias entidades de propietario o LLC, repita estos pasos para cada perfil e ingrese la misma dirección de correo electrónico personal en cada caso para activar el inicio de sesión centralizado.
Siga los pasos que se indican a continuación para añadir un contacto adicional.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, haz clic en
Operaciones para abrir el menú desplegable. - En la sección Portafolio, selecciona Propietarios.
- Selecciona el perfil del propietario o de la LLC correspondiente.
- En la barra lateral izquierda, haz clic en Contactos adicionales.
- Haz clic en + Agregar contacto.
- Introduce la información pertinente.
- Activa la opción "Acceso al portal" para habilitar el acceso al Portal de propietarios y enviar la invitación por correo electrónico.
- Haz clic en Guardar.
- Repite estos pasos para cada perfil de propietario o LLC vinculado a esta persona si administras varias cuentas, asegurándote de ingresar exactamente la misma dirección de correo electrónico cada vez.
La primera invitación permite al contacto establecer su contraseña y registrarse. Para los portales adicionales, recibirás una notificación para aceptar la invitación.
Gestionar los contactos adicionales existentes
Gestiona el acceso a los contactos desde la pestaña "Contactos adicionales" del perfil del propietario correspondiente.
- Filtro: Busca contactos por nombre, correo electrónico, función o estado de acceso.
- Otorgar acceso: Active o desactive el interruptor de Acceso al portal para conceder o revocar el acceso y confirme en la ventana emergente.
- Enviar invitación: Haga clic en Enviar invitación para reenviar el correo electrónico de registro. Copie el enlace de invitación si prefiere enviarlo a través de otro canal de comunicación.
-
Editar o eliminar: Haga clic
junto al contacto, seleccione la acción que desee realizar. Confirme en la ventana emergente.
Importante:
No es posible editar la dirección de correo electrónico de un contacto adicional después de su creación. Para cambiarla, elimine el contacto y agregue uno nuevo con la dirección de correo electrónico correcta.
Reservas del Propietario como Contacto Adicional
Cuando los contactos adicionales crean reservas en el Portal de Propietarios, pueden elegir:
- Reserva del Propietario – Etiquetada como creada por el propietario.
- Reserva de Propietario-Huésped : Etiquetada como estancia del propietario con el propietario como huésped.
Las reservas creadas por contactos adicionales no muestran una etiqueta separada. Aparecen como creadas por la entidad del propietario.
