Utilização de contas bancárias separadas para contabilidade fiduciária

O que é contabilidade fiduciária?

Quando uma empresa precisa administrar o dinheiro de terceiros, a lei exige que esse dinheiro seja mantido em um tipo de conta bancária chamada "conta fiduciária". No setor hoteleiro, o dinheiro do hóspede é mantido na conta fiduciária até ser transferido para outras entidades, como você (a empresa de administração de imóveis), o proprietário do imóvel, as autoridades fiscais e os prestadores de serviços terceirizados, chamados fornecedores.

Como a PMC detém fundos (às vezes em quantias muito elevadas) que precisam ser pagos a diferentes partes interessadas, a qualquer momento ela precisa:

• Saber que eles possuem a quantia correta de fundos para cumprir todas as suas obrigações.
• Ser capaz de identificar quem é o proprietário dos fundos na conta fiduciária a qualquer momento.
• Garantir que não haja mistura de fundos (mistura de fundos ocorre quando as despesas de uma parte interessada são pagas com fundos de outra parte interessada).
• Proteger os hóspedes de perderem dinheiro caso o anfitrião do aluguel de curta duração declare falência ou deixe de pagar suas despesas.
• Certificar-se de que eles estejam pagando todos os impostos e taxas aplicáveis.

Nossa solução contábil utiliza a contabilidade fiduciária para realizar tudo isso, rastreando a titularidade dos fundos para múltiplas partes interessadas à medida que os fundos circulam em nosso sistema. A contabilidade padrão não seria suficiente, pois rastreia o lucro e a perda de apenas uma entidade.

Boa prática recomendada: Contas separadas

Utilizar uma transferência bancária física entre duas contas bancárias distintas é o método mais seguro e simples, eliminando a necessidade de contas de compensação complexas para cada transação.

• Conta fiduciária nº 1: Todos os aluguéis e depósitos são recebidos aqui.
• #2 Conta operacional: Todas as despesas da empresa são pagas a partir daqui.
• Transferência: Uma transferência bancária física é feita da conta fiduciária para a conta operacional, exclusivamente no valor exato das taxas de administração devidas (e reembolsos aprovados aos proprietários).
• Contabilidade: Essa transferência única é registrada apenas uma vez como uma transação de movimentação de caixa em cada sistema: um saque no sistema fiduciário e um depósito no sistema operacional. Isso torna o restante da sua contabilidade transparente e em conformidade com as normas.

Utilizar uma única conta bancária não é compatível com a contabilidade fiduciária. Combinar a contabilidade operacional e a contabilidade fiduciária em uma única conta bancária cria lançamentos contábeis duplicados desnecessários, aumenta a carga de trabalho e gera confusão. O uso de contas separadas proporciona limites financeiros claros e simplifica tanto a contabilidade quanto a conciliação, isolando os fundos dos clientes dos fundos da empresa.