Los contactos adicionales brindan flexibilidad a los propietarios, ya que permiten que personas de confianza accedan y administren su Portal de propietarios en su nombre.
Esta función también ayuda a los administradores de propiedades a gestionar a los propietarios que operan varias propiedades bajo diferentes LLC. Para separar los datos financieros, los estados de cuenta de los propietarios y los formularios 1099 para el cumplimiento fiscal, cree un perfil de propietario único para cada LLC en Guesty. Agregar al propietario individual como contacto adicional en esos diferentes perfiles de LLC le permite administrar todas sus entidades desde una sola cuenta.
Este artículo explica cómo funcionan los contactos adicionales, cómo agregarlos a los perfiles de los propietarios y cómo gestionar su acceso.
Comprender los contactos adicionales
Cada contacto adicional utiliza una única dirección de correo electrónico para todas las cuentas del Portal de propietarios a las que necesita acceder. No es necesario un correo electrónico diferente para cada portal.
No existen restricciones de rol predefinidas para los contactos adicionales. Los contactos adicionales tienen acceso completo al Portal de propietarios y realizan las mismas acciones que el propietario de la propiedad:
Ver toda la información del portal, incluidos calendarios, reservas y datos financieros.
Crear y gestionar las estancias del propietario en nombre del propietario.
Acceder a información contable y financiera.
Comunicarse a través del portal.
Actualizar la información del perfil del propietario.
Para aclarar la finalidad de cada contacto, utilice nombres de roles descriptivos al agregar contactos, como "Contable", "Asistente" o "Miembro gerente".
Consejo:
Supervise la actividad del portal mediante herramientas de informes estándar. Comunique las responsabilidades a otros contactos directamente para establecer expectativas.
Acceso a múltiples portales
La función de acceso centralizado ofrece ventajas específicas para contactos adicionales:
Proceso de incorporación simplificado: La primera invitación al Portal de Propietarios permite al contacto establecer su contraseña. Las invitaciones posteriores generan una notificación para aceptar la invitación, lo que reduce los pasos del proceso de incorporación.
Acceso unificado: Los contactos adicionales inician sesión una sola vez para acceder a todas las cuentas del Portal de Propietarios vinculadas a su correo electrónico. Tras iniciar sesión, utilizan el menú desplegable de selección de Propietario para alternar entre diferentes entidades propietario, como varias LLC o propietarios.
Agregar contactos adicionales al perfil del propietario
Para otorgar acceso individual al portal, agréguelo como contacto adicional al perfil del propietario correspondiente. Si necesita otorgar acceso centralizado a un contacto en varias entidades propietario o LLC, repita estos pasos para cada perfil e ingrese la misma dirección de correo electrónico personal en cada caso para activar el inicio de sesión centralizado.
Siga los pasos que se indican a continuación para añadir un contacto adicional.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, haga clic en
Operaciones para abrir el menú desplegable. - En la sección Portafolio , seleccione Propietarios .
- Seleccione el perfil del propietario o de la LLC correspondiente.
- En la barra lateral izquierda, haga clic en Contactos adicionales.
- Haga clic en + Agregar contacto .
- Introduzca la información pertinente.
- Active la opción "Acceso al portal" para habilitar el acceso al Portal de propietarios y enviar la invitación por correo electrónico.
- Haga clic en Guardar.
- Repita estos pasos para cada perfil de propietario o LLC vinculado a esta persona si administra varias cuentas, asegurándose de ingresar exactamente la misma dirección de correo electrónico cada vez.
La primera invitación permite al contacto establecer su contraseña y registrarse. Para los portales adicionales, recibirá una notificación para aceptar la invitación.
Gestionar los contactos adicionales existentes
Gestione el acceso a los contactos desde la pestaña "Contactos adicionales" del perfil del propietario correspondiente.
- Filtro: Busca contactos por nombre, correo electrónico, función o estado de acceso.
- Otorgar acceso: Activa o desactiva el interruptor de Acceso al portal para conceder o revocar el acceso y confirma en la ventana emergente.
- Enviar invitación: Haz clic en Enviar invitación para reenviar el correo electrónico de registro. Copia el enlace de invitación si prefieres enviarlo a través de otro canal de comunicación.
- Editar o eliminar: Haz clic
Junto al contacto, selecciona la acción que deseas realizar. Confirma en la ventana emergente.
Importante:
No es posible editar la dirección de correo electrónico de un contacto adicional después de su creación. Para cambiarla, elimina el contacto y agrega uno nuevo con la dirección de correo electrónico correcta.
Reservas del propietario como contacto adicional
Cuando los contactos adicionales crean reservas en el Portal de Propietarios, pueden elegir:
- Reserva del propietario – Etiquetada como creada por el propietario.
- Reserva de propietario-huésped: etiquetada como estancia del propietario con el propietario como huésped.
Las reservas de contactos adicionales no muestran una etiqueta separada. Aparecen como creadas por la entidad propietaria.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la misma dirección de correo electrónico como correo electrónico principal para varios perfiles de propietario?
No. Cada perfil de propietario en Guesty requiere una dirección de correo electrónico principal única. No puedes usar la misma dirección de correo electrónico como principal para más de un perfil de propietario. Sin embargo, puedes agregar esa dirección de correo electrónico común como contacto adicional en varios perfiles de propietario para otorgar acceso unificado.
Por ejemplo, si un propietario llamado Matt posee dos propiedades a través de dos LLC separadas, estructure la configuración de la siguiente manera:
Best Stay LLC (Perfil del propietario 1): Utiliza un correo electrónico principal único. Matt se agrega como contacto adicional usando matt@gmail.com.
Super Stay LLC (Perfil del propietario 2): Utiliza un correo electrónico principal único y diferente. Matt se agrega como contacto adicional usando matt@gmail.com.
Con esta configuración, Matt inicia sesión una sola vez en el Portal de Propietarios usando matt@gmail.com y utiliza el menú desplegable de Cambio de propietario para alternar entre la información de ambas propiedades.
